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Lohn- und Gehaltsabrechnung


 

Was sozialversicherungsrechtlich gilt

Grundsätzlich sind alle bei Ihnen beschäftigten Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig. Dies gilt auch für eventuell bei Ihnen beschäftigte ausländische Arbeitnehmer.

Doch es gibt Ausnahmen:

Für Ihre geringfügig entlohnten Beschäftigten müssen Sie im Regelfall pauschale Sozialversicherungsbeiträge abführen.

Und: Kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer (Beschäftigung von längstens zwei Monaten bzw. an maximal 50 Arbeitstagen im Jahr) sind nicht sozialversicherungspflichtig.

Eine exakte Prüfung ist also unerlässlich.

Bestandteile der Sozialversicherung und deren Berechnung

Die Sozialversicherungspflicht besteht in folgenden Zweigen der Sozialversicherung und mit folgenden Sätzen (Werte für 2003):

  • Krankenversicherung : kassenabhängig, ca. 14 %
  • Rentenversicherung : 19,5 %
  • Arbeitslosenversicherung : 6,5 %
  • Pflegeversicherung : 1,7 %

Übrigens: Ihre Arbeitnehmer sind ebenfalls in der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) pflichtversichert.

Die Höhe der jeweiligen Beiträge bemisst sich nach der jährlichen Lohn- und Gehaltssumme Ihrer Mitarbeiter und nach der Zuordnung Ihres Betriebes zu einer Gefahrenklasse.

Diese ist abhängig von der Anzahl und Schwere der in Ihrem Gewerbe vorkommenden Arbeitsunfälle. Für die Beiträge müssen Sie allerdings allein aufkommen.

Wer welche Sozialversicherungsbeiträge tragen muss

Die Beiträge zur Sozialversicherung bringen in der Regel je zur Hälfte Sie und Ihr Mitarbeiter auf.

Auch hierbei gibt es jedoch Ausnahmen:

1. Besonderheit im Bundesland Sachsen

Der Beitragssatz von 1,7 Prozent in der Pflegeversicherung wird von den Arbeitnehmern in Höhe von 1,35 Prozent aufgebracht und nicht nur zur Hälfte (was 0,85 Prozent entspräche).

Grund: In Sachsen wurde die Beibehaltung des Buß- und Bettags als Feiertag beschlossen; im Gegenzug wurde ein höherer Beitragssatz in der Pflegeversicherung hingenommen.

2. Ausbildungsvergütung

Bei einer Ausbildungsvergütung von unter 325 € tragen Sie die Sozialversicherungsabgaben allein.

Ausnahme: Die Geringverdienergrenze wird durch eine Einmalzahlung überschritten.

So nehmen Sie den Abzug vor

Den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung behalten Sie in der Regel direkt vom Arbeitsentgelt ein.

Bei der Berechnung der Nettovergütung müssen Sie " neben den Steuern (Lohnsteuer, "Soli" und ggf. Kirchensteuer) " einen Anteil von 417 € (50 % x 834 €) einbehalten (= Arbeitnehmeranteil an den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen).

Beachten Sie aber bei Mitarbeitern mit höherem Einkommen die verschiedenen Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung (Stand: 2003):

 

Kranken-und Pflege-

versicherung

Renten-und Arbeitslosen-

versicherung

 

 

West

Ost

Jahr

41.400,00 €

61.200 €

51.000 €

Monat

3.450,00 €

  5.100 €

  4.250 €

Woche

      805,00 €

  1.190 €

        991,67 €

Tag

      115,00 €

        170 €

        141,67 €


Das Arbeitsentgelt wird bei Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenzen nicht in unbeschränkter Höhe, sondern nur bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze zur Ermittlung des Sozialversicherungsbeitrags herangezogen.

Beachten Sie: Versäumen Sie den Abzug (oder die Abführung, siehe auch Abschnitt So führen Sie die Sozialversicherung ab ) der Sozialversicherungsbeiträge, so dürfen Sie den unterbliebenen Abzug nur bei den drei nächsten Gehaltszahlungen nachholen.

Nach diesem Zeitraum dürfen Sie nur noch dann einen Abzug vornehmen, wenn Sie entweder an dem Versäumnis kein Verschulden trifft oder Ihr Mitarbeiter die für den Abzug und die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge erforderlichen Angaben nicht gemacht bzw. Ihnen die notwendigen Unterlagen nicht vorgelegt hat.

Ist dies nicht der Fall, bleiben Sie in Höhe des darüber hinaus gehenden Betrags auf dem Schaden sitzen, das heißt, Sie allein müssen für die zurückliegenden Monate die kompletten Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Wozu der Beitragsnachweis dient

Sie müssen die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge Ihrer Mitarbeiter der Einzugsstelle (= jeweilige Krankenkasse) zur Kontrolle rechtzeitig melden.

Rechtzeitig bedeutet hierbei, dass die Meldung spätestens bis zum Fälligkeitszeitpunkt der Sozialabgaben vorliegen muss.

Beachten Sie zudem: Jede Krankenkasse bekommt eine eigene Meldung.

Sind Ihre 23 Mitarbeiter bei sieben verschiedenen Krankenkassen Mitglied, müssen Sie sieben Meldungen abgeben!

Für die Meldung verwenden Sie das Formular "Beitragsnachweis", das Sie bei Ihrer Krankenkasse erhalten.

Zwischenzeitlich können Sie die Meldung auch elektronisch über das Internet vornehmen " über das Programm sv.net der Krankenkassen. Nähere Informationen erhalten Sie dort.

So führen Sie die Sozialversicherung ab

Sie müssen die gesetzlichen Beiträge zu den unterschiedlichen Zweigen der Sozialversicherung ( Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ) dann an die jeweilige Krankenkasse Ihrer Mitarbeiter als zuständige Einzugsstelle abführen.

Beachten Sie: Sie müssen den Arbeitgeber- und den Arbeitnehmeranteil abführen.

Für die Abführung der Sozialversicherungsabgaben gelten folgende Fristen:

Fälligkeit der Lohnzahlung aufgrund

der vertraglichen Vereinbarung

Fälligkeit der Abführung der

Sozialversicherungsabgaben

... bis zum 15. des Monats

... bis zum 25. des Monats

... 16. bis Ende des Monats

... bis zum 15. des Folgemonats


Beachten Sie auch Folgendes: Als Lohnabrechnungszeitraum wird in der Sozialversicherung der Monat betrachtet, in dem das Arbeitsentgelt verdient wurde. Ob Sie das Entgelt verspätet auszahlen, spielt keine Rolle.

Sie müssen stattdessen die Lohnabrechnung für Juni berichtigen.

Steuerlich gilt in diesem Fall: Da im Steuerrecht das Zuflussprinzip gilt, ist der Lohnabrechnungszeitraum der Monat, in dem ein Arbeitnehmer seinen Lohn auch tatsächlich erhält.

Checklisten

Checkliste Lohn- und Gehaltsabrechnung

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