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Lohn- und Gehaltsabrechnung


 

Wie lange Sie das Lohnkonto aufbewahren müssen

Sie müssen das Lohnkonto bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufbewahren.

Erfolgt die letzte Lohnzahlung 2002, sind die Unterlagen bis zum 31.12.2008 aufzubewahren.

An-, Ab- und Unterbrechungsmeldung

Sie müssen unter Angabe Ihrer Betriebsnummer und der Sozialversicherungsnummer Ihres Mitarbeiters verschiedene Meldungen (Anmeldung, Abmeldung, Meldung der Unterbrechung einer Beschäftigung, Jahresmeldung, Meldung geringfügig Beschäftigter usw.) bei der Krankenkasse Ihres Mitarbeiters vornehmen.

Für die Meldungen gibt es bundeseinheitliche Vordrucke ("Meldung zur Sozialversicherung"), die Sie bei jeder Krankenkasse erhalten.

Sie können Ihre Meldungen aber auch nach einem Zulassungsverfahren durch Datenübermittlung oder auf maschinell verwertbaren Datenträgern wie Magnetband, Magnetband-Kassette, Diskette oder vergleichbaren Datenträgern (Datenübermittlung) vornehmen.

Informationen dazu erhalten Sie ebenfalls bei der jeweiligen Krankenkasse.

Im Einzelnen gilt:

Anmeldung eines neuen Mitarbeiters

Sie müssen jeden neuen Mitarbeiter, also auch Auszubildende und geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer, innerhalb von zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung unter Angabe der Versicherungsnummer des Mitarbeiters bei der Krankenkasse anmelden, bei der er versichert ist.

Ist Ihr Mitarbeiter noch nicht Mitglied einer Krankenkasse, und benennt er Ihnen innerhalb der Zwei-Wochen-Frist auch keine, können Sie unter den folgenden Krankenkassen wählen:

  • AOK
  • eine Ersatzkasse mit örtlicher Zuständigkeit für den Beschäftigungs- oder Wohnort des Beschäftigten
  • eine zuständige Betriebs- oder Innungskrankenkasse
  • die Krankenkasse, bei der vor Beginn der Beschäftigung zuletzt eine Mitgliedschaft oder eine Familienversicherung bestand
  • die Krankenkasse, bei der der Ehegatte Ihres Mitarbeiters versichert ist

Meldungen bei Unterbrechung der Beschäftigung

Wenn die Beschäftigung Ihres Mitarbeiters für mindestens einen Kalendermonat unterbrochen wird (z.B. unbezahlter Urlaub), er aber Mitglied der Krankenkasse bleibt, müssen Sie eine Unterbrechungsmeldung machen.

Dies ist etwa bei Bezug von Mutterschaftsgeld oder Erziehungsgeld während der Elternzeit oder Bezug von Krankengeld (nach Ablauf der sechswöchigen Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall), Wehrdienst und ähnlichen Gründen der Fall.

Die Meldung müssen Sie dann innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats der Unterbrechung abgeben.

Frau Maier geht am 6.8. in unbezahlten Urlaub. Die Unterbrechungsmeldung müssen Sie dann spätestens am 14.10. abgeben, wenn der unbezahlte Urlaub länger als einen Kalendermonat dauert.

Abmeldung eines Mitarbeiters

Ebenfalls melden müssen Sie das Ende einer Beschäftigung, also auch das eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses.

Diese Meldung hat innerhalb von sechs Wochen nach Beendigung der Beschäftigung zu erfolgen.

Meldungen für geringfügig Beschäftigte

Sie müssen ebenfalls den Beginn und das Ende von geringfügig entlohnten und kurzfristig beschäftigten Mitarbeitern melden.

Jahresmeldungen

Für Ihren Mitarbeiter, dessen Arbeitsverhältnis über den 31.12. hinaus fortbesteht, müssen Sie zum Abgleich der monatlichen Meldungen eine Jahresmeldung an die Krankenkasse machen und das beitragspflichtige Jahresarbeitsentgelt melden.

Eine Jahresmeldung müssen Sie allerdings nicht abgeben, wenn der 31.12. in einen Zeitraum fällt, an dem Sie eine Unterbrechungsmeldung abgeben müssen.

Checklisten

Checkliste Lohn- und Gehaltsabrechnung

Weblinks

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