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Was Sie regeln sollten, wenn Sie einem Mitarbeiter einen Firmenwagen überlassen wollen.



Was Sie regeln sollten, wenn Sie einem Mitarbeiter einen Firmenwagen überlassen wollen

Die Überlassung eines Firmenwagens ist bei vielen Mitarbeitern besonders beliebt, vor allem, wenn sie das Fahrzeug auch privat nutzen dürfen. Grund: Mit dem Auto werten Sie den Status des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen sichtbar auf.

Damit kann auch die Arbeitsmotivation des Mitarbeiters zunehmen " er leistet mehr.

Wenn Sie diese Vorteile auch für sich nutzen wollen, informieren Sie sich in diesem Beitrag,

  • was zu regeln ist, bevor Sie einen Firmenwagen überlassen,
  • wann Sie dem Mitarbeiter den Firmenwagen oder das private Nutzungsrecht wieder entziehen dürfen und
  • wer bei einem Unfall welche Kosten zu tragen hat.

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Was Sie bedenken und regeln sollten, bevor Sie ein Fahrzeug überlassen

Für welche Zwecke soll das Auto überlassen werden?

Es sind drei Varianten denkbar: Die rein geschäftliche Nutzung, die rein private Nutzung und die geschäftliche und private (= gemischte) Nutzung.

Am häufigsten sind die Varianten 1 und 3.


Hauptfall 1: Rein geschäftliche Nutzung
Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Firmenfahrzeuge zu rein geschäftlichen Zwecken zur Verfügung " etwa, damit sie leichter Kunden besuchen können.

In aller Regel erfolgt die Überlassung eines solchen Firmenautos freiwillig, sodass der Mitarbeiter keinen Anspruch darauf erwirbt, dass er ein solches Arbeitsmittel dauerhaft benutzen darf. Verlangen Sie in einem solchen Fall das Auto zurück, tragen Sie aber auch die Nachteile, wenn der Mitarbeiter ohne Auto seine Arbeit nicht so gut verrichten kann.

Es ist selbstverständlich, dass Sie sämtliche Kosten für das geschäftlich genutzte Firmenfahrzeug tragen. Wendet der Mitarbeiter hier eigenes Geld auf, beispielsweise für Treibstoff, müssen Sie ihm diese Auslagen ersetzen.

Hauptfall 2: Gemischte Nutzung
Meistens wird vereinbart, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug nicht nur geschäftlich, sondern (auch) privat nutzen darf. Hier besteht größerer Regelungsbedarf.

So sollte etwa festgelegt werden, in welchem Umfang der Mitarbeiter das Fahrzeug privat nutzen (etwa auch für private Urlaubsreisen?) und wer das Fahrzeug fahren darf (nur der Mitarbeiter, auch seine Kollegen, sein Ehe- oder Lebensgefährte, seine Kinder?).

Darüber hinaus sollten Sie sich Gedanken machen, welche laufenden Kosten Sie für Privatfahrten des Mitarbeiters übernehmen wollen. Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, z. B. die Treibstoffkosten für die Urlaubsfahrt Ihres Mitarbeiters zu zahlen.

Wenn Sie hier nur die Kosten übernehmen möchten, die auf Geschäftsfahrten anfallen, muss der Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen, in dem er festhält, welche Fahrtkilometer privat und welche geschäftlich angefallen sind.

Gleiches gilt, wenn Sie die private Nutzung des Fahrzeugs auf Ihre Kosten beispielsweise auf eine bestimmte Jahreskilometerleistung beschränken wollen. Anderenfalls könnten Sie nicht feststellen, welche Kosten der Mitarbeiter selbst zu tragen hat.

Wegen des nicht unerheblichen Aufwands, der mit der strikten Trennung von geschäftlich und privat angefallenen Fahrzeugkosten verbunden ist, entscheiden sich viele Arbeitgeber dafür, sämtliche laufenden Kosten zu tragen " auch soweit diese durch eine Privatnutzung entstehen.

Welcher Versicherungsschutz ist empfehlenswert?

Immer dann, wenn das Fahrzeug ganz oder teilweise zur geschäftlichen Nutzung überlassen wird, sollten Sie eine Vollkaskoversicherung abschließen.

Der Grund ist folgender:Verursacht der Mitarbeiter auf einer betrieblichen Fahrt normal fahrlässig einen Unfall, muss er Ihnen nach den Grundsätzen der beschränkten Arbeitnehmerhaftung nicht den vollen Schaden ersetzen. Vielmehr sprechen die Arbeitsgerichte dem Arbeitgeber häufig nur einen Betrag zu, der üblicherweise bei einer Vollkaskoversicherung des Firmenfahrzeugs als Selbstbeteiligung (ca. 160 " 520 €) vereinbart wird.

Schließen Sie also keine Vollkaskoversicherung ab, besteht die Gefahr, dass Sie auf einem Teil des Schadens "sitzen bleiben".

Zu denken wäre im Übrigen auch an eine Insassenunfall- und eine Verkehrsrechtsschutzversicherung, mit denen weitere Risiken abgedeckt werden können. Mehr zur Schadensersatzpflicht.

Rund um den Führerschein

Selbstverständlich muss der Mitarbeiter, dem Sie einen Firmenwagen überlassen, einen Führerschein besitzen. Lassen Sie sich diesen zuvor zeigen und nehmen Sie eine Kopie zur Personal- bzw. Fahrzeugakte.

Wird dem Mitarbeiter der Führerschein entzogen, können Sie das Arbeitsverhältnis unter Umständen fristlos kündigen.

Das ist vor allem dann der Fall, wenn der Mitarbeiter (insbesondere ein Berufskraftfahrer oder ein Außendienstmitarbeiter in einer ländlichen Gegend) ohne Führerschein seine Arbeit nicht mehr erledigen kann.

Voraussetzung für eine Kündigung ist aber, dass Sie den Mitarbeiter nicht an einem anderen Arbeitsplatz einsetzen können.

Schriftform beachten

Wollen Sie Ihrem Mitarbeiter ein Auto zur Nutzung überlassen, sollten Sie hierüber immer eine schriftliche Vereinbarung treffen.

Zwar ist die Schriftform nicht gesetzlich vorgeschrieben; doch sind schriftliche Aufzeichnungen für den Streitfall sinnvoll, etwa wenn es um die Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der Nutzung geht.

Auf was es bei einer Nutzungsregelung im Einzelnen ankommt, wird nachstehend ausgeführt.

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Wer haftet bei einem Unfall?

Zunächst müssen Sie als Eigentümer bzw. Leasingnehmer des Firmenfahrzeugs entscheiden, ob und wer mit welchem Aufwand das Fahrzeug reparieren soll. Die entsprechenden Reparaturkosten müssen Sie tragen, weil Sie die Reparatur in Auftrag geben. Die anfallenden Kosten können Sie sich jedoch ganz oder teilweise von demjenigen, der den Unfall verursacht hat, ersetzen lassen.

Wurde der Unfall allein von einem Dritten verursacht, können Sie diesem die Kosten in Rechnung stellen.

War Ihr Mitarbeiter alleiniger Unfallverursacher, können Sie von ihm Schadensersatz verlangen. In welcher Höhe, hängt von verschiedenen Aspekten ab.

Zunächst müssen Sie unterscheiden, ob sich der Unfall auf einer privaten oder geschäftlichen Fahrt ereignet hat.

Ereignet sich der Unfall auf einer privaten Fahrt, können Sie vom Mitarbeiter Schadensersatz wie von jedem Dritten verlangen " unabhängig davon, ob ihm leichtes oder grobes Verschulden vorgeworfen werden kann. Hier gelten die Haftungserleichterungen für Arbeitnehmer nämlich nicht. Gleiches gilt bei Fahrten von und zur Arbeitsstätte.

Ereignet sich der Unfall hingegen auf einer geschäftlichen Fahrt, unterliegt Ihr Schadensersatzanspruch den Grundsätzen der beschränkten Arbeitnehmerhaftung.

Das kann dazu führen, dass Sie von Ihrem Mitarbeiter nicht immer Schadensersatz in voller Höhe verlangen können. Abhängig ist dies letztlich davon, welcher Verschuldensgrad dem Mitarbeiter angelastet werden kann, ob also leichte, mittlere oder grobe Fahrlässigkeit oder sogar Vorsatz vorgelegen hat.

Bei leichter Fahrlässigkeit, z.B. wenn der Mitarbeiter beim Bremsen auf eisglatter Fahrbahn ins Rutschen gerät und auf ein parkendes Auto prallt, muss der Mitarbeiter den am Firmenwagen entstandenen Schaden nicht ersetzen.

Bei normaler Fahrlässigkeit, z.B. wenn der Mitarbeiter aus Unachtsamkeit auf ein Fahrzeug auffährt, ist der Schaden zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter aufzuteilen.

Haben Sie eine Vollkaskoversicherung abgeschlossen, werden Sie im Regelfall die gesamte Selbstbeteiligung von Ihrem Mitarbeiter verlangen können. Haben Sie keine Vollkaskoversicherung abgeschlossen, wird das Gericht die Haftung des Mitarbeiters im Regelfall auf eine übliche Selbstbeteiligung begrenzen. Deshalb ist es ratsam, das Firmenfahrzeug Vollkasko zu versichern.

Bei grober Fahrlässigkeit " Hauptfälle sind Unfälle wegen Überfahrens einer roten Ampel oder auf Grund alkoholbedingter Fehler " muss der Mitarbeiter in der Regel den vollen Schaden ersetzen. Ausnahmsweise haftet Ihr Mitarbeiter trotz grober Fahrlässigkeit nicht in vollem Umfang, wenn der Schaden im Vergleich zu seinem Gehalt unverhältnismäßig hoch ist. Liegt der Schaden allerdings nicht erheblich (hier 25 Prozent) über dem monatlichen Bruttoverdienst des Mitarbeiters, haftet dieser noch in voller Höhe. Bei Vorsatz ist der Mitarbeiter im Normalfall ebenfalls voll haftbar.

Häufig wird ein Verkehrsunfall von mehreren Verkehrsteilnehmern verursacht.

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Wann Sie das Fahrzeug herausverlangen können

Haben Sie dem Mitarbeiter das Fahrzeug ausschließlich zur geschäftlichen Nutzung überlassen, stellt sich die Frage, ob Sie das Fahrzeug herausverlangen können " im Regelfall nicht: Sie können es im Normalfall jederzeit herausverlangen. Es dürfte aber meistens nicht sinnvoll sein, dem Mitarbeiter sein Arbeitsmittel wegzunehmen.

Anders verhält es sich, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter das Fahrzeug auch zur privaten Nutzung überlassen haben.
Dann gehört die private Nutzungsmöglichkeit mit zur Vergütung, die der Mitarbeiter von Ihnen beanspruchen darf. Demnach dürfen Sie ihm das private Nutzungsrecht nicht ohne seine Zustimmung bzw. nur gegen eine entsprechende Entschädigung entziehen.

Doch wie verhält es sich in Zeiten, in denen keine Nutzungsmöglichkeit besteht?

Was in arbeitsfreien Zeiten gilt

Urlaub

Befindet sich Ihr Mitarbeiter im Urlaub, müssen Sie ihm das Fahrzeug auch in dieser Zeit (aber nicht zwingend für die Urlaubsreise!) überlassen. Verlangen Sie das Fahrzeug während des Urlaubs heraus, müssen Sie dem Mitarbeiter einen angemessenen bezahlen.

Entgeltfortzahlung

Auch während des sechswöchigen Entgeltfortzahlungszeitraums hat der Mitarbeiter Anspruch auf die Privatnutzung des Fahrzeugs. In dieser Zeit können Sie dem Mitarbeiter also entweder das Fahrzeug belassen oder " bei Entzug des Autos " ihm einen angemessenen Ausgleich bezahlen.

Sobald Ihre Entgeltfortzahlungspflicht endet (in der Regel nach sechs Wochen), dürfen Sie das Fahrzeug ohne Entschädigung herausverlangen " sofern sich aus den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen nichts Abweichendes ergibt.

Mutterschutz

Für die Zeit des Mutterschutzes (in der Regel sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung) müssen Sie der Mitarbeiterin das Fahrzeug belassen.
Wollen Sie das Fahrzeug in dieser Zeit an sich nehmen, geht das auch nur gegen eine entsprechende Entschädigung.

Elternzeit

Befindet sich der Mitarbeiter in Elternzeit, ist zu unterscheiden, ob er währenddessen bei Ihnen Teilzeitarbeit leistet oder nicht bei Ihnen tätig ist.

Arbeitet der Mitarbeiter während der Elternzeit nicht bei Ihnen, kann er kein Arbeitsentgelt verlangen. Deshalb entfällt auch sein Anspruch darauf, das Fahrzeug privat nutzen zu dürfen. Sie können das Fahrzeug also entschädigungslos herausverlangen.

Übt er in Teilzeit die gleiche Tätigkeit aus wie bisher, ist rechtlich noch nicht klar entschieden, ob er Anspruch auf das Fahrzeug hat. Grund: Wegen der Teilzeittätigkeit reduziert sich der Verdienst und damit genau genommen auch die Nutzungsmöglichkeit des Fahrzeugs anteilig. Wird dem Mitarbeiter das Fahrzeug in vollem Umfang belassen, müsste er zum Ausgleich größere Abschläge bei der Vergütung hinnehmen. Wegen dieser rechtlichen Unklarheiten empfiehlt sich auf jeden Fall eine entsprechende Vereinbarung.

Freistellung von der Arbeit

Stellen Sie Ihren Mitarbeiter von der Arbeit frei, nachdem Sie ihm gekündigt haben, müssen Sie ihm auch das zur privaten Nutzung überlassene Fahrzeug belassen " bis zum Ablauf der Kündigungsfrist.

Haben Sie ihm das Fahrzeug allerdings hauptsächlich zu geschäftlichen Zwecken zur Verfügung gestellt, können Sie ihm das Fahrzeug entschädigungslos entziehen, weil der Mitarbeiter während der Freistellung auch keine geschäftlichen Fahrten mehr unternimmt.

Eine entschädigungslose Entziehung setzt aber voraus, dass Sie sich in der Nutzungsvereinbarung ein Widerrufsrecht für diesen Fall vorbehalten haben.

Auch für den Fall, dass sich das Aufgabengebiet des Mitarbeiters ändert und er aus betrieblichen Gründen kein Fahrzeug mehr benötigt, können Sie in der Nutzungsvereinbarung Vorsorge treffen.

Wenn Sie die Überlassung des Firmenwagens an die derzeitige Tätigkeit koppeln, dürfen Sie das Fahrzeug entschädigungslos herausverlangen, wenn der Mitarbeiter anderweitig eingesetzt wird.

Für die Zeit, in der das Fahrzeug in der Inspektion ist oder repariert werden muss, ist es sachgerecht, einen Entschädigungsanspruch des Mitarbeiters auszuschließen. Gleiches gilt für Zeiten, die zur Beschaffung eines Ersatzfahrzeugs benötigt werden.

Welche Entschädigung Sie zahlen müssen

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter das (auch) zur privaten Nutzung überlassene Firmenfahrzeug entziehen, enthalten Sie ihm faktisch einen Teil seiner Vergütung vor.

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass in diesem Fall die steuerliche Pauschale in Höhe von derzeit 1% des Bruttolistenpreises eine angemessene Entschädigung darstellt.

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Herausgabepflicht nach Ende des Arbeitsverhältnisses

Spätestens wenn das Arbeitsverhältnis rechtlich beendet ist, beispielsweise nach Ablauf der Kündigungsfrist, ist der Mitarbeiter verpflichtet, das Fahrzeug entschädigungslos an Sie herauszugeben.

Stellt das Arbeitsgericht aber fest, dass Ihre Kündigung unwirksam war, müssen Sie rückwirkend oft nicht nur die Vergütung nachzahlen, sondern den Mitarbeiter auch für die entgangene private Nutzungsmöglichkeit entschädigen. Diesen Anspruch können Sie leider nicht ausschließen.

Möglich ist es aber, ein Zurückbehaltungsrecht des Mitarbeiters zu vermeiden.

Nach dem Gesetz könnte der Mitarbeiter nämlich die Herausgabe verweigern, wenn er Gegenansprüche gegen Sie hat, beispielsweise auf noch nicht bezahlte Vergütung oder Urlaubsabgeltung.

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