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Lohn- und Gehaltsabrechnung


 

Was Sie von Ihrem Mitarbeiter benötigen

Bei Aufnahme der Beschäftigung muss Ihr neuer Mitarbeiter Ihnen folgende für die Lohn- und Gehaltsabrechnung notwendigen Arbeitspapiere vorlegen:

  • die Lohnsteuerkarte ,
  • den Sozialversicherungsausweis ,

Eventuell: Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen, Pfändungen.

Hilfreich ist oft auch die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, der Sie wichtige Daten zur Krankenversicherung Ihres Arbeitnehmers entnehmen können.

Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsausweis und Co.

Lohnsteuerkarte

Ihre Mitarbeiter müssen Ihnen bei Aufnahme ihrer Beschäftigung bzw. regelmäßig zu Beginn jedes Kalenderjahres ihre Lohnsteuerkarte für das entsprechende Kalenderjahr aushändigen.

Diese wird von der jeweiligen Wohnortgemeinde ausgestellt.

Die Lohnsteuerkarte enthält unter anderem folgende, für Sie wichtige Eintragungen:

  • Steuerklasse

Steuerklasse

Für wen?

I

Ledige, Geschiedene, dauernd getrennt Lebende sowie Verwitwete

II

die in Steuerklasse I genannten Arbeitnehmer, denen ein Haushaltsfreibetrag für ein Kind zusteht

III

verheiratete Arbeitnehmer (Ehegatte ohne Arbeit oder in Steuerklasse V); verwitwete, deren Ehegatte in diesem oder im letzten Kalenderjahr verstorben ist

IV

verheiratete Arbeitnehmer, sofern nicht III/V

V

verheiratete Arbeitnehmer (Ehegatte in Steuerklasse III)

VI

bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen

  • (monatliche) Steuerfreibeträge,
  • Kinderfreibeträge und
  • Kirchenzugehörigkeit (wichtig für Abführung der Kirchensteuer ).

Nach Maßgabe der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte ergibt sich die Höhe der von Ihnen einzubehaltenden und an das Finanzamt abzuführenden Lohnsteuer.

Sie müssen die Lohnsteuerkarte dann während des ganzen Beschäftigungsverhältnisses aufbewahren. Sie dürfen sie dem Mitarbeiter vor Ablauf eines Kalenderjahres nur dann aushändigen, wenn sein Beschäftigungsverhältnis endet oder eine Eintragung von der Gemeinde erforderlich ist.

Wichtig: Auch wenn ein Mitarbeiter auf Sie zukommt und nachweisen kann, dass die Eintragung auf seiner Lohnsteuerklasse nicht den Tatsachen entspricht: Sie müssen sich an den offiziellen Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte orientieren. Keinesfalls dürfen Sie selbst Änderungen vornehmen. Dies kann als Urkundenfälschung strafrechtliche Konsequenzen haben.

Händigen Sie Ihrem Mitarbeiter die Karte in diesem Fall also aus, damit er sie auf seiner Gemeinde ändern lässt. Er muss sie Ihnen dann innerhalb von sechs Wochen zurückbringen.

Legt Ihnen ein Mitarbeiter die Lohnsteuerkarte nicht innerhalb von sechs Wochen nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses bzw. nach einem Jahreswechsel die neue Karte nicht bis zum 31. März vor, müssen Sie den Mitarbeiter steuerlich so behandeln, als ob er ein zweites Beschäftigungsverhältnis hätte.

Das bedeutet: Sie müssen die Lohnsteuer rückwirkend für das angefangene Kalenderjahr nach der für den Mitarbeiter ungünstigen Lohnsteuerklasse VI berechnen und einbehalten . Tun Sie das nicht, haften Sie unter Umständen für die nicht abgeführten Steuerbeträge!

In zwei Fällen können Sie allerdings auf die Vorlage der Lohnsteuerkarte verzichten:

Beschäftigen Sie Ihren Mitarbeiter nur kurzfristig, können Sie unter Verzicht auf die Vorlage der Karte eine Pauschalsteuer in Höhe von 25 Prozent abführen.

Ebenso wenig müssen Mitarbeiter, die lediglich eine geringfügig entlohnte Beschäftigung bei Ihnen ausüben (so genannte 325-€-Jobs), eine Karte vorlegen.

Sie können auch hierbei eine Pauschalsteuer abführen " in Höhe von 20 Prozent.

Beachten Sie jedoch: Auf die Pauschalsteuer können Sie bei 325-€-Jobs unter Umständen verzichten. Hierfür benötigen Sie dann aber von Ihrem Mitarbeiter eine Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt. Diese nehmen Sie zum Lohnkonto Ihres Mitarbeiters.

Bei Aushilfskräften in der Land- und Forstwirtschaft fällt in beiden Fällen sogar nur eine Pauschalsteuer von fünf Prozent an.

Einzelheiten zur Besteuerung von geringfügig Beschäftigten lesen Sie im Beitrag "Geringfügig entlohnte Beschäftigte im Steuerrecht" .

Sozialversicherungsausweis

Ein neuer Mitarbeiter muss Ihnen bei Beginn seines Beschäftigungsverhältnisses zudem seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen. Der Ausweis enthält vor allem die für die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge wichtige Versicherungsnummer Ihres Arbeitnehmers.

Die Vorlage des Sozialversicherungsausweises soll der Aufdeckung von illegalen Beschäftigungsverhältnissen dienen und den Missbrauch von Sozialleistungen verhindern.

In durch Schwarzarbeit besonders gefährdeten Wirtschaftszweigen (z.B. Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personen- und Güterbeförderungsgewerbe, Schaustellergewerbe) sind die Arbeitnehmer verpflichtet, ihren Sozialversicherungsausweis während der Arbeit mitzuführen und für eventuelle Kontrollen bereit zu halten.

Als Arbeitgeber in einer solchen Branche müssen Sie Ihre Beschäftigten über diese Mitführungspflicht informieren.

Wenn Ihr Mitarbeiter Ihnen den Ausweis nicht vorlegt, müssen Sie ihn auffordern, ihn unverzüglich nachzureichen. Sie müssen der Krankenkasse jedoch am Tag des Beschäftigungsbeginns eine gesonderte Meldung erstatten, wenn Ihnen der Sozialversicherungsausweis nicht vorliegt.

Sonstige Informationen

Für die Lohnabrechnung benötigen Sie zudem folgende persönliche Daten des Mitarbeiters:

  • Name, Vorname
  • Staatsangehörigkeit
  • Geburtsdatum und -Ort
  • Adresse (PLZ, Ort, Straße)
  • Bankverbindung (Name der Bank,
    Kontoinhaber, BLZ, Kontonummer)
  • Name der Krankenversicherung
  • Beginn der Beschäftigung
  • regelmäßige Wochenarbeitszeit in Stunden
    (wegen eines 325 €-Jobs)
  • monatliches Bruttogehalt
    bzw. Bruttostundenlohn in €
  • weitere Beschäftigungen

Checklisten

Checkliste Lohn- und Gehaltsabrechnung

Weblinks

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