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Was Sie regeln sollten, wenn Sie einem Mitarbeiter einen Firmenwagen überlassen wollen.



Was Sie regeln sollten, wenn Sie einem Mitarbeiter einen Firmenwagen überlassen wollen

Die Überlassung eines Firmenwagens ist bei vielen Mitarbeitern besonders beliebt, vor allem, wenn sie das Fahrzeug auch privat nutzen dürfen. Grund: Mit dem Auto werten Sie den Status des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen sichtbar auf.

Damit kann auch die Arbeitsmotivation des Mitarbeiters zunehmen " er leistet mehr.

Wenn Sie diese Vorteile auch für sich nutzen wollen, informieren Sie sich in diesem Beitrag,

  • was zu regeln ist, bevor Sie einen Firmenwagen überlassen,
  • wann Sie dem Mitarbeiter den Firmenwagen oder das private Nutzungsrecht wieder entziehen dürfen und
  • wer bei einem Unfall welche Kosten zu tragen hat.

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Was Sie bedenken und regeln sollten, bevor Sie ein Fahrzeug überlassen

Für welche Zwecke soll das Auto überlassen werden?

Es sind drei Varianten denkbar: Die rein geschäftliche Nutzung, die rein private Nutzung und die geschäftliche und private (= gemischte) Nutzung.

Am häufigsten sind die Varianten 1 und 3.


Hauptfall 1: Rein geschäftliche Nutzung
Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Firmenfahrzeuge zu rein geschäftlichen Zwecken zur Verfügung " etwa, damit sie leichter Kunden besuchen können.

In aller Regel erfolgt die Überlassung eines solchen Firmenautos freiwillig, sodass der Mitarbeiter keinen Anspruch darauf erwirbt, dass er ein solches Arbeitsmittel dauerhaft benutzen darf. Verlangen Sie in einem solchen Fall das Auto zurück, tragen Sie aber auch die Nachteile, wenn der Mitarbeiter ohne Auto seine Arbeit nicht so gut verrichten kann.

Es ist selbstverständlich, dass Sie sämtliche Kosten für das geschäftlich genutzte Firmenfahrzeug tragen. Wendet der Mitarbeiter hier eigenes Geld auf, beispielsweise für Treibstoff, müssen Sie ihm diese Auslagen ersetzen.

Hauptfall 2: Gemischte Nutzung
Meistens wird vereinbart, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug nicht nur geschäftlich, sondern (auch) privat nutzen darf. Hier besteht größerer Regelungsbedarf.

So sollte etwa festgelegt werden, in welchem Umfang der Mitarbeiter das Fahrzeug privat nutzen (etwa auch für private Urlaubsreisen?) und wer das Fahrzeug fahren darf (nur der Mitarbeiter, auch seine Kollegen, sein Ehe- oder Lebensgefährte, seine Kinder?).

Darüber hinaus sollten Sie sich Gedanken machen, welche laufenden Kosten Sie für Privatfahrten des Mitarbeiters übernehmen wollen. Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, z. B. die Treibstoffkosten für die Urlaubsfahrt Ihres Mitarbeiters zu zahlen.

Wenn Sie hier nur die Kosten übernehmen möchten, die auf Geschäftsfahrten anfallen, muss der Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen, in dem er festhält, welche Fahrtkilometer privat und welche geschäftlich angefallen sind.

Gleiches gilt, wenn Sie die private Nutzung des Fahrzeugs auf Ihre Kosten beispielsweise auf eine bestimmte Jahreskilometerleistung beschränken wollen. Anderenfalls könnten Sie nicht feststellen, welche Kosten der Mitarbeiter selbst zu tragen hat.

Wegen des nicht unerheblichen Aufwands, der mit der strikten Trennung von geschäftlich und privat angefallenen Fahrzeugkosten verbunden ist, entscheiden sich viele Arbeitgeber dafür, sämtliche laufenden Kosten zu tragen " auch soweit diese durch eine Privatnutzung entstehen.

Welcher Versicherungsschutz ist empfehlenswert?

Immer dann, wenn das Fahrzeug ganz oder teilweise zur geschäftlichen Nutzung überlassen wird, sollten Sie eine Vollkaskoversicherung abschließen.

Der Grund ist folgender:Verursacht der Mitarbeiter auf einer betrieblichen Fahrt normal fahrlässig einen Unfall, muss er Ihnen nach den Grundsätzen der beschränkten Arbeitnehmerhaftung nicht den vollen Schaden ersetzen. Vielmehr sprechen die Arbeitsgerichte dem Arbeitgeber häufig nur einen Betrag zu, der üblicherweise bei einer Vollkaskoversicherung des Firmenfahrzeugs als Selbstbeteiligung (ca. 160 " 520 €) vereinbart wird.

Schließen Sie also keine Vollkaskoversicherung ab, besteht die Gefahr, dass Sie auf einem Teil des Schadens "sitzen bleiben".

Zu denken wäre im Übrigen auch an eine Insassenunfall- und eine Verkehrsrechtsschutzversicherung, mit denen weitere Risiken abgedeckt werden können. Mehr zur Schadensersatzpflicht.

Rund um den Führerschein

Selbstverständlich muss der Mitarbeiter, dem Sie einen Firmenwagen überlassen, einen Führerschein besitzen. Lassen Sie sich diesen zuvor zeigen und nehmen Sie eine Kopie zur Personal- bzw. Fahrzeugakte.

Wird dem Mitarbeiter der Führerschein entzogen, können Sie das Arbeitsverhältnis unter Umständen fristlos kündigen.

Das ist vor allem dann der Fall, wenn der Mitarbeiter (insbesondere ein Berufskraftfahrer oder ein Außendienstmitarbeiter in einer ländlichen Gegend) ohne Führerschein seine Arbeit nicht mehr erledigen kann.

Voraussetzung für eine Kündigung ist aber, dass Sie den Mitarbeiter nicht an einem anderen Arbeitsplatz einsetzen können.

Schriftform beachten

Wollen Sie Ihrem Mitarbeiter ein Auto zur Nutzung überlassen, sollten Sie hierüber immer eine schriftliche Vereinbarung treffen.

Zwar ist die Schriftform nicht gesetzlich vorgeschrieben; doch sind schriftliche Aufzeichnungen für den Streitfall sinnvoll, etwa wenn es um die Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der Nutzung geht.

Auf was es bei einer Nutzungsregelung im Einzelnen ankommt, wird nachstehend ausgeführt.

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Wer haftet bei einem Unfall?

Zunächst müssen Sie als Eigentümer bzw. Leasingnehmer des Firmenfahrzeugs entscheiden, ob und wer mit welchem Aufwand das Fahrzeug reparieren soll. Die entsprechenden Reparaturkosten müssen Sie tragen, weil Sie die Reparatur in Auftrag geben. Die anfallenden Kosten können Sie sich jedoch ganz oder teilweise von demjenigen, der den Unfall verursacht hat, ersetzen lassen.

Wurde der Unfall allein von einem Dritten verursacht, können Sie diesem die Kosten in Rechnung stellen.

War Ihr Mitarbeiter alleiniger Unfallverursacher, können Sie von ihm Schadensersatz verlangen. In welcher Höhe, hängt von verschiedenen Aspekten ab.

Zunächst müssen Sie unterscheiden, ob sich der Unfall auf einer privaten oder geschäftlichen Fahrt ereignet hat.

Ereignet sich der Unfall auf einer privaten Fahrt, können Sie vom Mitarbeiter Schadensersatz wie von jedem Dritten verlangen " unabhängig davon, ob ihm leichtes oder grobes Verschulden vorgeworfen werden kann. Hier gelten die Haftungserleichterungen für Arbeitnehmer nämlich nicht. Gleiches gilt bei Fahrten von und zur Arbeitsstätte.

Ereignet sich der Unfall hingegen auf einer geschäftlichen Fahrt, unterliegt Ihr Schadensersatzanspruch den Grundsätzen der beschränkten Arbeitnehmerhaftung.

Das kann dazu führen, dass Sie von Ihrem Mitarbeiter nicht immer Schadensersatz in voller Höhe verlangen können. Abhängig ist dies letztlich davon, welcher Verschuldensgrad dem Mitarbeiter angelastet werden kann, ob also leichte, mittlere oder grobe Fahrlässigkeit oder sogar Vorsatz vorgelegen hat.

Bei leichter Fahrlässigkeit, z.B. wenn der Mitarbeiter beim Bremsen auf eisglatter Fahrbahn ins Rutschen gerät und auf ein parkendes Auto prallt, muss der Mitarbeiter den am Firmenwagen entstandenen Schaden nicht ersetzen.

Bei normaler Fahrlässigkeit, z.B. wenn der Mitarbeiter aus Unachtsamkeit auf ein Fahrzeug auffährt, ist der Schaden zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter aufzuteilen.

Haben Sie eine Vollkaskoversicherung abgeschlossen, werden Sie im Regelfall die gesamte Selbstbeteiligung von Ihrem Mitarbeiter verlangen können. Haben Sie keine Vollkaskoversicherung abgeschlossen, wird das Gericht die Haftung des Mitarbeiters im Regelfall auf eine übliche Selbstbeteiligung begrenzen. Deshalb ist es ratsam, das Firmenfahrzeug Vollkasko zu versichern.

Bei grober Fahrlässigkeit " Hauptfälle sind Unfälle wegen Überfahrens einer roten Ampel oder auf Grund alkoholbedingter Fehler " muss der Mitarbeiter in der Regel den vollen Schaden ersetzen. Ausnahmsweise haftet Ihr Mitarbeiter trotz grober Fahrlässigkeit nicht in vollem Umfang, wenn der Schaden im Vergleich zu seinem Gehalt unverhältnismäßig hoch ist. Liegt der Schaden allerdings nicht erheblich (hier 25 Prozent) über dem monatlichen Bruttoverdienst des Mitarbeiters, haftet dieser noch in voller Höhe. Bei Vorsatz ist der Mitarbeiter im Normalfall ebenfalls voll haftbar.

Häufig wird ein Verkehrsunfall von mehreren Verkehrsteilnehmern verursacht.

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Wann Sie das Fahrzeug herausverlangen können

Haben Sie dem Mitarbeiter das Fahrzeug ausschließlich zur geschäftlichen Nutzung überlassen, stellt sich die Frage, ob Sie das Fahrzeug herausverlangen können " im Regelfall nicht: Sie können es im Normalfall jederzeit herausverlangen. Es dürfte aber meistens nicht sinnvoll sein, dem Mitarbeiter sein Arbeitsmittel wegzunehmen.

Anders verhält es sich, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter das Fahrzeug auch zur privaten Nutzung überlassen haben.
Dann gehört die private Nutzungsmöglichkeit mit zur Vergütung, die der Mitarbeiter von Ihnen beanspruchen darf. Demnach dürfen Sie ihm das private Nutzungsrecht nicht ohne seine Zustimmung bzw. nur gegen eine entsprechende Entschädigung entziehen.

Doch wie verhält es sich in Zeiten, in denen keine Nutzungsmöglichkeit besteht?

Was in arbeitsfreien Zeiten gilt

Urlaub

Befindet sich Ihr Mitarbeiter im Urlaub, müssen Sie ihm das Fahrzeug auch in dieser Zeit (aber nicht zwingend für die Urlaubsreise!) überlassen. Verlangen Sie das Fahrzeug während des Urlaubs heraus, müssen Sie dem Mitarbeiter einen angemessenen bezahlen.

Entgeltfortzahlung

Auch während des sechswöchigen Entgeltfortzahlungszeitraums hat der Mitarbeiter Anspruch auf die Privatnutzung des Fahrzeugs. In dieser Zeit können Sie dem Mitarbeiter also entweder das Fahrzeug belassen oder " bei Entzug des Autos " ihm einen angemessenen Ausgleich bezahlen.

Sobald Ihre Entgeltfortzahlungspflicht endet (in der Regel nach sechs Wochen), dürfen Sie das Fahrzeug ohne Entschädigung herausverlangen " sofern sich aus den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen nichts Abweichendes ergibt.

Mutterschutz

Für die Zeit des Mutterschutzes (in der Regel sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung) müssen Sie der Mitarbeiterin das Fahrzeug belassen.
Wollen Sie das Fahrzeug in dieser Zeit an sich nehmen, geht das auch nur gegen eine entsprechende Entschädigung.

Elternzeit

Befindet sich der Mitarbeiter in Elternzeit, ist zu unterscheiden, ob er währenddessen bei Ihnen Teilzeitarbeit leistet oder nicht bei Ihnen tätig ist.

Arbeitet der Mitarbeiter während der Elternzeit nicht bei Ihnen, kann er kein Arbeitsentgelt verlangen. Deshalb entfällt auch sein Anspruch darauf, das Fahrzeug privat nutzen zu dürfen. Sie können das Fahrzeug also entschädigungslos herausverlangen.

Übt er in Teilzeit die gleiche Tätigkeit aus wie bisher, ist rechtlich noch nicht klar entschieden, ob er Anspruch auf das Fahrzeug hat. Grund: Wegen der Teilzeittätigkeit reduziert sich der Verdienst und damit genau genommen auch die Nutzungsmöglichkeit des Fahrzeugs anteilig. Wird dem Mitarbeiter das Fahrzeug in vollem Umfang belassen, müsste er zum Ausgleich größere Abschläge bei der Vergütung hinnehmen. Wegen dieser rechtlichen Unklarheiten empfiehlt sich auf jeden Fall eine entsprechende Vereinbarung.

Freistellung von der Arbeit

Stellen Sie Ihren Mitarbeiter von der Arbeit frei, nachdem Sie ihm gekündigt haben, müssen Sie ihm auch das zur privaten Nutzung überlassene Fahrzeug belassen " bis zum Ablauf der Kündigungsfrist.

Haben Sie ihm das Fahrzeug allerdings hauptsächlich zu geschäftlichen Zwecken zur Verfügung gestellt, können Sie ihm das Fahrzeug entschädigungslos entziehen, weil der Mitarbeiter während der Freistellung auch keine geschäftlichen Fahrten mehr unternimmt.

Eine entschädigungslose Entziehung setzt aber voraus, dass Sie sich in der Nutzungsvereinbarung ein Widerrufsrecht für diesen Fall vorbehalten haben.

Auch für den Fall, dass sich das Aufgabengebiet des Mitarbeiters ändert und er aus betrieblichen Gründen kein Fahrzeug mehr benötigt, können Sie in der Nutzungsvereinbarung Vorsorge treffen.

Wenn Sie die Überlassung des Firmenwagens an die derzeitige Tätigkeit koppeln, dürfen Sie das Fahrzeug entschädigungslos herausverlangen, wenn der Mitarbeiter anderweitig eingesetzt wird.

Für die Zeit, in der das Fahrzeug in der Inspektion ist oder repariert werden muss, ist es sachgerecht, einen Entschädigungsanspruch des Mitarbeiters auszuschließen. Gleiches gilt für Zeiten, die zur Beschaffung eines Ersatzfahrzeugs benötigt werden.

Welche Entschädigung Sie zahlen müssen

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter das (auch) zur privaten Nutzung überlassene Firmenfahrzeug entziehen, enthalten Sie ihm faktisch einen Teil seiner Vergütung vor.

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass in diesem Fall die steuerliche Pauschale in Höhe von derzeit 1% des Bruttolistenpreises eine angemessene Entschädigung darstellt.

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Herausgabepflicht nach Ende des Arbeitsverhältnisses

Spätestens wenn das Arbeitsverhältnis rechtlich beendet ist, beispielsweise nach Ablauf der Kündigungsfrist, ist der Mitarbeiter verpflichtet, das Fahrzeug entschädigungslos an Sie herauszugeben.

Stellt das Arbeitsgericht aber fest, dass Ihre Kündigung unwirksam war, müssen Sie rückwirkend oft nicht nur die Vergütung nachzahlen, sondern den Mitarbeiter auch für die entgangene private Nutzungsmöglichkeit entschädigen. Diesen Anspruch können Sie leider nicht ausschließen.

Möglich ist es aber, ein Zurückbehaltungsrecht des Mitarbeiters zu vermeiden.

Nach dem Gesetz könnte der Mitarbeiter nämlich die Herausgabe verweigern, wenn er Gegenansprüche gegen Sie hat, beispielsweise auf noch nicht bezahlte Vergütung oder Urlaubsabgeltung.

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Feiertagsvergütung

Feiertage werfen eine Reihe von rechtlichen Problemen auf:

  • Was sind überhaupt gesetzliche Feiertage? Haben Ihre Mitarbeiter Anspruch auf Freistellung an Heiligabend und Neujahr?
  • Muss die Vergütung auch an Feiertagen gezahlt werden? Falls ja, in welcher Höhe?
  • Was gilt, wenn Sie einen Mitarbeiter in einem Bundesland einsetzen, in dem es eine andere Feiertagsregelung gibt, als in dem Betrieb in Ihrem Bundesland?
  • Was ist, wenn der Mitarbeiter am Feiertag krank ist?
  • Darf an Feiertagen auch gearbeitet werden? Gibt es Besonderheiten bei jugendlichen Mitarbeitern?

Diese Aufzählung ließe sich beliebig fortsetzen. Gerade die Praxis zeigt, dass Sie mit dieser Thematik immer wieder konfrontiert werden.

Im folgenden Beitrag erhalten Sie Antworten auf alle Fragen im Zusammenhang mit der Feiertagsvergütung.



Welche Tage gesetzliche Feiertage sind

Welche Tage als Feiertage gelten, richtet sich nach den jeweiligen Feiertagsgesetzen der einzelnen Bundesländer.

Danach gelten folgende Tage als Feiertage:

Feiertage in allen Bundesländern:

Neujahr

1. Januar

Karfreitag

2002: 29. März

Ostermontag

2002: 1. April

Tag der Arbeit

1. Mai

Christi Himmelfahrt

2002: 9. Mai

Pfingstmontag

2002: 20. Mai

Tag der deutschen Einheit

3. Oktober

1. Weihnachtsfeiertag

25. Dezember

2. Weihnachtsfeiertag

26. Dezember

Feiertage in einzelnen Bundesländern

Heilige Drei Könige

6. Januar: Baden-Würtemberg, Bayern und Sachsen-Anhalt

Fronleichnam

2002: 30. Mai: Baden-Würtemberg, Bayern, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Saarland sowie in Sachsen und thüringen in Gemeinden mit überwiegend katholischer Bevölkerung

Maria Himmelfahrt

15. August: Bayern (in Gemeinden mit überwiegend katholischer Bevölkerung) und Saarland

Reformationstag

31. Oktober: Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt sowie in Sachsen und Thüringen in Gemeinden mit überwiegend evangelischer Bevölkerung

Allerheiligen

1. November: Baden-Würtemberg, Bayern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland Pfalz, Saarland sowie in Sachsen und Thüringen in Gemeinden mit überwiegend katholischer Bevölkerung

Darüber hinaus gibt es noch lokale Feiertage, wie etwa das Friedensfest in Augsburg (8. August).

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Grundsatz: Keine Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen

Grundsätzlich gilt: An gesetzlichen Feiertagen dürfen Sie Ihre Mitarbeiter nicht beschäftigen. Ausnahmen sind aber möglich. So dürfen Sie Ihre Mitarbeiter an einem Feiertag beschäftigen, sofern die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können.

Wer in welcher Höhe Anspruch auf die Vergütungsfortzahlung hat.

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Wenn Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Bundesländern tätig sind

Grundsätzlich ist für die Frage, ob ein Feiertag vorliegt, das Recht des Bundeslandes maßgeblich, wo Ihr Mitarbeiter arbeitet. In der Regel ist das der Betriebssitz.

Wie aber sieht es aus, wenn Ihr Unternehmen mehrere Betriebe in verschiedenen Bundesländern hat? Hier kann es vorkommen, dass in der Betriebsstätte in Nordrhein-Westfalen gearbeitet wird, nicht aber in Bayern.

Diese Ungleichbehandlung, die sich aus den unterschiedlich ausgestalteten Feiertagsgesetzen ergibt, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter hinnehmen. Die Mitarbeiter im benachteiligten Bundesland können auch unter Gesichtspunkten der Gleichbehandlung keinen Anspruch auf bezahlte Freistellung oder einen zusätzlichen Urlaubstag durchsetzen.

Beschäftigen Sie Außendienst- und Montagearbeiter, die in der Regel nicht am Betriebssitz arbeiten, gilt für diese das am jeweiligen Arbeitsort geltende Feiertagsrecht.

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Was Sie an kirchlichen oder religiösen Feiertagen beachten müssen

An kirchlichen oder religiösen Feiertagen, die nicht gleichzeitig gesetzliche Feiertage sind, sind Ihre Mitarbeiter grundsätzlich zur Arbeit verpflichtet.

Auf Verlangen müssen Sie Ihre konfessionsangehörigen Mitarbeiter an solchen Tagen jedoch für die Dauer des Gottesdienstbesuchs von der Arbeit freistellen. Der Vergütungsanspruch entfällt aber in dieser Zeit.

Dieser Freistellungsanspruch gilt entsprechend für ausländische Mitarbeiter an deren religiösen Feiertagen, nicht aber an staatlichen Feiertagen im Ausland.

Fazit: Sofern tarif- oder arbeitsvertraglich nichts anderes vereinbart ist, müssen Ihre Mitarbeiter an diesen Tagen also normal arbeiten bzw. Urlaub beantragen.

Achtung: Da Heiligabend, Silvester, die Faschingstage und andere regionale Brauchtumstage keine gesetzlichen Feiertage sind, müssen Ihre Mitarbeiter an diesen Tagen arbeiten " sofern keine anderweitige Vereinbarung im Arbeits- oder Tarifvertrag getroffen wurde. Jugendliche dürfen Sie an Heiligabend und Silvester allerdings nicht nach 14 Uhr beschäftigen.

Ihre Mitarbeiter können jedoch einen Anspruch auf bezahlte Freistellung haben, wenn Sie sie an drei aufeinander folgenden Jahren vorbehaltlos an diesen Tagen unter Fortzahlung der Vergütung ganz oder teilweise von der Arbeit freigestellt haben.

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Wann Ihre Mitarbeiter Anspruch auf eine Feiertagsvergütung haben

Wenngleich Sie Ihre Mitarbeiter an einem gesetzlichen Feiertag nicht beschäftigen dürfen, müssen Sie ihnen aber das Arbeitsentgelt fortbezahlen.

Welche Mitarbeiter Anspruch auf Bezahlung haben

Vollzeit- und normale Teilzeitkräfte

Anspruch auf Feiertagsvergütung für gesetzliche Feiertage haben grundsätzlich alle Ihre Mitarbeiter. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Vollzeit-, Teilzeit- oder auch nur um eine Nebenbeschäftigung handelt.

Bei Teilzeitkräften gilt: Die Feiertagsvergütung muss nur für die Tage bezahlt werden, an denen sie sonst arbeiten.

Sie dürfen die Arbeitszeit Ihres Teilzeitmitarbeiters aber nicht verlegen, nur um der Feiertagsvergütung zu entgehen.

Sie können von Teilzeitbeschäftigten ferner nicht verlangen, die durch den Feiertag ausgefallene Arbeitszeit an anderen Wochentagen unentgeltlich nachzuarbeiten.

Mitarbeiter auf Abruf

Schwierig wird die Situation, wenn Sie Ihre Teilzeitkräfte nicht regelmäßig an festen Wochentagen beschäftigen, sondern nach Bedarf einsetzen.

Eine Feiertagsvergütung wird hier nur fällig, wenn der Mitarbeiter an diesem Tag auch abgerufen worden wäre.

Im Streitfall ist hier sicher der Mitarbeiter beweispflichtig. Dieser Beweis würde vermutlich dann leichter gelingen, wenn Sie den Mitarbeiter an diesem Wochentag in der Vergangenheit immer wieder abgerufen haben, nun aber am Feiertag auf seine Arbeit "verzichten" wollen.

Neue Mitarbeiter

Neu eingestellte Mitarbeiter haben von Beginn des Arbeitsverhältnisses an Anspruch auf bezahlte Freistellung an gesetzlichen Feiertagen. Insofern gilt nichts anderes als bei anderen Arbeitnehmern auch.

Als Arbeitgeber sind Sie aber frei, den Beginn des Arbeitsverhältnisses individuell zu vereinbaren.

Die Voraussetzungen des Zahlungsanspruchs

Die Voraussetzungen der Vergütungsfortzahlung sind:

  • Der Ausfall der Arbeit erfolgt nur wegen eines Feiertags, und
  • Ihr Mitarbeiter ist nicht unentschuldigt vor oder nach dem Feiertag der Arbeit ferngeblieben

Ausfall der Arbeit infolge eines Feiertags

Ihr Mitarbeiter hat nur dann Anspruch auf eine Feiertagsvergütung, wenn der Feiertag die alleinige Ursache für den Arbeitsausfall ist.

Es besteht für Sie also keine Vergütungspflicht, wenn Ihr Mitarbeiter ohnehin nicht gearbeitet hätte.

Gleiches gilt insbesondere für Teilzeitbeschäftigte.

Auch wenn Ihre Mitarbeiter an einem Feiertag aus anderen Gründen " etwa wegen einer Streikbeteiligung " nicht arbeiten, steht ihnen kein Feiertagslohn zu.

Und so behandeln Sie folgende Fälle:

Freischichttage

Fällt bei flexiblen Arbeitszeitmodellen ein Zeitausgleichstag auf einen gesetzlichen Feiertag, hat Ihr Mitarbeiter keinen Anspruch auf Feiertagslohn.

Grund: Auch ohne den Feiertag hätte an diesem Tag keine Arbeitspflicht bestanden. Somit ist der Feiertag nicht die einzige Ursache für den Arbeitsausfall.

Genau so verhält es sich mit freien Tagen in rollierenden Schichtsystemen, wenn diese turnusgemäß auf einen Feiertag fallen.

Urlaub

Fällt der gesetzliche Feiertag in die Zeit des bezahlten Erholungsurlaubs und wird außerdem an diesem Feiertag nicht in Ihrem Betrieb gearbeitet, so wird dieser Feiertag nicht auf den Erholungsurlaub angerechnet. Da es sich hier nicht um einen Urlaubstag handelt, kann der Mitarbeiter Feiertagslohn nach § 2 EFZG beanspruchen.

Sie müssen aber bei der Gehaltsabrechnung aufpassen: Für die Urlaubstage um den Feiertag herum besteht ein Anspruch auf Urlaubsvergütung, für den Feiertag Anspruch auf Feiertagslohn. Die Berechnung kann unterschiedlich ausfallen, wenn Sie beispielsweise für Urlaubstage ein zusätzliches Urlaubsgeld zahlen.

Fällt der gesetzliche Feiertag in die Zeit des bezahlten Erholungsurlaubs, hätte der Mitarbeiter aber an diesem Tag in Ihrem Betrieb arbeiten müssen, so ist die Lage anders: Die Arbeit fällt hier nicht wegen des gesetzlichen Feiertags, sondern ausschließlich wegen des Erholungsurlaubs aus.

Deshalb besteht auch nur Anspruch auf Urlaubsbezahlung und nicht auf Feiertagslohn.

Mitarbeiter im unbezahlten Urlaub erhalten natürlich weder Urlaubsbezahlung noch Feiertagslohn.

Krankheit

Ist Ihr Mitarbeiter an einem gesetzlichen Feiertag arbeitsunfähig krank, kann er gemäß § 4 Abs. 2 EFZG Feiertagslohn beanspruchen.

Die Unterscheidung ist deshalb von Bedeutung, weil Sie bei der Feiertagsvergütung " im Gegensatz zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall " die Überstunden hinzurechnen müssen.

Unentschuldigtes Fernbleiben vor oder nach dem Feiertag

Bleibt Ihr Mitarbeiter am Vortag des Feiertags oder am Tag danach der Arbeit unentschuldigt fern, müssen Sie auch für den Feiertag nichts bezahlen.

Unentschuldigt fehlt ein Mitarbeiter immer dann, wenn er für sein Fernbleiben keinen stichhaltigen Grund angeben kann und ihn ein Verschulden am Fernbleiben trifft.

Das Fernbleiben muss nicht den ganzen Tag über erfolgen. Es genügt, wenn Ihr Mitarbeiter weniger als die Hälfte der für den Arbeitstag maßgebenden Arbeitszeit leistet.

Dabei richtet sich der letzte Arbeitstag vor bzw. der erste Arbeitstag nach dem Feiertag nach der individuellen Arbeitszeit des Mitarbeiters.

Fällt der Feiertag allerdings mitten in den Urlaub des Mitarbeiters und tritt er lediglich seine Arbeit nach Urlaubsende nicht rechtzeitig wieder an, bleibt der Anspruch auf die Feiertagsvergütung bestehen.

Was Sie Ihren Mitarbeitern an einem Feiertag bezahlen müssen

Fällt die Arbeit wegen eines Feiertags aus, müssen Sie Ihren Mitarbeitern für den Feiertag das Arbeitsentgelt bezahlen, das sie ohne den Arbeitsausfall erhalten hätten. Es gilt das Lohnausfallprinzip. Wenn Ihre Mitarbeiter eine feste monatliche Vergütung haben, ergeben sich keine Besonderheiten. Ihre Mitarbeiter erhalten die gleiche Vergütung wie immer, obwohl sie am Feiertag nicht arbeiten.

Erhalten Ihre Mitarbeiter eine Stundenvergütung, müssen Sie den auf einen Arbeitstag fallenden durchschnittlichen Verdienst bezahlen. Das Gleiche gilt, wenn die tägliche Arbeitszeit unterschiedlich ausgestaltet ist.

Zur Ermittlung der durchschnittlichen täglichen Vergütung sowie der leistungsabhängigen Vergütungsbestandteile (Akkord, Provisionen) wurde bisher auf einen Zeitrahmen von drei Monaten abgestellt. Nach neuester Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) ist die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit nunmehr anhand der Arbeitszeit der letzten zwölf Monate zu ermitteln. Diese Berechnungsmethode lässt sich auch bei der Feiertagsvergütung anwenden.

Hätte Ihr Mitarbeiter an dem Feiertag zusätzlich Mehrarbeit geleistet, müssen Sie die Überstunden und eventuell anfallende Zuschläge hinzurechnen. Für den Anfall der Mehrarbeit ist allerdings Ihr Mitarbeiter im Streitfall beweispflichtig.

Vergütungszuschläge, die Ihre Mitarbeiter nur für den tatsächlichen Arbeitsaufwand erhalten (z.B. Schmutzzulage, Fahrtkostenzuschuss), müssen Sie bei Nichtarbeit nicht zahlen.

Ist Ihr Betrieb von Kurzarbeit betroffen und beziehen Ihre Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld, müssen Sie für den Feiertag nur die Vergütung in Höhe des Kurzarbeitergeldes weiterzahlen.

Die darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge zahlen Sie alleine. Lediglich die Lohnsteuer dürfen Sie einbehalten.

Die Feiertagsvergütung ist zum selben Zeitpunkt fällig wie die übrigen Löhne oder Gehälter.

Wann Sie einen Ausschluss der Feiertagsvergütung vereinbaren können

Grundsätzlich dürfen Sie in einem Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung die Feiertagsvergütung nicht ausschließen. Ebenso wenig kann Ihr Mitarbeiter auf zukünftige Feiertagsvergütungsansprüche verzichten. Lediglich der nachträgliche Verzicht auf bereits entstandene Ansprüche ist rechtswirksam möglich.

Demzufolge ist auch eine Umgehung des gesetzlichen Ausschlussverbots nicht erlaubt.

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Was Sie beachten müssen, wenn in Ihrem Betrieb an einem Feiertag gearbeitet wird

Wann Sie Ihre Mitarbeiter überhaupt an einem Feiertag beschäftigen dürfen

Wie bereits erwähnt, dürfen Sie Ihre Arbeitnehmer an einem gesetzlichen Feiertag grundsätzlich nicht beschäftigen.

Es gibt jedoch Ausnahmen: So können Sie in bestimmten, gesetzlich zugelassenen Fällen in Ihrem Betrieb geringfügig von der Feiertagsruhe abweichen. Zudem gibt es eine Reihe von Ausnahmen vom Beschäftigungsverbot.

Geringfügige Abweichungen von der Feiertagsruhe

Wenn Sie in Ihrem Betrieb regelmäßig Tag- und Nachtschichten fahren (Mehrschichtbetrieb), können Sie den Beginn oder das Ende der Feiertagsruhe um bis zu sechs Stunden vor-, aber auch zurückverlegen.

Voraussetzung ist jedoch, dass Sie im Anschluss daran Ihren Betrieb für 24 Stunden ruhen lassen.

Wenn Sie Kraftfahrer beschäftigen, können Sie die Feiertagsruhe für diese und deren Beifahrer um bis zu zwei Stunden vorverlegen.

Ausnahmen vom Beschäftigungsverbot an Feiertagen

Sofern Ihre Mitarbeiter die anfallende Arbeit nicht nur an einem Werktag vornehmen können, dürfen Sie sie in bestimmten Betrieben und Einrichtungen an einem Feiertag beschäftigen.

Hierzu zählen etwa Bewirtungs- und Beherbergungsbetriebe, Krankenhäuser, Landwirtschaftsbetriebe, Bäckereien.

Wann Sie Ihren Mitarbeitern einen Ersatzruhetag gewähren müssen

Wenn Ihre Mitarbeiter an einem Feiertag gearbeitet haben, haben diese Anspruch auf einen Ersatzruhetag.

Diesen müssen Sie innerhalb von zwei Wochen gewähren, wenn der Feiertag auf einen Sonntag fällt, ansonsten innerhalb von acht Wochen.

Bei der Berechnung der jeweiligen Fristen müssen Sie den Feiertag mit einbeziehen.

Achtung: Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können als Ordnungswidrigkeit mit Geldbußen von bis zu 10.000 € geahndet werden!

Sonderfall: Jugendliche

An Stelle des Arbeitszeitgesetzes greifen bei Jugendlichen (Personen unter 18 Jahren) die Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes ein.
Danach gilt:

Grundsätzlich dürfen Sie auch Ihre jugendlichen Mitarbeiter nicht an einem gesetzlichen Feiertag beschäftigen.

Hiervon gibt es aber eine Reihe von Ausnahmen:

  • in Krankenanstalten sowie in Alten-, Pflege- und Kinderheimen,
  • in der Landwirtschaft und Tierhaltung (Arbeiten betreffend, die auch an Sonn- und Feiertagen notwendigerweise vorgenommen werden müssen),
  • im Familienhaushalt (wenn der Jugendliche in die häusliche Gemeinschaft aufgenommen ist),
  • im Schaustellergewerbe,
  • bei Musikaufführungen, Theatervorstellungen und anderen Aufführungen sowie bei Direktsendungen im Rundfunk (Hörfunk und Fernsehen),
  • beim Sport,
  • im ärztlichen Notdienst und
  • im Gaststättengewerbe

ist ein Einsatz von Jugendlichen auch an einem Feiertag möglich.

Ausgeschlossen ist eine Beschäftigung am 1. Weihnachtsfeiertag, am 1. Januar, am ersten Osterfeiertag und am 1. Mai. Dies gilt auch für eine Beschäftigung nach 14 Uhr an Heiligabend und am 31. Dezember.

Arbeitet der Jugendliche an einem Feiertag, der auf einen Werktag fällt, müssen Sie den Jugendlichen an einem anderen berufsschulfreien Arbeitstag derselben oder der folgenden Woche freistellen. Dies kann auch ein Betriebsruhetag unter der Woche sein.

Was Sie Ihren Mitarbeitern für die Arbeit an einem Feiertag bezahlen müssen

Wenn Ihre Mitarbeiter bereits einen Anspruch auf Feiertagsvergütung haben, wenn sie nicht arbeiten, muss dies erst recht gelten, wenn sie tatsächlich tätig sind.

Neben dem immer bestehenden Anspruch auf die normale Grundvergütung sehen etliche Tarifverträge oder betriebliche Regelungen Zuschläge für die Feiertagsarbeit vor.

Einen gesetzlichen Anspruch auf Zuschlagszahlungen gibt es nur bei Seeleuten. Zuschläge fallen im Übrigen dann an, wenn dies in Ihrer Branche üblich ist. In diesem Fall können Sie aber auch Feiertagsarbeit ohne eine Zuschlagszahlung vereinbaren.

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Was Sie Ihren Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsfrei zahlen können

Zahlen Sie Ihren Mitarbeitern Zuschläge für die Arbeit an Feiertagen, sind diese steuer- und sozialabgabenfrei, sofern sie 125 Prozent des Grundlohns nicht übersteigen. Für Arbeit am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai erhöht sich der steuerfreie Zuschlag sogar auf 150 Prozent.

Achtung: Als Feiertagsarbeit zählt hier auch die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr des auf den Feiertag folgenden Tages, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr begonnen hat.

Auch wenn Heiligabend und Silvester keine gesetzlichen Feiertage sind, dürfen Sie für Arbeit an diesen Tagen ab 14 Uhr einen steuer- und sozialabgabenfreien Zuschlag zahlen: an Heiligabend 150 Prozent und an Silvester 125 Prozent.

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Entgeltfortzahlung

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall macht einen ganz wesentlichen Bestandteil Ihrer Lohnzusatzkosten aus. Allein dies ist schon ein Grund, in jedem Einzelfall zu prüfen, ob Sie tatsächlich immer zahlen müssen.
Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

  • wann und wie lange Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen und
  • unter welchen Voraussetzungen Sie diese Kosten eventuell erstattet bekommen können.
Inhalt:
  • Wer Entgeltfortzahlung erhält und wer nicht
  • Wann Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen
  • Bedingung 1: Mitarbeiter ist arbeitsunfähig krank
  • Bedingung 2: Arbeitsunfähigkeit als alleinige Ursache
  • Bedingung 3: Kein Verschulden
  • Bedingung 4: Wartezeit abgelaufen
  • Bedingung 5: Nachweispflichten erfüllt
  • Wie lange Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen
  • Sechs-Wochen-Frist
  • Sonderfälle Fortsetzungs- und Wiederholungserkrankung
  • Wenn das Arbeitsverhältnis endet
  • Wie viel Sie zahlen müssen
  • Wann Sie die Entgeltfortzahlung erstattet bekommen
  • Arbeitsunfähigkeit durch Fremdverschulden
  • Sonderfall: Kleinbetrieb
  • Weblinks

Wer Entgeltfortzahlung erhält und wer nicht

Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall hat grundsätzlich jeder Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob er in Vollzeit oder Teilzeit bei Ihnen arbeitet, geringfügig beschäftigt oder Auszubildender ist.
Bei neu eingestellten Mitarbeitern gibt es jedoch eine Wartezeit von vier Wochen.
Achten Sie hier besonders auf einen eventuell für Sie geltenden Tarifvertrag bzw. eine Betriebsvereinbarung: Oft ist dort die Wartefrist ausgeschlossen, sodass Sie in diesem Fall vom ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit an Entgeltfortzahlung leisten müssen.

Wenn Sie Leiharbeitskräfte beschäftigen, haben diese Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegen den 'Verleiher', also das Zeitarbeitsunternehmen, bei dem sie fest angestellt sind, nicht aber gegen Sie als 'Entleiher'.
Ebenso wenig müssen Sie Ihren freien Mitarbeitern Entgeltfortzahlung leisten.

Wann Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen

Bedingung 1: Mitarbeiter ist arbeitsunfähig krank

Dies bedeutet zweierlei: Ihr Mitarbeiter muss krank sein, und die Erkrankung muss zur Arbeitsunfähigkeit führen.

Eine Krankheit ist dabei jeder regelwidrige Körper- oder Geisteszustand, der einer Heilbehandlung bedarf. Daher liegt eine Krankheit auch dann vor, wenn sie auf folgenden Umständen beruht:

  • einer Ansteckung oder Veranlagung,
  • einem missglückten Selbstmordversuch,
  • einem Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheit,
  • einem Sport- oder Verkehrsunfall oder
  • Trunk- oder Drogensucht.

Hatte Ihre Mitarbeiterin eine Fehlgeburt und fällt sie deshalb aus, liegt auch hier eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit vor. Darüber hinaus gibt es weitere Sonderfälle, in denen normalerweise eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit angenommen wird:

Teilarbeitsfähigkeit

Ist es Ihrem Mitarbeiter auf Grund seiner Erkrankung nur möglich, einen Teil der anfallenden Arbeit zu verrichten, oder kann er sonst nur eingeschränkt arbeiten (etwa vier anstatt acht Stunden am Tag), wäre eine Teilarbeitsfähigkeit denkbar. Diese wird aber nicht anerkannt, das heißt, Ihr Mitarbeiter gilt auch bei einer Teilarbeitsfähigkeit letztlich als arbeitsunfähig krank.

Merken Sie sich deshalb: Als Arbeitgeber können Sie von Ihrem kranken Mitarbeiter nicht verlangen, dass er die Tätigkeiten durchführt, die er noch verrichten könnte. Sie sind andererseits aber auch nicht verpflichtet, eine solche teilweise Arbeitsleistung entgegenzunehmen.


Berufskrankheit, Erwerbs- und Berufsunfähigkeit

Berufskrankheiten sind alle Krankheiten, die in der so genannten Berufskrankheitenverordnung als solche genannt sind. Sind Sie oder Ihr Mitarbeiter der Meinung, dass eine Berufskrankheit vorliegt, müssen Sie dies dem gesetzlichen Unfallversicherer melden, der das Vorliegen einer solchen Krankheit genau prüft.
Dieses Verfahren hat aber keine Auswirkung auf eine Entgeltfortzahlungspflicht, weil der gesetzliche Unfallversicherer gegenüber Ihnen als Arbeitgeber immer nur nachrangig zahlt.
Das bedeutet, dass Sie bei entsprechender Arbeitsunfähigkeit im Regelfall das Entgelt fortzahlen müssen.
Genauso verhält es sich mit der Erwerbs- oder Berufsunfähigkeit bzw. " seit dem 1. 1. 2001 " mit der Erwerbsminderung.: Wird Ihr Mitarbeiter krank, zahlen Sie normalerweise seine Vergütung weiter.
Wird später eine Berufs- oder Erwerbsunfähigkeit bzw. Erwerbsminderung festgestellt, erhält Ihr Mitarbeiter von dem Rentenversicherungsträger eine Rente; der Rentenversicherungsträger erstattet Ihnen allerdings nicht das bereits gezahlte Entgelt.

Kuren

Ihr Mitarbeiter gilt nicht nur dann als arbeitsunfähig, wenn er krank ist, sondern auch, wenn er sich einer Kur unterzieht.
Doch Vorsicht: Nicht jede Kur löst auch eine Entgeltfortzahlungspflicht aus. Diese besteht nur bei

  • Genesungskuren, die der Wiederherstellung der Gesundheit und Arbeitsfähigkeit dienen,
  • Heilkuren, die eine bestimmte Erkrankung ausheilen sollen, und
  • Vorbeugungskuren, die zur Abwendung noch nicht ausgebrochener Krankheiten dienen, deren Eintreten befürchtet wird.

Erholungskuren, die nur zur Besserung des Allgemeinbefindens dienen, zählen also nicht dazu.

Bei der Beurteilung, um welche Art von Kur es sich handelt, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lesen Sie sich den Inhalt der Kurmaßnahmen genau durch; es kommt nämlich für die Art der Kur nicht auf die Bezeichnung, sondern nur auf die geplanten Maßnahmen an.
  2. Die Kur muss vom Sozialversicherungsträger bewilligt worden sein, bevor Ihr Mitarbeiter die Kur antritt.
  3. Die Kur muss stationär durchgeführt werden.
  4. Wurde die Kur von einem öffentlich-rechtlichen Sozialleistungsträger bewilligt (z. B. Renten-, Kranken-, Unfallversicherung), handelt es sich in der Regel nicht um eine Erholungskur.

Deuten die Unterlagen auf eine der drei oben genannten Kurarten hin und sind die Voraussetzungen erfüllt, müssen Sie das Entgelt fortzahlen.

Wiedereingliederung

Eine Wiedereingliederung kommt für Ihren Mitarbeiter in Betracht, wenn er viele Wochen oder Monate arbeitsunfähig krank gewesen und noch nicht wieder voll arbeitsfähig ist, schrittweise aber wieder in den Arbeitsprozess zurückkehren will. Da es sich hier um eine Maßnahme der Rehabilitation handelt, die die Arbeitsfähigkeit Ihres Mitarbeiters erst wieder herstellen soll, gilt er auch während der Eingliederung als arbeitsunfähig krank.

Während der Wiedereingliederung müssen Sie Ihrem Mitarbeiter im Regelfall auch keine Vergütung zahlen, weil in den meisten Fällen die sechswöchige Entgeltfortzahlungspflicht abgelaufen ist. Eine Entgeltfortzahlungspflicht während der Wiedereingliederung besteht im Übrigen nur dann, wenn Sie dies mit Ihrem Mitarbeiter ausdrücklich vereinbart haben.
Dennoch steht Ihr Arbeitnehmer nicht mit leeren Händen da, weil er während der Wiedereingliederung Krankengeld von seiner Versicherung bekommt.

Bedingung 2: Arbeitsunfähigkeit als alleinige Ursache

Beachten Sie, dass nicht jede krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit zur Entgeltfortzahlung führt. Eine Entgeltfortzahlungspflicht kommt nur in Frage, wenn allein die Erkrankung Ihres Mitarbeiters der Grund dafür ist, dass er seine vertraglich geschuldete Arbeitsleistung nicht erbringt.

Bedingung 3: Kein Verschulden

Ihre Entgeltfortzahlungspflicht setzt weiter voraus, dass Ihr Mitarbeiter seine Arbeitsunfähigkeit nicht selbst verschuldet hat.

Dabei gilt aber nicht schon jede Nachlässigkeit als Verschulden. Letzteres ist nur anzunehmen, wenn ein grober Verstoß gegen das von einem verständigen Menschen in eigenem Interesse zu erwartende Verhalten vorliegt. Das ist etwa der Fall, wenn jemand einen Hund streichelt und dabei gebissen wird, obwohl der Hundehalter ihn vorher auf die Bissigkeit des Tieres aufmerksam gemacht hat. Besondere Bedeutung hat dieser Punkt auch in folgenden Fällen:

Arbeitsunfall

Verstößt Ihr Mitarbeiter in besonders grober Weise gegen Ihre Anordnungen oder gegen Unfallverhütungsvorschriften, hat er einen entsprechenden Arbeitsunfall im Regelfall selbst verschuldet " eine Entgeltfortzahlung scheidet aus.

Sportverletzung

Das BAG geht davon aus, dass nur Unfälle, die sich bei der Ausübung einer besonders gefährlichen Sportart ereignen, selbst verschuldet sind (etwa Kick-Boxen oder Bunjee-Springen); bei allen anderen Sportarten gilt ein Unfall nur dann als selbst verschuldet, wenn Ihr Mitarbeiter bei Ausübung der Sportart seine eigene Leistungsfähigkeit überschätzt bzw. überschritten hat oder wenn er die Sicherheitsvorschriften nicht eingehalten hat.

Schlägerei

Ist Ihr Mitarbeiter in eine Schlägerei verwickelt gewesen und hat sich dabei verletzt, kommt es auf die genauen Umstände der Schlägerei an: Verschulden ist normalerweise anzunehmen, wenn Ihr Mitarbeiter die Schlägerei provoziert hat.
Hat er dagegen nur eingegriffen, um den Streit zu schlichten, scheidet ein Verschulden aus.
Die Beweisfrage kann hier aber schwierig sein.

Verkehrsunfall

Ein Verschulden liegt immer dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter in grober Weise gegen Straßenverkehrsvorschriften verstoßen hat, also z.B. durch überhöhte Geschwindigkeit oder Trunkenheit den Unfall verursacht hat oder seinen Sicherheitsgurt nicht angelegt hatte; scheidet grobe Fahrlässigkeit Ihres Mitarbeiters aus, liegt kein Verschulden vor.

Selbstmordversuch

Das BAG beurteilt einen Selbstmordversuch als nicht selbst verschuldet.

Erkrankung

Zieht sich Ihr Mitarbeiter eine Erkrankung zu, ist dies in aller Regel nicht selbst verschuldet.

Anders sieht es aus, wenn Ihr Arbeitnehmer ärztliche Anordnungen nicht befolgt und die Heilung dadurch verzögert wird. Auch Suchterkrankungen sind normalerweise nicht selbst verschuldet. Anders kann es aussehen, wenn Ihr Mitarbeiter bereits eine Entziehungskur hinter sich hat und nach längerer Abstinenz rückfällig wird.

Nebentätigkeit

Übt Ihr Mitarbeiter eine Nebentätigkeit aus und verletzt er sich dabei, scheidet ein Verschulden aus. Dies gilt unabhängig davon, ob die Tätigkeit genehmigt ist oder nicht.

Andererseits könnte ein Verschulden vorliegen, wenn Ihr Mitarbeiter eine besonders gefährliche oder seine Kräfte übersteigende Nebentätigkeit ausübt und hierbei zu Schaden kommt.

Schwangerschaftsabbruch und Sterilisation

Ein Verschulden scheidet auch dann aus, wenn die Arbeitsverhinderung deshalb eintritt, weil sich Ihre Mitarbeiterin einer rechtmäßigen Sterilisation oder einem legalen Schwangerschaftsabbruch unterzieht.

Gleiches gilt für einen Abbruch der Schwangerschaft, wenn dieser innerhalb von zwölf Wochen nach der Empfängnis durch einen Arzt erfolgt, die Schwangere den Abbruch verlangt und dem Arzt durch eine Bescheinigung nachgewiesen hat, dass sie sich mindestens drei Tage vor dem Eingriff von einer anerkannten Beratungsstelle hat beraten lassen.

Bedingung 4: Wartezeit abgelaufen

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung setzt voraus, dass das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht " es sei denn, es ist in einem Tarif- oder Arbeitsvertrag bzw. einer Betriebsvereinbarung eine kürzere oder gar keine Wartezeit vereinbart.

Nach Ablauf der Wartezeit von vier Wochen entsteht dann erst der Anspruch Ihres neuen Mitarbeiters auf Entgeltfortzahlung bis zu längstens sechs Wochen, weil die Wartezeit nicht angerechnet wird.

Ist Ihr Mitarbeiter bereits während der Wartezeit arbeitsunfähig krank, erhält er von seiner Krankenkasse Krankengeld bzw. Verletztengeld.

Es ist im Übrigen unerheblich, ob und in welchem Umfang Ihr Mitarbeiter bereits in einem früheren Arbeitsverhältnis arbeitsunfähig krank war. Der Entgeltfortzahlungsanspruch entsteht mit jedem Arbeitsverhältnis neu, in der Regel allerdings erst nach Ablauf der Wartezeit.

Bedingung 5: Nachweispflichten erfüllt

Verletzt hingegen Ihr Mitarbeiter die nachfolgend genannten Pflichten, dürfen Sie die Entgeltfortzahlung verweigern " teilweise endgültig, teilweise so lange, bis Ihr erkrankter Mitarbeiter seinen Pflichten vollständig nachgekommen ist.

Mitteilungspflicht

Zunächst einmal muss Ihr Mitarbeiter Ihnen unverzüglich, also so schnell wie möglich, mitteilen, dass er krankheitsbedingt fehlt.

Solange das nicht geschieht, müssen Sie selbstverständlich auch keine Entgeltfortzahlung leisten " schließlich könnte Ihr Mitarbeiter auch aus anderen Gründen fehlen, die keine Entgeltfortzahlungspflicht nach sich ziehen.


Nachweispflicht

Die Mitteilung seitens Ihres Arbeitnehmers allein ist aber noch nicht ausreichend, um eine Entgeltfortzahlungspflicht zu begründen.

Hierfür ist noch der Nachweis einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit erforderlich, der in aller Regel durch Vorlage eines ärztlichen Attestes erbracht wird " der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, auch AU-Bescheinigung genannt.

Der Nachweis kann aber auch durch jedes andere zulässige Beweismittel erbracht werden, etwa durch Zeugen.

Solange Ihr Mitarbeiter keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt bzw. die Arbeitsunfähigkeit nicht durch andere Beweismittel bescheinigt, dürfen Sie die Entgeltfortzahlung verweigern.

Reicht Ihr Mitarbeiter später eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach bzw. kann er seine Arbeitsunfähigkeit anderweitig belegen, müssen Sie die vorerst einbehaltene Vergütung zahlen. Ihr Leistungsverweigerungsrecht besteht also nur vorübergehend.

Beachten Sie aber: Deckt die Arbeitsunfähigkeitbescheinigung nicht die gesamte Fehlzeit ab, dürfen Sie die Entgeltfortzahlung für die nicht abgedeckten Tage verweigern.

Sonderfall Auslandserkrankung:

Erkrankt Ihr Mitarbeiter im Ausland, so muss er Ihnen schnellstmöglich, also telefonisch oder per Fax, seine Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtliche Dauer sowie seine genaue Postanschrift mitteilen; zudem muss der Arbeitnehmer seine Krankenkasse informieren " zumindest soweit er gesetzlich versichert ist. Kehrt der Mitarbeiter aus dem Ausland zurück, muss er Ihnen seine Rückkehr ebenso unverzüglich mitteilen.

Kommt der im Ausland erkrankte Mitarbeiter den oben genannten Pflichten nicht nach, haben Sie ebenfalls ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht, müssen dem Arbeitnehmer also bis zur vollständigen Erledigung seiner Pflichten keine Entgeltfortzahlung leisten.
Gleiches gilt übrigens, solange Ihr Mitarbeiter sich bei einer Erkrankung im Ausland weigert, Ihnen seine Urlaubsadresse mitzuteilen.
Ein endgültiges Leistungsverweigerungsrecht steht Ihnen aber zu, wenn die versäumte Pflicht nach dem Sinn und Zweck nicht mehr nachgeholt werden kann:

Sonderfall Ansprüche gegen Dritte:

Ein Leistungsverweigerungsrecht steht Ihnen übrigens auch so lange zu, wie Ihr Mitarbeiter verhindert, dass Sie Ersatzansprüche gegen einen Dritten geltend machen können.

Beachten Sie aber: Sind Sie auf Grund des verspäteten Einreichens der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung endgültig gehindert, einen Schadensersatzanspruch gegenüber einem Dritten geltend zu machen, z. B. weil der Anspruch zwischenzeitlich verjährt ist, können Sie die Entgeltfortzahlung endgültig verweigern.

Was auch noch wichtig ist: Das Leistungsverweigerungsrecht besteht immer nur dann, wenn Ihr Arbeitnehmer seinen Anzeige-, Nachweis- und Mitteilungspflichten gemäß § 7 Abs. 1 EFZG schuldhaft nicht nachkommt.

Wie lange Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen

Sind die oben genannten Bedingungen erfüllt, hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Der Entgeltfortzahlungsanspruch Ihres Mitarbeiters endet, wenn

  • er wieder arbeitsfähig ist,
  • die Sechs-Wochen-Frist abgelaufen ist oder
  • das Arbeitsverhältnis endet.

Sechs-Wochen-Frist

Ist Ihr Mitarbeiter nicht kurzfristig wieder arbeitsfähig, besteht sein Entgeltfortzahlungsanspruch für längstens sechs Wochen bzw. 42 Kalendertage. Die Sechs-Wochen-Frist beginnt mit dem Tag nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit. Wird Ihr Mitarbeiter während der Arbeitszeit arbeitsunfähig, fließt der angebrochene Arbeitstag nicht in die Sechs-Wochen- Frist ein.
Das Entgelt für den 7. 1. 2002 müssen Sie Ihrem Mitarbeiter im Beispielsfall dennoch bezahlen, allerdings nicht nach § 3 EFZG, sondern nach § 616 BGB wegen kurzfristiger Verhinderung. Ausnahme: Sie haben die Anwendung dieser Vorschrift in dem Arbeitsvertrag mit diesem Mitarbeiter ausgeschlossen, etwa durch eine Formulierung wie ' § 616 BGB findet keine Anwendung'.
Wird Ihr Mitarbeiter an einem Arbeitstag vor Beginn seiner Arbeit arbeitsunfähig, ist dieser Tag in die Sechs- Wochen-Frist mit einzurechnen.
Wird Ihr Mitarbeiter, der eine feste Monatsvergütung (Gehalt) bezieht, an einem arbeitsfreien Tag arbeitsunfähig, läuft die Sechs-Wochen-Frist ab diesem Tag.
Bezieht der Mitarbeiter hingegen ein nach Arbeitsstunden bzw. -tagen berechnetes Entgelt (Lohn), so ist der Tag nicht in die Sechs-Wochen-Frist mit einzubeziehen.
Die Sechs-Wochen-Frist verlängert sich auch nicht für Teilzeitkräfte, die nur an einigen Tagen pro Woche arbeiten bzw. wenn ein Feiertag in die Zeit der Arbeitsunfähigkeit fällt.

Sonderfälle Fortsetzungs- und Wiederholungserkrankung

Fortsetzungserkrankung

Wenn eine Fortsetzungserkrankung vorliegt, bei der dasselbe (unter Umständen chronische) Grundleiden zur wiederholten Arbeitsunfähigkeit Ihres Mitarbeiters führt (z.B. bei Bronchialasthma oder Heuschnupfen), müssen Sie grundsätzlich nur einmal bis längstens sechs Wochen das Entgelt fortzahlen. Hierbei ist es unerheblich, ob die gleichen oder verschiedene Krankheitssymptome auftreten.
Beachten Sie: Dieselbe Krankheit ist nicht gleich bedeutend mit der gleichen Krankheit!

Von der nur einmaligen Entgeltfortzahlungspflicht bei der Fortsetzungserkrankung gibt es aber zwei Ausnahmen, sodass Sie unter Umständen mehrfach zahlen müssen:
Ausnahme 1: Sechs-Monats-Frist:
Die sechswöchige Entgeltfortzahlungspflicht setzt bei einer Fortsetzungserkrankung erneut ein, wenn Ihr Mitarbeiter zwischenzeitlich wegen ein und desselben Grundleidens sechs Monate nicht erkrankt war, wobei während des Sechs-Monats-Zeitraums eine Arbeitsunfähigkeit wegen einer anderen Erkrankung unbeachtlich ist.
Der Sechs-Monats-Zeitraum beginnt am ersten Tag nach Beendigung eines Arbeitsunfähigkeitszeitraums zu laufen und endet am letzten Tag des sechsten Monats.
Ausnahme 2: Zwölf-Monats-Frist:
Unabhängig davon, wie oft Ihr Mitarbeiter innerhalb der letzten zwölf Monate an demselben Grundleiden erkrankte: Sie müssen innerhalb des Zwölf-Monats-Zeitraums für alle Fortsetzungserkrankungen insgesamt höchstens sechs Wochen die Vergütung fortzahlen und spätestens nach 12 Monaten erneut für insgesamt sechs Wochen. Diese Frist beginnt " anders als die Sechs-Monats- Frist " mit dem ersten Tag der ersten Arbeitsunfähigkeit und endet am letzten Tag des zwölften Monats.
Ebenso müssen Sie nur einmal für sechs Wochen das Entgelt fortzahlen, wenn Ihr Mitarbeiter wegen einer einheitlichen Krankheit länger als zwölf Monate arbeitsunfähig ist. Mit Ablauf der Zwölf-Monats-Frist liegt dann keine "erneute" Arbeitsunfähigkeit vor.
Wichtig: Die Sechs-Monats-Frist wird gegenüber der Zwölf-Monats-Frist vorrangig berechnet. Das bedeutet: Beginnt die Sechs-Monats-Frist neu zu laufen, so gilt das auch für die Zwölf-Monats Frist.

Wiederholungserkrankung

Von einer Wiederholungserkrankung spricht man dann, wenn die Arbeitsunfähigkeit auf verschiedenen Ursachen beruht. In diesem Fall hat Ihr Mitarbeiter grundsätzlich für jede neue Erkrankung, die zur Arbeitsunfähigkeit führt, einen neuen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Dies gilt allerdings dann nicht, wenn im Laufe einer Arbeitsunfähigkeit eine zweite Krankheit hinzukommt, die Arbeitsunfähigkeit bewirkt. Dann beginnt für die neu eingetretene Krankheit keine neue Sechs-Wochen-Frist. Sie leisten in diesem Fall insgesamt für höchstens sechs Wochen Entgeltfortzahlung, unabhängig davon, ob es sich um eine Wiederholungs- oder eine Fortsetzungserkrankung handelt.
Erkrankt Ihr Mitarbeiter kurzfristig hintereinander an verschiedenen Krankheiten, beginnt die Sechs-Wochen- Frist für jede Arbeitsunfähigkeit neu, selbst dann, wenn bereits am Tag der vorgesehenen Wiederaufnahme der Arbeit eine andere Krankheit zu erneuter Arbeitsunfähigkeit führt. In diesem Fall ist auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die neue Erkrankung das Feld "Erstbescheinigung" angekreuzt.

Wenn das Arbeitsverhältnis endet

Üblicherweise endet die Entgeltfortzahlungspflicht mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses.

Beachten Sie jedoch, dass Sie auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Entgeltfortzahlung verpflichtet sein können (längstens sechs Wochen), wenn Sie das Arbeitsverhältnis aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit gekündigt haben oder Ihr Mitarbeiter aus einem von Ihnen zu vertretenden Grund fristlos kündigen durfte. Dies gilt entsprechend, wenn das Arbeitsverhältnis auf Ihre Veranlassung wegen der Arbeitsunfähigkeit durch Aufhebungsvertrag endet.
Eine Kündigung aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit wird immer dann unterstellt, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter auf Grund einer Erkrankung, vor Ablauf der Nachweispflicht oder während einer Krankheit kündigen. Dies gilt auch dann, wenn Sie Ihrem kranken Mitarbeiter bereits während der Wartezeit kündigen.
Die Entgeltfortzahlungspflicht würde hier nur entfallen, wenn Sie in diesem Fall beweisen könnten, dass die Kündigung aus einem anderen Grund erfolgte bzw. wenn es sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis gehandelt hat.
Tritt die Arbeitsunfähigkeit erst ein, nachdem die Kündigung ausgesprochen wurde, handelt es sich nicht um eine Kündigung aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit.

Wie viel Sie zahlen müssen

Prüfen Sie zunächst, ob ein eventuell geltender Tarifvertrag oder der Arbeitsvertrag besondere Regelungen enthält. Ist dies nicht der Fall, gehen Sie folgendermaßen vor:

Grundsätzlich müssen Sie Ihrem kranken Mitarbeiter Entgeltfortzahlung auf Grundlage der Vergütung gewähren, die dieser erhalten hätte, wenn er nicht krank gewesen wäre. Dabei gehen Sie immer von der Bruttovergütung aus. Hierzu gehören:

  • Grundbezüge, also Stunden-, Tages-, Wochen-, Monatsvergütungen, Akkord-, Schichtlohn usw.,
  • Zuschläge wie Sonntags-, Feiertags-, Nacht-, Gefahren- und Erschwerniszuschläge,
  • Provisionen, die der Mitarbeiter erzielt hätte,
  • Prämien, z. B. für Pünktlichkeit, soweit Ihr Mitarbeiter diese in der Vergangenheit stets erhalten hat,
  • Sachleistungen, die laufend gewährt werden, also z. B. Kost und Logis,
  • vermögenswirksame Leistungen, die laufend gewährt werden,
  • Schmutzzulagen, soweit diese dem Mitarbeiter nicht zusätzliche Kosten für z. B. Reinigungsmittel ersetzen sollen,
  • soziale Zulagen, z. B. Kinderzuschläge.

Nicht zum fortzuzahlenden Bruttoarbeitsentgelt gehören Überstundenvergütungen, Auslösungen und ähnliche Leistungen, wie Aufwendungsersatz, Fahrgeld, Reisekosten, Spesen und Trennungsgeld.
Da nach dem Lohnausfallprinzip die jeweils aktuellen Gegebenheiten maßgebend sind, müssen Sie Veränderungen, etwa im Hinblick auf Arbeitszeit oder Lohnbzw. Gehaltserhöhungen, berücksichtigen.
Wichtig: Die Entgeltfortzahlung ist in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtig. Das gilt auch für darin enthaltene Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeitszuschläge, die bei Arbeitsfähigkeit des Mitarbeiters steuer- und beitragsfrei gewesen wären.
Erhält Ihr Mitarbeiter einen Zeitlohn (z. B. ein festes Gehalt), ist die Ausgangsbasis für die Entgeltfortzahlung seine regelmäßige Arbeitszeit. Erhält Ihr Mitarbeiter einen Stundenlohn, berechnen Sie die Entgeltfortzahlung also auf Grundlage der ausgefallenen Stunden mit dem jeweiligen Stundenlohn. Beim Wochen- bzw. Monatslohn berechnen Sie die Entgeltfortzahlung auf Grundlage der ausgefallenen tatsächlichen Arbeitstage mit dem jeweiligen Tageslohnwert.
Erhält Ihr Mitarbeiter einen Leistungslohn (z. B. Akkord- oder Stücklohn), gehen Sie vom Verdienst in den letzten 13 Wochen aus.
Das erzielte Entgelt im jeweiligen Zeitraum teilen Sie durch die Zahl der Arbeitstage in diesem Zeitraum, um den Tagessatz für die Zeit der Entgeltfortzahlung zu ermitteln.
Wenn Ihr Mitarbeiter im Gruppenakkord arbeitet, so dürfen Sie die Entgeldfortzahlung einfach durch Vergleich mit anderen Mitarbeitern dieser Gruppe bestimmen.
Eine vergangenheitsbezogene Rückrechnung ist dann entbehrlich.
Wird in Ihrem Betrieb verkürzt gearbeitet und wäre das Arbeitsentgelt Ihres Mitarbeiters bei Arbeitsfähigkeit gemindert, reduziert sich auch die Entgeltfortzahlung entsprechend. Dabei ist es ohne Bedeutung, welche Ursache zu der ausgefallenen Arbeit geführt hat und ob Ihr gesamter Betrieb oder nur der Teil Ihres Betriebes verkürzt arbeitet, in dem Ihr arbeitsunfähiger Mitarbeiter beschäftigt ist.

Wird in Ihrem Betrieb die Arbeitszeit verlagert, sodass dadurch arbeitsfreie Zeiten entstehen, müssen Sie Ihrem arbeitsunfähigen Mitarbeiter für die Tage, an denen er bei Arbeitsfähigkeit kein Entgelt erhalten hätte, auch keine Entgeltfortzahlung leisten. Für planmäßig arbeitsfreie Tage hat Ihr Mitarbeiter also keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Wann Sie die Entgeltfortzahlung erstattet bekommen

Arbeitsunfähigkeit durch Fremdverschulden

Ihr Mitarbeiter kann auch dann Entgeltfortzahlung von Ihnen verlangen, wenn seine Arbeitsunfähigkeit durch einen Dritten verursacht wurde. Allerdings geht dieser Schadensersatzanspruch wegen Verdienstausfalls auf Sie über, das heißt, Sie können das von Ihnen geleistete Entgelt vom eigentlichen Schädiger verlangen.

Im Einzelnen muss der Dritte Folgendes ersetzen:

  • das Bruttoarbeitsentgelt in der Höhe, in der Sie es an Ihren Mitarbeiter fortgezahlt haben
  • einschließlich Zulagen und Zuschlägen,
  • die Arbeitgeberanteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie zur zusätzlichen Alters- und Hinterbliebenenvorsorge,
  • anteilig ein etwaiges, auf die Zeit der Arbeitsunfähigkeit entfallendes Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksame Leistungen und jährliche Sonderzahlungen.

Damit Sie Ihre Ansprüche auch realisieren können, muss Ihnen Ihr Mitarbeiter entsprechende Angaben machen, also z.B. Namen und Anschrift des Schädigers mitteilen.

Tut er das nicht, können Sie die Entgeltfortzahlung verweigern.

Sonderfall: Kleinbetrieb

Sind Sie Arbeitgeber eines Betriebs von bis zu 20 Mitarbeitern, könnte für Sie das so genannte Ausgleichsverfahren in Betracht kommen. Im Rahmen dieses Verfahrens können sich Kleinbetriebe für bestimmte arbeitsunfähige Mitarbeiter die Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erstatten lassen.


Voraussetzung für die Erstattung ist, dass Sie an einem Umlageverfahren teilnehmen, also faktisch eine "Versicherungsprämie" bezahlen.

Welche Mitarbeiter Sie berücksichtigen müssen

Bei der Berechnung der Mitarbeiterzahl in Ihrem Betrieb zählen alle Arbeitnehmer mit, ausgenommen Auszubildende, Heimarbeiter, schwerbehinderte Menschen, Bezieher von Vorruhestandsgeld, Wehr- und Zivildienstleistende sowie Leiharbeitnehmer.

Teilzeitkräfte berücksichtigen Sie nach § 10 Abs. 2 S. 5 und 6 LFZG wie folgt: bei einer regelmäßigen Arbeitszeit von

  • nicht mehr als zehn Stunden/Woche oder 45 Stunden/Monat gar nicht,
  • bis zu 20 Stunden/Woche mit dem Faktor 0,5 und
  • bis zu 30 Stunden/Woche mit dem Faktor 0,75.

Haben Sie mehrere Betriebe, so ist die Gesamtanzahl Ihrer Arbeitnehmer in allen Betrieben maßgebend.

Bei schwankender Beschäftigtenzahl (insbesondere bei Saisonbetrieben) wird das abgelaufene Jahr bewertet.

Ihr Betrieb nimmt dann am Ausgleichsverfahren teil, wenn an mindestens acht Monatsersten die Arbeitnehmerzahl von 20 nicht überschritten wurde.

Träger des Ausgleichsverfahrens sind die Orts- und Innungskrankenkassen, die Bundesknappschaft und die See-Krankenkasse.

Ihren Erstattungsanspruch richten Sie auch dann an diese Kassen, wenn Ihr Mitarbeiter privat bzw. bei einer Ersatz- oder Betriebskrankenkasse versichert ist.

Was Sie erstattet bekommen

Aus der so genannten Ausgleichskasse U 1 wird Ihnen die Entgeltfortzahlung für Arbeiter und Auszubildende erstattet; hinzu kommen die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge, sofern die Kassensatzung keine pauschale Erstattung vorsieht.

Ganz wichtig:

Eine Erstattung der Entgeltfortzahlung für Angestellte ist nicht vorgesehen! Aus der Ausgleichskasse U 2 werden Ihnen der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld, weitergezahlte Bezüge für Beschäftigungsverbote laut Mutterschutzgesetz sowie die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge, sofern die Kassensatzung keine pauschale Erstattung vorsieht, erstattet.

Nicht erstattungsfähig sind Sonderzuwendungen wie zusätzliches Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Gewinnbeteiligungen sowie sonstige freiwillige Zahlungen.

Weblinks

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Elternzeit

Mit Wirkung zum 1. 1. 2001 hat der Gesetzgeber zahlreiche Änderungen beim Recht auf Elternzeit (die bis Ende 2000 Erziehungsurlaub hieß) vorgenommen. Lesen Sie im nachstehenden Beitrag,

  • wie die Elternzeit jetzt ausgestaltet ist,
  • an welche Spielregeln sich Ihr Mitarbeiter halten muss,
  • auf was Sie achten müssen, wenn ein Mitarbeiter Elternzeit von Ihnen verlangt, und
  • wie Sie die Fehlzeiten des Mitarbeiters am besten überbrücken können.
Inhalt:
  • Wer Anspruch auf Elternzeit hat
  • Wie viel Elternzeit Sie gewähren müssen
  • Leibliches Kind
  • Adoptiertes Kind
  • Wie Ihr Mitarbeiter Elternzeit verlangen muss
  • Antragsfristen
  • Mitteilung der Dauer der Elternzeit
  • Wenn Ihr Mitarbeiter Elternzeit auf später übertragen will
  • Wenn die Elternzeit vorzeitig beendet oder verlängert werden soll
  • Vorzeitiges Ende der Elternzeit
  • Verlängerte Elternzeit
  • Wenn Ihr Mitarbeiter während der Elternzeit arbeiten will
  • Ihr Arbeitnehmer will bei einem anderen Arbeitgeber oder selbstständig tätig werden
  • Ihr Mitarbeiter behält seine Arbeitszeit bei Ihnen bei
  • Ihr Arbeitnehmer will seine Arbeitszeit bei Ihnen verringern
  • Wie sich Elternzeit und Teilzeitarbeit auf das Hauptarbeitsverhältnis auswirken
  • Erholungsurlaub
  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Kündigungsverbot
  • Die Einstellung einer Ersatzkraft für den Mitarbeiter in Elternzeit
  • Weblinks

Wer Anspruch auf Elternzeit hat

Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter, in dessen Haushalt ein Kind lebt, das er selbst betreut und erzieht, ein Recht auf Elternzeit. Dieser Anspruch besteht nach § 15 Abs. 1 Bundeserziehungsgeldgesetz für die Betreuung und Erziehung folgender Kinder:

  • das leibliche oder adoptierte Kind Ihres Mitarbeiters, für das er sorgeberechtigt ist
  • das leibliche Kind Ihres Mitarbeiters, das in seinem Haushalt lebt, für das er aber nicht sorgeberechtigt ist
  • das leibliche Kind des Ehegatten Ihres Mitarbeiters. Sollte Ihr Arbeitnehmer für dieses Kind nicht sorgeberechtigt sein (sondern nur sein Ehegatte), muss der sorgeberechtigte Elternteil der Elternzeit des nicht sorgeberechtigten Ehegatten zustimmen
  • das Kind, das Ihr Mitarbeiter mit dem Ziel der Adoption in seine Obhut genommen hat
  • das Kind, für das die Vaterschaft Ihres Mitarbeiters feststeht, auch schon bevor die Vaterschaft rechtswirksam festgestellt wurde

Auf die Voraussetzung, dass das Kind von Ihrem Mitarbeiter betreut und erzogen werden muss, kann in Fällen besonderer Härte verzichtet werden. Dies ist etwa anzunehmen, wenn ein Elternteil wirtschaftlich erheblich gefährdet, schwer krank, behindert ist oder stirbt. Es reicht hier also aus, dass Ihr Arbeitnehmer mit dem Kind in einem Haushalt lebt. In solchen Härtefällen können auch Verwandte bis zum dritten Grad (darunter fallen z.B. Eltern, Geschwister, Onkel und Tanten, Cousins und Cousinen) oder deren Ehegatten für die Betreuung eines Kindes, für das sie nicht sorgeberechtigt sind, Elternzeit nehmen.

Ob der Ehegatte Ihres Mitarbeiters ebenfalls Elternzeit beansprucht oder nicht, ist gleichgültig; nach der Neufassung des Gesetzes können auch beide Elternteile gleichzeitig Elternzeit nehmen. Diese Regelung gilt aber nur für Kinder, die ab dem 1. 1. 2001 geboren wurden oder in Obhut genommen worden sind. Für vorher geborene Kinder oder Kinder, die zuvor in Obhut genommen wurden, gelten die alten Regelungen des BErzGG weiter; danach ist eine gemeinsame Elternzeit ausgeschlossen.

Wie viel Elternzeit Sie gewähren müssen

Leibliches Kind

Für ein leibliches Kind kann Ihr Mitarbeiter nur Elternzeit verlangen, bis es das dritte Lebensjahr vollendet hat ( § 15 Abs. 2 S. 1 BErzGG). Die Mutterschutzfrist von acht Wochen (bei Mehrlingsgeburten 12 Wochen) wird hierauf im Regelfall angerechnet.

Eine Anrechnung der Mutterschutzfrist kann in Härtesituationen allerdings entfallen, z.B. wenn der Vater nach der Geburt schwer krank wird.

Neu ist für die ab dem 1. 1. 2001 Geborenen bzw. in Obhut Genommenen, dass bis zu 12 Monate der maximal dreijährigen Elternzeit auch in der Zeit genommen werden dürfen, bis das Kind sein achtes Lebensjahr vollendet hat. Eine solche Übertragung der Elternzeit setzt allerdings voraus, dass Sie ihr zustimmen.

Adoptiertes Kind

Ist das von Ihrem Mitarbeiter betreute Kind adoptiert oder in Adoptionspflege genommen worden, so besteht der Anspruch auf Elternzeit ebenfalls für insgesamt drei Jahre. Allerdings läuft diese Frist erst von dem Zeitpunkt an, zu dem das Kind in Obhut genommen wurde. Länger als bis zum achten Geburtstag des Kindes darf aber keine Elternzeit beansprucht werden, sodass sich für ältere adoptierte Kinder durchaus weniger als drei Jahre Elternzeit ergeben können.

Auch Adoptiv(pflege)eltern können mit Ihrer Zustimmung eine Elternzeit von bis zu 12 Monaten auf einen späteren Zeitraum übertragen, allerdings ebenfalls nur so lange, bis das Adoptiv(pflege)kind sein achtes Lebensjahr vollendet hat.

Auch diese Regelung gilt nur für die seit dem 1. 1. 2001 in Obhut genommenen Kinder.

Unabhängig davon, ob das Kind leiblich oder adoptiert ist: Die von den Elternteilen allein oder gemeinsam genommene Elternzeit darf insgesamt nur auf bis zu vier Zeitabschnitte verteilt werden.

Wie Ihr Mitarbeiter Elternzeit verlangen muss

Ihr Mitarbeiter muss bestimmte Formalitäten einhalten, wenn er Elternzeit beansprucht. So muss er die Elternzeit von Ihnen schriftlich verlangen.

Antragsfristen

Soll die Elternzeit direkt nach der Geburt oder direkt im Anschluss an den Mutterschutz genommen werden, muss sie sechs Wochen vor Beginn der Elternzeit verlangt werden.

Soll die Elternzeit nicht unmittelbar im Anschluss an die Geburt oder die Mutterschutzfrist beginnen, so beträgt die Ankündigungsfrist acht Wochen.

Ausnahmsweise sind auch kürzere Fristen zulässig, wenn dringende Gründe vorliegen, z.B. Ihr Mitarbeiter ohne sein Verschulden den Beginn einer Adoptionspflege nicht ausreichend vorplanen konnte oder das Kind früher als erwartet zur Welt kommt.

Im Übrigen gilt: Versäumt Ihr Mitarbeiter die Sechs- bzw. Acht-Wochen-Frist, so muss er den Termin für den Beginn der Elternzeit entsprechend verschieben " es sei denn, Sie kommen ihm hier entgegen.

Mitteilung der Dauer der Elternzeit

Wenn Ihr Mitarbeiter Elternzeit von Ihnen verlangt, muss er Ihnen auch mitteilen, für welche Zeiten innerhalb von zwei Jahren er Elternzeit beanspruchen will. Will er auch im dritten Jahr Elternzeit nehmen, darf er Ihnen das noch später mitteilen (dann unter Einhaltung der Acht-Wochen-Frist).

Für die zwei Jahre ist die Festlegung verbindlich. Das heißt, der Mitarbeiter kann nicht ohne Ihre Zustimmung die Verteilung der Elternzeit in den zwei Jahren in Abschnitte mit und ohne Elternzeit ändern.

Wenn Ihr Mitarbeiter Elternzeit auf später übertragen will

Grundsätzlich gilt: Steht Ihrem Mitarbeiter nach dem Gesetz Elternzeit zu und hat er sie ordnungsgemäß von Ihnen verlangt, darf er sie nehmen und der Arbeit fernbleiben. Ihre Zustimmung benötigt er nicht.

Will Ihr Mitarbeiter allerdings einen Teil seiner Elternzeit (maximal 12 Monate) nehmen, wenn das Kind zwischen drei und acht Jahren alt ist (was für die ab dem 1. 1. 2001 geborenen bzw. in Obhut genommenen Kinder möglich ist), geht dies geht nur mit Ihrer Zustimmung.

Erteilen Sie diese, ist sie verbindlich und gibt Ihrem Mitarbeiter einen Anspruch darauf, später seine Elternzeit in Anspruch zu nehmen. Beachten Sie dabei, dass Ihre Zustimmung auch formlos gültig ist, das heißt, Sie sind auch an eine mündliche Zusage gebunden. Erteilen Sie die Zustimmung deshalb nur nach sorgfältiger Überlegung.

Unabhängig davon liegt die Beweislast dafür, ob Sie die Zustimmung erteilt haben, beim Arbeitnehmer.

An eine Zustimmung, die ein etwaiger früherer Arbeitgeber erteilt hat, sind Sie übrigens nicht gebunden. Dieses Risiko trägt also der Arbeitnehmer.

Beachten Sie auch, dass Ihr Mitarbeiter bei einer Übertragung der Elternzeit auf einen späteren Zeitpunkt Ihnen letztlich erst acht Wochen, bevor er seine Elternzeit beginnen lassen will, den genauen Zeitraum mitteilen muss.

Wenn die Elternzeit vorzeitig beendet oder verlängert werden soll

Ist " gegebenenfalls in Absprache mit Ihnen " festgelegt, wann der Mitarbeiter seine Elternzeit nehmen will, ist dies für beide Seiten verbindlich. Eine vorzeitige Beendigung bzw. Verlängerung der Elternzeit kommt nur in besonderen Fällen in Frage.

Vorzeitiges Ende der Elternzeit

Die Elternzeit wird durch den Tod des Kindes außerplanmäßig beendet, und zwar spätestens drei Wochen (auf Wunsch des Mitarbeiters auch früher) nach dem Tod des Kindes.

In allen sonstigen Fällen kann die Elternzeit grundsätzlich nur mit Ihrer Zustimmung vorzeitig beendet werden. Ob Sie dem Wunsch Ihres Mitarbeiters zustimmen, ist Ihre freie Entscheidung, es sei denn, ein weiteres Kind wird geboren oder es tritt ein Härtefall (z.B. schwere Krankheit eines Elternteils) ein. In diesem Fall dürfen Sie die vorzeitige Beendigung der Elternzeit nur ablehnen, wenn dem dringende betriebliche Gründe entgegenstehen. Ist Letzteres gegeben, müssen Sie die vorzeitige Beendigung schriftlich ablehnen, und zwar innerhalb von vier Wochen, nachdem der Mitarbeiter Sie um vorzeitige Beendigung gebeten hat.

Unzulässig ist es übrigens, wenn Ihre Mitarbeiterin die Elternzeit vorzeitig beenden will, um den von Ihnen zu zahlenden Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu erhalten.

Leistet Ihre Mitarbeiterin während der Elternzeit Teilzeitarbeit und entbindet sie erneut, so darf sie die Elternzeit vorzeitig beenden, sobald die Mutterschutzfrist für das gerade geborene Kind beginnt ( § 16 Abs. 3 S. 3 BErzGG).

Ein männlicher Mitarbeiter kann die Elternzeit wegen der Geburt eines weiteren Kindes bereits zum Zeitpunkt der Geburt vorzeitig beenden, wenn kein dringender betrieblicher Grund entgegensteht.

Verlängerte Elternzeit

Eine Verlängerung der einmal festgelegten Elternzeit ist grundsätzlich nur mit Ihrer Zustimmung möglich.

Ihr Mitarbeiter hat ausnahmsweise einen Anspruch auf Verlängerung, wenn ein vorgesehener Wechsel der Betreuungsperson aus wichtigem Grund nicht erfolgen kann. Das ist beispielsweise der Fall, wenn der Ehegatte Ihres Mitarbeiters, der die Betreuung übernehmen sollte, plötzlich so schwer krank wird, dass er das Kind nicht versorgen kann; oder: Ihr Mitarbeiter lässt sich während der Elternzeit von seinem Ehegatten, der wegzieht, scheiden und erhält das alleinige Sorgerecht. Dann kann der Wechsel der Elternzeit auf den inzwischen nicht mehr sorgeberechtigten Ex-Ehegatten nicht mehr erfolgen.

Wenn Ihr Mitarbeiter während der Elternzeit arbeiten will

Ihr Mitarbeiter darf während der Elternzeit Teilzeitarbeit bei einem anderen Arbeitgeber, als Selbstständiger oder bei Ihnen leisten. Dabei ist Teilzeitarbeit bis zu 30 Stunden wöchentlich zulässig (für die vor dem 1. 1. 2001 geborenen bzw. in Obhut genommenen Kinder allerdings weiterhin nur bis zu 19 Stunden).

Ihr Arbeitnehmer will bei einem anderen Arbeitgeber oder selbstständig tätig werden

Will Ihr Mitarbeiter während seiner Elternzeit bei einem anderen Arbeitgeber Teilzeitarbeit leisten oder als Selbstständiger arbeiten, benötigt er hierfür Ihre Zustimmung.

Sie dürfen einen derartigen Wunsch allerdings nur aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen, etwa, wenn der Mitarbeiter bei einem Ihrer Wettbewerber arbeiten will. Ihre Ablehnung müssen Sie dann schriftlich innerhalb von vier Wochen erklären. Tun Sie das nicht, gilt die Zustimmung zur Teilzeittätigkeit als erteilt.

Ihr Mitarbeiter behält seine Arbeitszeit bei Ihnen bei

War der Mitarbeiter bislang in Teilzeit tätig und will er seine bisherige Teilzeitbeschäftigung bei Ihnen auch während seiner Elternzeit in gleichem Umfang fortsetzen, hat er einen Anspruch darauf " wenn die Teilzeittätigkeit maximal 30 Stunden wöchentlich betrug. Sie dürfen in diesem Fall eine Weiterarbeit also nicht ablehnen. Es bleibt für Sie praktisch also alles beim Alten " bis auf die Tatsache, dass Sie während der Elternzeit dem Mitarbeiter grundsätzlich nicht kündigen können.

Ohne eine solche Erklärung haben Sie keinen Nachweis, dass Ihr Mitarbeiter während der Elternzeit zu den bisher vereinbarten Konditionen weiter arbeitet.

Beachten Sie: Ein Anspruch auf Teilzeit besteht nur für die seit dem 1.1.2001 geborenen bzw. in Obhut genommenen Kinder.

Ihr Arbeitnehmer will seine Arbeitszeit bei Ihnen verringern

Anders sieht es aus, wenn Ihr Mitarbeiter seine Arbeitszeit verringern, also während der Elternzeit weniger arbeiten will als zuvor.

Ein Anspruch Ihres Mitarbeiters in Elternzeit auf eine Verringerung seiner Arbeitszeit besteht unter folgenden Voraussetzungen:

  • Sie beschäftigen in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmer. Dabei zählen Teilzeitkräfte nicht nur anteilig entsprechend ihrer Arbeitszeit, sondern voll als ein Arbeitnehmer " egal, ob sie fünf oder 25 Stunden in der Woche arbeiten; nur Auszubildende sind nicht mitzurechnen. In kleineren Betrieben besteht also kein Anspruch auf eine Verringerung der Arbeitszeit.
  • Das Arbeitsverhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter in Elternzeit besteht ohne Unterbrechung länger als sechs Monate. Ist diese Wartezeit nicht erfüllt, kann keine Verringerung der Arbeitszeit beansprucht werden.
  • Der Mitarbeiter beantragt Teilzeitarbeit mit einer regelmäßigen Arbeitszeit zwischen 15 und 30 Stunden wöchentlich und das für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten. Auf mehr oder weniger Wochenarbeitszeit oder Teilzeitarbeit für einen kürzeren Zeitraum hat Ihr Mitarbeiter also keinen Anspruch.
  • Dem Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit stehen keine dringenden betrieblichen Gründe entgegen.
  • Ihr Mitarbeiter muss die Verringerung der Arbeitszeit schriftlich acht Wochen, bevor die Arbeitszeit verringert werden soll, von Ihnen verlangt haben.
  • Ein Anspruch auf Teilzeitarbeit besteht ferner nur für die seit dem 1. 1. 2001 geborenen bzw. in Obhut genommenen Kinder.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann Ihr Mitarbeiter während der Gesamtdauer seiner Elternzeit zwei Mal eine Verringerung seiner Arbeitszeit verlangen. Das bedeutet: Wenn Ihr Mitarbeiter bereits zu Beginn der Elternzeit seine Arbeitszeit verringert hat, so kann er ein weiteres Mal auf einer Verringerung der Arbeitszeit beharren " solange diese nicht unter 15 Wochenstunden sinkt, denn darauf hat er keinen Anspruch.

Für die Umsetzung des Anspruchs auf Verringerung der Arbeitszeit sieht das Gesetz ein zweistufiges Verfahren vor:

Zunächst sollten Sie versuchen, sich mit Ihrem Arbeitnehmer über die Verringerung der Arbeitszeit innerhalb von vier Wochen, nachdem er einen entsprechenden schriftlichen Antrag gestellt hat, zu einigen. Im Rahmen einer solchen Einigung kann dann eine beliebige Wochenarbeitszeit von bis zu 30 Stunden vereinbart werden; eine Untergrenze gibt es nicht. Wenn Sie mitmachen, kann die Arbeitszeit also auch auf weniger als 15 Stunden gesenkt werden.

Erst wenn eine Einigung scheitert, ist ein förmliches Verfahren vorgesehen. Hier muss Ihr Mitarbeiter seinen Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit schriftlich geltend machen, und zwar spätestens acht Wochen, bevor er seine Arbeitszeit verringern will.

Versäumt er diese Frist, kann die Arbeitszeit erst entsprechend später, also acht Wochen nach Zugang seines Anspruchsschreibens, reduziert werden. Allerdings kann in diesem förmlichen Verfahren nur eine Verringerung auf einen Umfang von 15 bis 30 Wochenstunden beansprucht werden, das heißt, hier gibt es nicht nur eine Ober-, sondern auch eine Untergrenze.

Wenn Sie mit der beanspruchten Arbeitszeitverringerung nicht einverstanden sind, müssen Sie die Forderung Ihres Mitarbeiters schriftlich begründet innerhalb von vier Wochen nach Antragstellung ablehnen. Erst nach Ablauf dieser vier Wochen kann der Mitarbeiter dann auf eine Verringerung seiner Arbeitszeit klagen " entweder, weil Sie eine Teilzeitvereinbarung abgelehnt haben oder weil Sie auch nur untätig geblieben sind.

Bedenken Sie vor einer möglichen Ablehnung, dass eine Verringerung der Arbeitszeit auch für Sie Vorteile haben kann: So bleibt Ihr Mitarbeiter während seiner Elternzeit weiterhin in Ihren Betrieb eingebunden, was eine spätere volle Wiedereingliederung erleichtert. Zudem können Sie sich eventuell eine Ersatzkraft, die erst eingearbeitet werden müsste, sparen.

Falls ein Anspruch besteht, sollten Sie sich bemühen, eine einvernehmliche Regelung zu erzielen. Sie ersparen sich dann mit einem frühzeitigen Einlenken viel Ärger, Zeit und Geld.

Falls kein Anspruch existiert, z.B. weil der Mitarbeiter erst kurz bei Ihnen ist, können Sie das Ansinnen Ihres Arbeitnehmers ohne Weiteres ablehnen. Teilen Sie dies dem Mitarbeiter dann aber unbedingt schriftlich mit und begründen Sie Ihre Ablehnung. Hierbei können Sie insbesondere diejenigen Voraussetzungen anführen, die für einen Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit fehlen.

Beachten Sie im Übrigen: Jede neue Regelung zur Änderung der Arbeitszeit stellt eine Vertragsänderung dar. Halten Sie deshalb die wesentlichen Regelungspunkte immer schriftlich fest, insbesondere diejenigen, die sich gegenüber dem ursprünglichen Vertrag ändern. So muss die Teilzeitvereinbarung immer enthalten, wie viele Stunden in der Woche gearbeitet wird, an welchen Tagen die Arbeit geleistet wird und welches Entgelt zu zahlen ist.

Wie sich Elternzeit und Teilzeitarbeit auf das Hauptarbeitsverhältnis auswirken

Während der Elternzeit besteht das Hauptarbeitsverhältnis zwar weiter, es ruht jedoch. Das bedeutet, dass die Hauptpflichten " die Tätigkeit des Arbeitnehmers auf der einen und ihre Entgeltzahlung auf der anderen Seite " während der Elternzeit nicht erfüllt werden müssen. Nebenpflichten, etwa die Verschwiegenheitspflicht oder das Wettbewerbsverbot, bestehen aber weiterhin. Leistet der Mitarbeiter während der Elternzeit Teilzeitarbeit bei Ihnen, müssen Sie hierfür selbstverständlich das für die Teilzeitarbeit vereinbarte bzw. entsprechende geminderte Entgelt bezahlen.

Erholungsurlaub

Konnte Ihr Mitarbeiter vor seiner Elternzeit seinen Jahresurlaub gar nicht oder nicht vollständig nehmen, müssen Sie ihm seinen noch offenen Resturlaub im Anschluss an die Elternzeit gewähren, allerdings nur in dem Jahr, in dem die Elternzeit endet bzw. im darauf folgenden Jahr. Dabei können nur solche Urlaubstage übertragen werden, die der Mitarbeiter " wäre er nicht in die Elternzeit gegangen " noch hätte beanspruchen können.

Achtung: Erholungsurlaub wird nur für den nicht teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter in Elternzeit übertragen; ein Teilzeitbeschäftigter kann seinen Erholungsurlaub nämlich während der Teilzeittätigkeit nehmen.

Wird das Arbeitsverhältnis nach der Elternzeit nicht fortgesetzt, müssen Sie Ihrem Mitarbeiter etwaige offene Urlaubstage ausbezahlen. Für beispielsweise zehn Tage Resturlaub müssen Sie also Arbeitsentgelt für zehn Tage bezahlen.

Neben dem Übertrag etwaigen Resturlaubs in die Zeit nach der Elternzeit stellt sich auch die Frage, wie viel Urlaub dem Mitarbeiter in Elternzeit für das Jahr zusteht, in dem er aus der Elternzeit zurückkehrt. Dabei gilt:

Soweit während der Elternzeit Teilzeitarbeit bei Ihnen geleistet wird, dürfen Sie den Erholungsurlaub nicht kürzen.

Ist Ihr Arbeitnehmer während der Elternzeit jedoch für Sie nicht in Teilzeitarbeit tätig, so können Sie den Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat, für den Ihr Mitarbeiter Elternzeit nimmt, um ein Zwölftel kürzen. Dabei gilt dieses Zwölftelungsprinzip nur für volle Kalendermonate.

War Ihr Mitarbeiter im gesamten Kalenderjahr in Elternzeit (ohne Teilzeitarbeit), so führt die Kürzungsregel des § 17 Abs. 1 S. 1 BErzGG dazu, dass für dieses Kalenderjahr überhaupt kein Erholungsurlaub zu gewähren ist.

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Urlaubsgeldzahlungen dürfen Sie während der Elternzeit nicht ohne Weiteres kürzen.

Gibt es eine Urlaubsgeldvereinbarung, nach der Sie das Urlaubsgeld in pauschaler, von den Urlaubstagen unabhängiger Höhe zu einem festen Termin ausbezahlen, können Sie das Urlaubsgeld des Mitarbeiters in Elternzeit nur kürzen, wenn Sie dies ausdrücklich in der Urlaubsgeldvereinbarung festgehalten haben; andernfalls müssen Sie dem Mitarbeiter in Elternzeit am gleichen Tag wie allen anderen Mitarbeitern das volle Urlaubsgeld zahlen.

Gibt es keine solche Vereinbarung, müssen Sie dem Mitarbeiter Urlaubsgeld auch nur für die Zeit bezahlen, für die er Urlaubsansprüche hat. War Ihr Mitarbeiter demnach im gesamten Kalenderjahr in Elternzeit, müssen Sie für dieses Kalenderjahr auch kein Urlaubsgeld zahlen.

Im Übrigen ist eine Kürzung möglich, wenn Sie nur für jeden tatsächlich genommenen Urlaubstag einen bestimmten Betrag als Urlaubsgeld auszahlen. Weil der Mitarbeiter während der Elternzeit aber keine Urlaubstage erhält, müssen Sie ihm bei einer solchen Urlaubsgeldvereinbarung auch kein Urlaubsgeld zahlen.

Die Frage, ob dem Mitarbeiter in Elternzeit Weihnachtsgeld zusteht, stellt sich ebenfalls nur dann, wenn keine Teilzeitarbeit geleistet wird; der Teilzeitbeschäftigte erhält Weihnachtsgeld wie jeder andere Mitarbeiter auch.

Das Weihnachtsgeld für den nicht teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter in Elternzeit dürfen Sie nur dann für jeden vollen Monat der Elternzeit um 1/12 kürzen, wenn das Weihnachtsgeld eine Vergütung für tatsächlich erbrachte Leistungen ist. Soll die Zahlung nur die Betriebstreue belohnen, steht dem Mitarbeiter das volle Geld zu, es sei denn, Sie haben eine Kürzung vereinbart.

Welchen Charakter das Weihnachtsgeld hat, ist oft kaum zu ermitteln; klare vertragliche Regelungen sind daher sinnvoll.

Kündigungsverbot

Während sich Ihr Mitarbeiter in Elternzeit befindet, dürfen Sie ihm im Regelfall nicht kündigen. Dieses Kündigungsverbot gilt auch schon eine gewisse Zeit bevor die Elternzeit beginnt (Vorwirkung), und zwar ab dem Zeitpunkt, zu dem Elternzeit verlangt wird, höchstens aber acht Wochen vor Beginn der Elternzeit.

Diese Vorwirkung gilt für jeden erneuten Antrag auf Elternzeit, nicht aber für Abschnitte, die in dem verbindlich festzulegenden Zeitraum von zwei Jahren liegen.

Ihre nächste Möglichkeit zu kündigen besteht damit im Regelfall am ersten Arbeitstag des Mitarbeiters nach dem Ende seiner Elternzeit. Hierbei müssen Sie dann die jeweiligen Kündigungsfristen einhalten.

Der Mitarbeiter in der Elternzeit hat es hier leichter: Er darf auch während der Elternzeit unter Einhaltung seiner Kündigungsfrist kündigen. Zusätzlich besteht ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Elternzeit.

Wichtig: Das Kündigungsverbot des § 18 BErzGG gilt auch für den Mitarbeiter, der während der Elternzeit bei Ihnen in Teilzeit arbeitet. Selbst einem teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter, der zwar keine Elternzeit beantragt hat, jedoch Elternzeit beanspruchen könnte, kommt der Schutz des § 18 BErzGG zugute!

In besonderen Fällen kann die für Arbeitsschutz zuständige oberste Landesbehörde allerdings Ihre an sich ausgeschlossene Kündigung für zulässig erklären. Ihr Antrag, den Sie vor Ausspruch der Kündigung stellen müssen, hat z.B. Aussicht auf Erfolg, wenn Sie den Betriebsteil, in dem der Mitarbeiter in Elternzeit beschäftigt ist, stilllegen oder an einen anderen Ort verlegen möchten.

Achtung: Ist Ihre Mitarbeiterin während der Elternzeit schwanger geworden, müssen Sie für eine Kündigung außerdem die Zustimmung der für den Mutterschutz zuständigen Behörde einholen.

Die Einstellung einer Ersatzkraft für den Mitarbeiter in Elternzeit

In vielen Fällen müssen Sie für die Dauer der Elternzeit eine Ersatzkraft einstellen. Mit dieser schließen Sie am besten einen befristeten Arbeitsvertrag für die Dauer der Elternzeit und/oder für die Zeit des Mutterschutzes.

Die befristete Beschäftigung einer solchen Vertretung ist in § 21 Abs. 1 BErzGG ausdrücklich als sachlicher Grund anerkannt.

Außerdem dürfen Sie den Befristungszeitraum um die Zeit verlängern, in der sich die Vertretung erst einarbeiten muss.

Ein entsprechender Vertrag mit der Vertretungskraft ist in aller Regel zweckbefristet, endet also erst mit dem Ende der Elternzeit.

Auf Grund dieser Zweckbefristung muss die Ersatzkraft auch dann weiter zur Arbeit erscheinen, wenn der Mitarbeiter in Elternzeit die Elternzeit mit Ihrer Zustimmung verlängert. Wenn die Elternzeit vorzeitig beendet wird, müssen Sie das der Ersatzkraft zwei Wochen vorher mitteilen. Versäumen Sie diese Frist, kann die Ersatzkraft für zwei Wochen ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie Ihr das Ende der Elternzeit mitgeteilt haben, Entgelt verlangen.

Denkbar ist auch der Abschluss eines zeitbefristeten Arbeitsvertrags, in dem Sie die Dauer kalendermäßig bestimmen (vom ... bis ...). Ein solcher Arbeitsvertrag ist jedoch nicht zu empfehlen: Dann müssten Sie in dem Fall, dass der Mitarbeiter in Elternzeit Sie um eine Verlängerung bittet, auch den Arbeitsvertrag mit der Ersatzkraft verlängern, was schwierig sein kann.

Falls die Elternzeit vorzeitig beendet würde, müssten Sie der Ersatzkraft kündigen. Hierfür gewährt Ihnen § 21 Abs. 4 BErzGG zwar in den Fällen, in denen Sie die vorzeitige Beendigung nicht ablehnen können, ein Sonderkündigungsrecht mit einer dreiwöchigen Kündigungsfrist, für das kein allgemeiner Kündigungsschutz gilt. Allerdings kann sich die Ersatzkraft auf besonderen Kündigungsschutz (etwa Mutterschutz) berufen, sodass für Sie die Gefahr besteht, die Ersatzkraft bis zum vereinbarten Ende des befristeten Arbeitsvertrags weiterbeschäftigen zu müssen, obwohl der Mitarbeiter in Elternzeit bereits zurückgekehrt ist.

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Entgeltfindung

Löhne und Gehälter festzulegen und anzupassen, ist eine Ihrer wichtigsten, aber auch eine der schwierigsten und teilweise unangenehmsten Aufgaben.

"Was muss ich zahlen, damit meine Mitarbeiter nicht abspringen?" – "Wie sorge ich dafür, dass die Vergütung niemanden demotiviert?" – "Was zahlt die Konkurrenz?" – "Wie kann ich sicherstellen, dass keiner auf den anderen neidisch ist?" – Diese und andere Fragen sind zu beantworten, wenn Sie ein Vergütungssystem in Ihrem Unternehmen entwerfen oder überarbeiten.

Dieser Beitrag hilft Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen. Lesen Sie hierzu,

  • warum eine sichere Gehaltsfindung so wichtig ist,
  • wie Sie Schritt für Schritt ein Entgeltsystem entwickeln und
  • was Sie bei Gehaltsverhandlungen beachten sollten.
Inhalt:
  • Warum die richtige Gehaltshöhe so wichtig ist
  • So entwicklen Sie Schritt für Schritt Ihr Vergütungssystem
  • Schritt 1: Beachten Sie die grundsätzlichen Anforderungen an ein Vergütungssystem
  • Schritt 2: Sammeln und bewerten Sie die gestellten Anforderungen
  • Schritt 3: Verknüpfen Sie die Lohngruppen mit einer bestimmten Vergütung
  • Schritt 4: Beachten Sie auch die individuelle Leistung Ihrer Mitarbeiter
  • Schritt 5: Wie Sie mit besonderen Zulagen umgehen
  • Schritt 6: So behalten Sie Ihre Personalkosten im Griff
  • So setzen Sie Ihr System richtig um
  • Wie Sie im Einzelfall mit Markteinflüssen umgehen
  • Das sollte in Gehaltsverhandlungen nicht passieren
  • Weblinks

Warum die richtige Gehaltshöhe so wichtig ist

Die Vergütung ist einer der zentralen Punkte, wenn es um die Einstellung gesuchter Leistungsträger geht. Auch wenn die Entscheidung des Einzelnen für einen Arbeitgeber sicherlich nicht nur von der Höhe des Entgelts abhängt, so beeinflusst das Gehaltssystem die Attraktivität eines Unternehmens am Arbeitsmarkt doch erheblich.

Mit einem angemessenen Gehalt bringen Sie Ihren Mitarbeitern und deren Arbeit Wertschätzung entgegen. Dies führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden und bereit sind, ihre Aufgaben verantwortungsbewusst auszufüllen. Wenn auch andere Rahmenbedingungen " vor allem die Mitarbeiterführung und das Betriebsklima " stimmen, können Sie Ihre Mitarbeiter mit dem richtigen Entgeltsystem motivieren, mehr und bessere Arbeit zu leisten.

So entwicklen Sie Schritt für Schritt Ihr Vergütungssystem

Schritt 1: Beachten Sie die grundsätzlichen Anforderungen an ein Vergütungssystem

Bevor Sie in die Planungsdetails einsteigen, sollten Sie sich zunächst die wichtigsten Grundregeln vor Augen führen:

1. Halten Sie die gesetzlichen und tarifvertraglichen Rahmenbedingungen ein

Es gibt in Deutschland keinen gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn. Ausnahme ist lediglich die Bauwirtschaft. Dafür gilt die "Dritte Verordnung über zwingende Arbeitsbedingungen im Baugewerbe", nach der allen Bauarbeitern auf deutschen Baustellen der tariflich vereinbarte Mindestlohn zu zahlen ist.

In allen anderen Branchen herrscht Vertragsfreiheit: Die Lohnhöhe ist also Verhandlungssache.

Das heißt aber nicht, dass Sie die Lohnhöhe immer nach Belieben bestimmen dürfen: Bei Tarifbindung müssen Sie den Tariflohn als Mindestvergütung zahlen. Und bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung und insbesondere bei leistungsbezogenen Entgelten wie etwa dem Akkordlohn hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht.

Sind Sie nicht tarifgebunden, brauchen Sie sich zwar nicht an den Tarifvertrag anzulehnen; Sie dürfen die Entlohnung aber nicht so gering bemessen, dass man von strafbarem Lohnwucher sprechen kann.

Dieser wäre gegeben, wenn ein Arbeitgeber mit einem beruflich qualifizierten Arbeitnehmer, der sich in einer Zwangslage (z.B. Arbeitslosigkeit) befindet, einen ungewöhnlich geringen Stundenlohn vereinbart, z.B. zwei Drittel des Tariflohns oder eine Unterschreitung des üblichen Lohns um 40 Prozent.

Zusätzlich müssen Sie darauf achten, dass Ihr Vergütungssystem nicht gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz verstößt. So müssen Sie Männern und Frauen grundsätzlich für die gleiche Arbeit auch das gleiche Entgelt zahlen. Ebenso müssen Sie Teilzeitbeschäftigten die " entsprechend ihrer Arbeitszeit " gleiche Vergütung wie Vollzeitkräften zahlen.

2. Sorgen Sie für Vergütungsgerechtigkeit

Jedes Gehaltssystem muss das Gerechtigkeitsempfinden der Mitarbeiter respektieren, nur dann wird es akzeptiert!

Dieses Ziel können Sie erreichen, indem Sie die Gehaltshöhe an den gestellten Anforderungen festmachen.

Aber auch die individuellen Leistungen müssen Sie berücksichtigen. Auf diese Weise sorgen Sie für ein ausbalanciertes Gehaltsgefüge in Ihrem Unternehmen " die interne Gerechtigkeit passt.

Wichtig ist, dass Sie auch die Gehälter im Marktvergleich im Auge behalten; die externe Gerechtigkeit muss ebenfalls stimmen!

Denn lassen Sie die interne und externe Gerechtigkeit außer Acht, werden Sie Ihre Mitarbeiter nicht motivieren " im Gegenteil: Ist das Vergütungssystem nicht strukturiert und ausgewogen, ist Neid vorprogrammiert.

"Wieso verdient Herr Müller in seiner Lohngruppe mehr als ich? Er macht doch fast das Gleiche wie ich!"

Die Folgen sind Demotivation, innere Kündigung und erhöhte Fluktuation.

3. Schaffen Sie Transparenz

Akzeptiert wird ein Gehaltssystem immer nur dann, wenn Ihre Mitarbeiter dessen Aufbau grundsätzlich nachvollziehen können. Gestalten Sie Ihr Entgeltsystem daher transparent, und nehmen Sie ihm jeglichen Anstrich von Willkür!

Das heißt aber nicht, dass jeder Mitarbeiter auch wissen sollte, was sein Kollege genau verdient.

Das sollte durchaus vertraulich bleiben.

Schritt 2: Sammeln und bewerten Sie die gestellten Anforderungen

Jedes Gehalt sollte in erster Linie anforderungsbezogen sein; je höher also die Anforderungen, desto höher das Gehalt.

Die Anforderungen, die an Ihre Mitarbeiter gestellt werden, ergeben sich aus dem Anforderungsprofil der jeweiligen Stelle.

Hiernach bemisst sich das Grundentgelt. " Soweit ist alles noch einfach.

Doch welche Vergütung passt zu welchen Anforderungen?

Um diesen Bezug herstellen zu können, müssen Sie zunächst einmal die Tätigkeiten in Ihrem Betrieb entsprechend den Anforderungen zusammenstellen und bewerten.

Festhalten sollten Sie dabei die

  • Aufgaben,
  • Kompetenzen,
  • Verantwortungsbereiche und
  • Arbeitssituation des Mitarbeiters.

Hierzu können Sie gut eine vorhandene Stellenbeschreibung nutzen, die so aussehen könnte:

Stellenbeschreibung

1. Stellenbezeichnung:

      Leiter Controlling

2. Rangstufe:

      Sachgebietsleiter

3. Ziel der Stelle bzw. Kurzbeschreibung des Aufgabengebiets:

      Fachliche und disziplinarische Leitung des Controllings. Unternehmensinterne Repräsentation der Abteilung.

4. Stellenbezeichnung des direkten Vorgesetzten:

      Kaufmännischer Leiter

5. Stelleninhaber erhält zusätzlich fachliche Weisungen von:

      Vorstand

6. Stellenbezeichnung und Anzahl der direkt unterstellten

      Mitarbeiter:

      1 Assistent, 4 Mitarbeiter

7. Der Stelleninhaber gibt zusätzlich fachliche Weisungen an:

      _

8. Der Stelleninhaber vertritt:

      Leiter Kostenrechnung

9. Der Stelleninhaber wird vertreten von:

      Leiter Kostenrechnung

10. Stellenanforderungen:

  • wirtschaftswissenschaftliches Studium
  • 5 Jahre Berufserfahrung im Controlling, Kostenrechnung, Buchhaltung und
  • Kenntnisse der gängigen EDV-Anwendungen

     

11. Beschreibung der Tätigkeiten, die der Stelleninhaber selbstständig durchführt:

        Der Stelleninhaber

  • stellt die Budgets der Bereiche zusammen zur Ermittlung des langfristigen Bedarfs als Entscheidungsvorbereitung für den Vorstand,
  • berät den Vorstand diesbezüglich,
  • führt den monatlichen Soll-Ist-Vergleich durch und ermittelt monatlich den Umfang und die Struktur der Kosten,
  • berät die Vorgesetzten bei der Einsparung von Kosten und
  • ermittelt die vom Vorstand festgelegten Kennziffern monatlich für den Betriebswirtschafts-Bericht
  • ___

_______________________________________________________________

Datum, Unterschrift des Stelleninhabers, des unmittelbaren Vorgesetzten, des nächsthöheren Vorgesetzten und der einführenden Stelle

Änderungsvermerke:

 

 

Nach der "Klassifizierung" der Tätigkeiten müssen Sie diese in eine Rangfolge bringen. Diese Rangfolge beruht auf einem Paarvergleich der Schwierigkeit aller in Ihrem Unternehmen vorhandenen Arbeiten (so genanntes Rangfolgeverfahren):

Die Arbeit der Abteilungsleitung (A) ist anspruchsvoller als die des Mitarbeiters (B). Die Arbeit des Mitarbeiters (B) ist anspruchsvoller als die der Assistenz (C). Die Rangfolge ergibt sich: 1. Abteilungsleitung (A), 2. Mitarbeiter (B), 3. Assistenz (C).

Alternativ hierzu können Sie das Lohngruppenverfahren einsetzen. Hierbei ordnen Sie die Gesamtanforderungen der Stellen anhand gestufter Richtbeispiele (z.B. in Anlehnung an einen Tarifvertrag) ein.

Beachten Sie: Die jeweiligen Tätigkeiten sollten Sie immer in ihrer Gesamtheit bewerten, also nicht jeden Sekretärinnenplatz für sich, sondern alle zusammen, nicht jede Abteilungsleitung einzeln, sondern alle kaufmännischen Leitungspositionen einer Hierarchieebene gemeinsam. Voraussetzung hierfür ist aber, dass die Arbeitsaufgaben vergleichbar sind und unter ähnlichen Bedingungen gearbeitet wird.

Schritt 3: Verknüpfen Sie die Lohngruppen mit einer bestimmten Vergütung

Die Lohngruppen oder die Rangfolge müssen Sie nun mit einer bestimmten Entgelthöhe verknüpfen.

Das gilt beim Lohngruppenverfahren

Beim Lohngruppenverfahren haben Sie die Möglichkeit, das Grundgehalt an einen Tarifvertrag anzulehnen " sofern Sie nicht schon aufgrund Ihrer Tarifgebundenheit dazu verpflichtet sind.

Diese Vorgehensweise bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie parallel mit der Zuordnung auch gleich einen gewissen Marktabgleich vornehmen.

Falls Sie nicht tarifgebunden sind, können Sie auch direkt in Ihren Arbeitsverträgen auf tarifliche Regelungen Bezug nehmen und auf diese Weise einen Vergütungstarifvertrag oder Teile davon zum Gegenstand des Arbeitsvertrags machen.

Wenn Sie das Rangfolgeverfahren nutzen

Wenden Sie das Rangfolgeverfahren an, müssen Sie das zu jedem Rangplatz passende Gehalt selbst ermitteln.

Dazu sollten Sie sich zunächst einen Marktüberblick über die aktuellen Vergütungen verschaffen. Angaben zu den aktuellen, am Markt üblichen Gehaltshöhen erhalten Sie z.B.

  • durch Nachfrage bei Verbänden, etwa dem Arbeitgeberverband Ihrer Branche oder den Industrie- und Handelskammern Ihrer Region,
  • über die Beteiligung an Arbeitskreisen (AKs) und Erfahrungsaustauschgruppen, z.B. bei der Deutschen Gesellschaft für Personalführung oder dem Rationalisierungskuratorium der Wirtschaft (RKW) oder an Universitäten,
  • über Kontakte zum Arbeitsamt und zum Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung,
  • über Studien wie sie von Personalberatungen angeboten werden,
  • über Veröffentlichungen in Fachzeitschriften,
  • im Internet kostenlos unter www.gehalts-check.de oder bei www.crosswater.com und detailliert, aber kostenpflichtig unter www.personalmarkt.de, sowie
  • über die Gehaltsforderungen Ihrer Bewerber oder über den Austausch mit Kollegen aus anderen Unternehmen.

Wichtig: Damit Sie nicht von falschen Grundlagen ausgehen, sollten Sie genau überprüfen, was in den angegebenen Vergütungen berücksichtigt ist. Handelt es sich um Brutto- oder Nettoangaben, fixe oder variable Entgeltbestandteile? Ist ein 13. Monatsgehalt eingerechnet?

Beachten Sie zudem, dass (nur) an Berufen orientierte Gehaltstabellen (und nur diese werden in der Regel kostenfrei veröffentlicht) die für Sie wichtige Marktlage nur unzureichend wiedergeben. Denn oftmals haben weitere Faktoren einen großen Einfluss auf die übliche Gehaltshöhe, etwa

  • die Branche, in der Sie tätig sind,
  • Ihre Unternehmensgröße oder
  • die Region, in der Ihr Betrieb angesiedelt ist.

So unterscheiden sich Durchschnittsgehälter allein aufgrund regionaler Gesichtspunkte um bis zu 20 Prozent!

Jahresgesamtbezüge in €uro:

 

Jahresgehalt einer Abteilungssekretärin

Großstädte über 250.000 Einwohnern

37.200 €

Städte von 50.000 - 250.000 Einwohnern

32.900 €

Städte/Gemeinden unter 50.000 Einwohnern

31.300 €


Haben Sie die am Markt übliche Gehaltshöhe ermittelt, können Sie Ihre Lohngruppen oder Rangfolgen mit der von Ihnen ins Auge gefassten Entgelthöhe verknüpfen.

Schritt 4: Beachten Sie auch die individuelle Leistung Ihrer Mitarbeiter

Sie haben im vorangegangenen Schritt einer Normalleistung ein Grundgehalt zugeordnet. Um Ihre Mitarbeiter gezielt zu motivieren, sollten Sie auch leistungsbezogene Vergütungsbestandteile in Ihr Entgeltsystem integrieren.

Für eine leistungsorientierte Vergütung ist eine Leistungsbeurteilung notwendig, die Sie mindestens einmal im Jahr vornehmen sollten.

Doch Vorsicht: Bei der Leistungsbeurteilung gibt es einige "Knackpunkte", die Sie kennen sollten:

  • Der Beurteilende hat oft schon ein bestimmtes Bild von einem Mitarbeiter.

    Aufgrund des Bildes nimmt der Beurteiler dann meist nur bestimmte Informationen auf und verarbeitete diese seinem Vorstellungsbild entsprechend.

  • Manche Vorgesetzte sind als Beurteilende streng, andere sind milder. Daher können in verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Beurteilungen erfolgen.
  • Die letzten Geschehnisse sind dem Beurteiler meist besser im Gedächtnis.
  • Einzelne Verhaltensweisen mit einer hohen Auswirkung "überschatten" leicht die gesamte Beurteilung.

Um solche Fehleinschätzungen zu vermeiden, ist es ganz wichtig, möglichst viele objektive Beurteilungskriterien in einen Beurteilungsbogen aufzunehmen. Ein solcher Bogen kann z.B. wie folgt aufgebaut sein:

Leistungs- und Verhaltensbeurteilung

von __________________________

in der Funktion als _____________

im Zeitraum ___________________,

durch ________________________.

Arbeitsmenge

Erledigt Aufgaben schnell und zielorientiert.

              1               2               3               4               5

Arbeitsgüte

Erbringt einwandfreie Leistungen hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Qualität.

              1               2               3               4               5

Arbeitsorganisation

Plant und führt seine Aufgaben sorgfältig, vereinbarungsgemäß und ökonomisch aus.

              1               2               3               4               5

Kooperationsbereitschaft

Ist teamorientiert und aufgeschlossen für Vorschläge und gegen Kritik von anderen. Verfügt über Verhandlungsgeschick.

              1               2               3               4               5

Belastbarkeit

Ist sicher und ausdauernd sowie psychisch

und physisch belastbar.

              1               2               3               4               5

Durchschnittsnote

(Evtl. unterschiedliche Gewichtungen sind vorliegend auszuweisen und zu begründen.)

              1               2               3               4               5

1 = sehr gut, 2 = gut, 3 = befriedigend, 4 = ausreichend, 5 = mangelhaft


Wichtig: Sie sollten dem beurteilten Mitarbeiter immer Einblick in die Beurteilung gewähren und seine Einstufung in einem Gespräch begründen (Transparenzgedanke!).

Wichtig ist dabei ein konstruktives Feedback.

Das können Ihre Führungskräfte aber nur leisten, wenn sie das Instrument der Beurteilung selbst verstanden haben. Planen Sie daher eine Schulung der Beurteiler ein!

Dann haben Sie die besten Voraussetzungen geschaffen, Ihre Mitarbeiter durch objektive Beurteilung und leistungsbezogene Entgeltbestandteile zu motivieren.

Nun müssen Sie die Leistungsbeurteilung mit dem Entgelt verknüpfen:

Zunächst legen Sie fest, welche Leistung in welchem Umfang einen Zuschlag rechtfertigt.

Die nächste Frage ist, wie hoch der variable Vergütungsbestandteil sein soll. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

  • Variante 1: Gängig ist ein bestimmter Prozentsatz, der sich auf das Grundgehalt des Mitarbeiters bezieht.

Üblich sind folgende variable Anteile des Entgelts:

  • bei höheren Führungskräften maximal 40 Prozent,
  • beim mittleren Management maximal 30 Prozent,
  • bei unteren Führungskräften maximal 15 Prozent,
  • bei Außendienstmitarbeitern maximal 40 Prozent und
  • bei Angestellten und den Mitarbeitern in der Produktion maximal 15 Prozent.

Vorteilhaft ist bei dieser Variante der direkte und nachvollziehbare Bezug der Benotung zur Höhe des leistungsbezogenen Gehaltsanteils. Nachteilig ist für Sie die schlechte Planbarkeit der anfallenden Kosten, denn wenn alle sehr gute Leistungen bringen, wird es für Sie teuer.

  • Variante 2: Hierbei wird nur ein bestimmtes Budget verteilt.

Sie setzen pro Gruppe/Abteilung/Bereich ein festes Budget an, das entsprechend den Beurteilungen zu verteilen ist.

Frau Schulz erhält für Ihre Abteilung mit 5 Mitarbeitern 10.000 € Prämie im Jahr. In Abhängigkeit von ihrer Beurteilung ergibt sich folgendes Bild:

Mitarbeiter

Anteil

Note

Anteil, gem. Note

Maier

  2.000 €

1

4.000 €

Müller

  2.000 €

5

            0 €

Kruge

  2.000 €

3

2.000 €

Götting

  2.000 €

3,5

1.500 €

Schmidt

  2.000 €

2,5

2.500 €

insgesamt

10.000 €

 

10.000 €


Bei der Vorgabe eines festen Budgets können Ihnen zwar die Kosten nicht davonlaufen, aber Vorsicht: Haben Sie "harmoniebedürftige Führungskräfte", kann es sein, dass diese das zusätzliche Budget einfach gleichmäßig verteilen. Leistungsanreize sind so natürlich nicht zu erreichen.

  • Variante 3: Bei diesem Modell entscheidet der Unternehmenserfolg über die Höhe der zusätzlichen Vergütung.

Die zu verteilende Summe wird an Ihrem Unternehmensgewinn festgemacht. In "mageren" Jahren gibt es trotz guter individueller Noten weniger, in "fetten" Jahren mehr für Ihre Mitarbeiter.

Vorteil: Die Kosten sind "gegengerechnet" und somit für Sie in jedem Fall tragbar. Für Mitarbeiter mit wenig Einfluss auf das (aktuelle) Unternehmensergebnis (z.B. Verwaltung) ist der Anreiz allerdings fraglich.

Schritt 5: Wie Sie mit besonderen Zulagen umgehen

Prüfen Sie im nächsten Schritt, ob weitere Zulagen notwendig oder sinnvoll sind. Die Gründe, solche Zulagen zu zahlen, können unterschiedlich sein. Sie ergeben sich aus

  • rechtlichen Vorgaben (Gesetz, Tarif-, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag), etwa Schichtzulagen, Nachtarbeitszulagen, Sonntags- und Feiertagszulagen und Zulagen für Gefahren, aber auch Urlaubsgeld usw.,
  • freiwilligen, sozialen Aspekten, etwa Dienst- und Lebensalterzuschlägen, Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen, Verpflegungszulagen, Aufwendungsersatz für Fahrten zum Arbeitsplatz usw.

An den rechtlich zwingenden Zulagen führt kein Weg vorbei. Sie müssen sie von vornherein in Ihrem Vergütungssystem berücksichtigen.

Bei freiwilligen Zulagen sieht es anders aus. Hierbei dürfen Sie über eine Gewährung entscheiden. Die Motive hierfür können unterschiedlich sein:

  • Sie wollen Ihr Arbeitgeberimage pflegen und verbessern,
  • Sie erhoffen sich Vorteile bei der Personalgewinnung,
  • Sie wollen Ihre Mitarbeiter an Ihr Unternehmen binden und dadurch eine geringere Fluktuation erreichen,
  • Sie wollen die Arbeitszufriedenheit verbessern und geringere Krankenstände erzielen oder
  • Sie wollen finanzielle und steuerliche Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter nutzen.

Schritt 6: So behalten Sie Ihre Personalkosten im Griff

Das Bruttoentgelt des Arbeitnehmers können Sie nicht Ihren Kosten gleichsetzen " denn diese sind (erheblich) höher. Überschlagen Sie Ihre Gesamtkosten deshalb bei jeder Gehaltsbestimmung, damit Sie eine Vorstellung von Ihrer wirklichen Kostenbelastung erhalten.

Die nachstehende Checkliste gibt Ihnen einen Überblick, was bei Ihnen zu Buche schlägt.

Personal(-zusatz)kosten 2003

Belastung

 
 

Ja/Nein

Betrag

Aktienoptionen

 

 

 

Altersversorgung

 

 

 

Ausgleichszahlungen (z.B. SGB IX)

 

 

 

Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge

 

 

 

Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungsbeiträge, freiwillig vom AG übernommen

 

 

 

Arbeitskleidung

 

 

 

Ausbildungsvergütung/ -beihilfe

 

 

 

Arbeitgeberdarlehen

 

 

 

Auslagenersatz

 

 

 

Belegschaftsrabatte

 

 

 

Betriebsveranstaltungen

 

 

 

Dienstwohnung, kostenlos oder verbilligt

 

 

 

Direktversicherung

 

 

 

13. Monatsgehalt (vom fixen Entgelt)

 

 

 

Entgeltfortzahlung bei Krankheit (EFZG)

 

 

 

Erfindervergütung

 

 

 

Erfolgsbeteiligung (Gewinnprovision)

 

 

 

Erholungsbeihilfe

 

 

 

Erschwerniszulage

 

 

 

Erziehungsgeld, Zuschüsse des Arbeitgebers

 

 

 

Essenszuschüsse

 

 

 

Fahrtkostenersatz oder -zuschüsse

 

 

 

Fahrzeugüberlassen zum privaten Gebrauch

 

 

 

Familienzuschläge

 

 

 

Feiertagsvergütung

 

 

 

Firmenwagen

 

 

 

Geburtsbeihilfe

 

 

 

Gehalt, anforderungsbezogen

 

 

 

Gehalt, leistungsbezogen (z.B. Akkordlohn)

 

 

 

Gratifikationen (z.B. Weihnachtsgeld)

 

 

 

Heiratsbeihilfe

 

 

 

Jubiläumszuwendungen

 

 

 

Kinder(-erziehungs)zuschläge

 

 

 

Kontoführungsgebühren

 

 

 

Krankengeld, Arbeitgeberzuschüsse

 

 

 

Kurzarbeitergeld, Arbeitgeberzuschüsse

 

 

 

Lohn, fix (anforderungsbezogen)

 

 

 

Lohn- und Kirchensteuer (Pauschalen)

 

 

 

Mehrarbeitsvergütung

 

 

 

Mutterschaftsgeld, Arbeitgeberzuschüsse

 

 

 

Personalrabatte

 

 

 

Pensionszahlungen

 

 

 

Prämie für Verbesserungsvorschläge

 

 

 

Provisionen

 

 

 

Reisekostenersatz

 

 

 

Sachbezüge

 

 

 

Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge

 

 

 

Tantiemen

 

 

 

Übergangsgeld, nach Beschäftigungsende

 

 

 

Urlaubsabgeltung

 

 

 

Urlaubsgeld

 

 

 

Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers

 

 

 

Vorruhestandsgeld

 

 

 

Zinsersparnis

 

 

 

Zuschüsse des Arbeitgebers zur Kranken- und/oder Rentenversicherung

 

 

 


Wenn Sie die Liste über mehrere Jahre unter Angabe der jeweiligen Beträge führen, haben Sie einen guten Überblick über Ihre Personal(-zusatz)kosten. Sie können zugleich Abweichungen auf einzelnen Positionen erkennen und notfalls entsprechend gegensteuern.

Achtung: Bilden Sie keine Gesamtsumme, weil sich die einzelnen Positionen teilweise überschneiden!

So setzen Sie Ihr System richtig um

Haben Sie Ihr fertiges Gehaltsgefüge, geht es daran, es ein- bzw. umzusetzen.

Zuständig für die Einstufung im Einzelfall ist meist der direkte Vorgesetzte " in Abstimmung mit der Personalabteilung und/oder der Geschäftsführung. Gleiches gilt bei Gehaltsanpassungen (etwa wegen Beförderungen, Forderungen des Mitarbeiters oder der Veränderung/ Ausweitung der Aufgaben).

Folglich müssen Ihre Personalverantwortlichen, die Gehaltsverhandlungen führen, mit dem Entgeltsystem sehr gut vertraut sein.

Vermeiden Sie, dass diese Führungskräfte die Verantwortung an Sie als Arbeitgeber abschieben: "Ich hätte Sie ja gerne eine Gehaltsklasse höher eingeordnet, aber das lässt unsere Geschäftsleitung nicht zu."

Und noch etwas ist sehr wichtig: Jedes Gehaltsgespräch ist sorgfältig vorzubereiten, gerade mit Blick auf Gehaltserhöhungen und Leistungszulagen. Die Einstufung und mögliche Spielräume gegenüber dem Arbeitnehmer müssen klar sein und begründet werden können.

Das Gespräch sollte der Personalverantwortliche in einem Besprechungszimmer in Ruhe und ohne Störungen führen. Wichtige Ergebnisse sind schriftlich festzuhalten.

Achtung: Haben Sie Gehaltsgruppen festgelegt, hat Ihr Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Eingruppierung von neuen Mitarbeitern. Das Gleiche gilt, wenn Sie einen Mitarbeiter umgruppieren, also in eine andere Gehaltsgruppe einfügen wollen.

Wie Sie im Einzelfall mit Markteinflüssen umgehen

Wenn Sie dem oben beschriebenen Weg zur Erstellung Ihres Entgeltsystems gefolgt sind, sind Marktgegebenheiten schon berücksichtigt. Allerdings haben Sie hierfür wahrscheinlich nur einen groben Gruppenvergleich angestellt.

Es kann aber sein, dass die ortsansässige Konkurrenz für bestimmte Leistungsträger und Spezialisten mehr bezahlt, dass Sie Schlüsselpositionen nur über Abwerbung besetzen können oder andere Unternehmen überbieten müssen.

Mit guten Gründen dürfen Sie zu Gunsten eines Mitarbeiters jederzeit von einem Gehaltssystem abweichen. Das Bundesarbeitsgericht bestätigt immer wieder, dass in einem solchen Fall die Höhe einer individuell vereinbarten Arbeitsvergütung nicht dem rechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz unterworfen ist.

Bedenken Sie aber, dass Sie mit jeder Ausnahme das Gefüge etwas untergraben und das Gleichgewicht der internen Gerechtigkeit genauso wie die Kalkulation Ihrer Kosten gefährdet werden kann.

Kommt es deshalb regelmäßig zu solchen Ausreißern, sollten Sie Ihr Entgeltsystem generell noch einmal auf seine Marktfähigkeit prüfen.

Unabhängig hiervon sollten Sie Ihr Gehaltssystem ohnehin alle zwei oder drei Jahre überprüfen " sei es wegen Veränderungen in Ihrem Unternehmen, sei es wegen Veränderungen im Umfeld. Bei der Überprüfung wie auch bei einer Überarbeitung Ihres Systems sollten Sie wieder den genannten sechs Schritten folgen.

Das sollte in Gehaltsverhandlungen nicht passieren

Abschließend noch einige Tipps, die Sie bei Gehaltsverhandlungen beachten sollten:

Gehaltsverhandlungen sind immer eine der heikelsten Angelegenheiten, bei denen Sie viel Fingerspitzengefühl benötigen.

Gibt es in Ihrem Unternehmen ein Gehalts- und Beurteilungssystem, tun Sie sich sicherlich etwas leichter.

Dennoch: Sie sollten unbedingt direkte Vergleiche mit anderen Mitarbeitern vermeiden, etwa nach dem Motto: "Sie verdienen jetzt schon mehr als Herr Bock ..."

Ebenso vorsichtig sollten Sie mit vagen Versprechen umgehen, wie:

"Wenn es der Firma wieder besser geht, sind Sie als Erster mit einer kräftigen Erhöhung dran."

Auch wenn das Problem so fürs Erste vom Tisch ist " spätestens im nächsten Gehaltsgespräch ist der Ärger vorprogrammiert.

 

Weblinks

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Direktversicherung

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nachhaltig motivieren und an Ihr Unternehmen binden wollen, müssen Sie ihnen etwas bieten. Vor dem Hintergrund, dass die Leistungen der gesetzlichen Alterssicherung immer schlechter werden und dementsprechend die Eigenvorsorge an Bedeutung zunimmt, gewinnt die betriebliche Altersversorgung in den Augen der Mitarbeiter zunehmend an Attraktivität.

Eine unkomplizierte und auch für kleinere Unternehmen interessante Art der betrieblichen Altersversorgung ist die Direktversicherung.

Lesen Sie in diesem Beitrag,

  • warum sich die Direktversicherung für Sie und Ihre Mitarbeiter lohnt, 
  • wer die Vorteile einer Direktversicherung nutzen kann und
  • was Sie beim Abschluss einer Direktversicherung beachten müssen.
Inhalt:
  • Diese Vorteile hat eine Direktversicherung 
  • Vorteile für Sie als Arbeitgeber 
  • Vorteile für Ihre Mitarbeiter
  • Wer die Steuervorteile der Direktversicherung nutzen kann
  • Arbeitnehmer
  • Sonderfall: Ehegatten
  • Sonderfall GmbH-Geschäftsführer
  • Welche Versicherungen infrage kommen
  • So kann die Direktversicherung finanziert werden 
  • Weg 1: Gehaltsumwandlung 
  • Weg 2: Finanzierung durch Sie als Arbeitgeber 
  • Wer bezahlt die Pauschalsteuer? 
  • Worauf Sie beim Abschluss einer Direktversicherung achten müssen 
  • Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung 
  • Insolvenzsicherung
  •  Anpassungspflicht 
  • Wenn Ihr direktversicherter Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet 
  • Vertrag wird vom Mitarbeiter übernommen 
  • Fortführung des Vertrags durch Sie Kündigung 
  • Worauf Sie in Ihrer Lohn- und Gehaltsbuchhaltung achten müssen
  • Weblinks
Bezugsberechtigung

Diese Vorteile hat eine Direktversicherung

Bei der Direktversicherung handelt es sich um eine Kapital bildende Lebensversicherung, die Sie als Arbeitgeber zu Gunsten Ihres Mitarbeiters abschließen.

Versichert ist Ihr Mitarbeiter; bezugsberechtigt sind er bzw. seine Hinterbliebenen. Möglich ist sowohl eine Einzel- wie auch eine Gruppenversicherung für alle Mitarbeiter oder bestimmte Arbeitnehmergruppen Ihres Unternehmens.

Das Besondere bei einer Direktversicherung ist, dass die Beitragsleistungen steuerlich begünstigt sind ( § 40b EStG). Das bedeutet: Die für den Mitarbeiter aufgewendeten Beiträge müssen Sie bis zu einer bestimmten Größenordnung nur pauschal versteuern.

Vorteile für Sie als Arbeitgeber

Das Angebot einer Direktversicherung kann für Sie als Arbeitgeber ein interessantes Motivationsmodell, dabei aber völlig kostenneutral sein, wenn Sie lediglich Teile der ohnehin geschuldeten Vergütung in Beiträge zur Direktversicherung umwandeln. Darüber hinaus können Sie durch Abschluss einer Direktversicherung sogar Sozialversicherungsbeiträge sparen.

Außerdem ist Ihr Verwaltungsaufwand äußerst gering; die Hauptarbeit leistet hier das Versicherungsunternehmen. Aus diesem Grund eignet sich die Direktversicherung vor allem auch für Klein- und Mittelbetriebe.

Sie tragen zudem keinerlei Risiko, denn die Ansprüche Ihrer Mitarbeiter auf die Versicherungsleistungen richten sich ausschließlich gegen das Versicherungsunternehmen. Die Insolvenzsicherung ist einfach.

Seit 1. 1. 2002 haben Ihre Mitarbeiter durch das im Mai 2001 verabschiedete Altersvermögensgesetz einen Rechtsanspruch auf den Abschluss einer durch Gehaltsumwandlung finanzierten Direktversicherung.

Achtung: Sofern Sie eine Direktversicherung gewähren, müssen Sie immer auf den Gleichbehandlungsgrundsatz achten.

Sie können also nicht ohne sachlichen Grund dem einen Mitarbeiter eine Direktversicherung zugestehen und dem anderen nicht. Allerdings dürfen Sie den Abschluss und Umfang einer Direktversicherung an sachliche Kriterien wie Leistungsgruppen, Alter, Betriebszugehörigkeit oder eine bestimmte Tätigkeit koppeln.

Beachten Sie, dass der Leistungsplan und die Regelungen über die Heranziehung Ihrer Arbeitnehmer zu Versicherungsbeiträgen nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG mitbestimmungspflichtig ist " Ihr Betriebsrat kann hier also mitreden; das Versicherungsunternehmen dürfen Sie allerdings allein auswählen.

Vorteile für Ihre Mitarbeiter

Vorteilhaft ist, dass der Mitarbeiter mithilfe einer Direktversicherung Steuern und " unter bestimmten Voraussetzungen " auch Sozialabgaben sparen kann. Sie ist daher in aller Regel günstiger als eine private Lebens- oder Rentenversicherung, die der Mitarbeiter aus seinem Nettoeinkommen finanzieren muss.

Im Einzelnen sehen die Bedingungen einer Direktversicherung wie folgt aus: Direktversicherungsbeiträge können bis zu einer Höhe von 1.752 € pro Jahr und Mitarbeiter, im Rahmen einer Gruppenversicherung sogar bis zu 2.148 €, pauschal mit 20 Prozent zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag versteuert werden.

Dieser Pauschalsteuersatz ist meist niedriger als der individuelle Steuersatz Ihres Mitarbeiters.

Nachfolgendes Beispiel zeigt, welche Steuerersparnisse für Ihre Mitarbeiter " je nach Steuersatz " möglich sind:

Jährliche Steuerersparnis durch eine Direktversicherung mit einem pauschal versteuerten Jahresbeitrag von 1.752 €:

Persönlicher

Spitzensteuersatz

30%:

525,60 €

48,5%:

849,72 €

Pauschale

Lohnsteuer

20%:

350,40 €

20%:

350,40 €

Steuerersparnis

175,20 €

499,32 €


Sie sehen, es kann aus wirtschaftlichen Gründen für ihre Mitarbeiter durchaus interessant sein, einen Teil der Vergütung in eine Direktversicherung umzuwandeln.

Achtung: Werden die Direktversicherungsbeiträge zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt oder aus Einmalzahlungen, z. B. dem Weihnachtsgeld, gespeist, sind sie nicht nur steuerbegünstigt, sondern auch sozialversicherungsfrei " sofern die Beitragsbemessungsgrenzen nicht ohnehin schon überschritten sind.

Das bedeutet nicht nur eine zusätzliche Ersparnis für Ihren Mitarbeiter, sondern auch für Sie als Arbeitgeber: Denn Ihr entsprechender Anteil zur Sozialversicherung fällt dann weg.

Beachten Sie aber, dass bei der Verwendung von Einmalzahlungen auch der Versicherungsbeitrag auf einmal fällig wird. Sie können die Einmalzahlung also nicht etwa zwölfteln und die Versicherungsbeiträge im Rahmen der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung an das Versicherungsunternehmen abführen. In diesem Fall wäre die Sozialversicherungsfreiheit nicht mehr gegeben.

Schließen Sie Direktversicherungen mit höheren Beiträgen ab, unterliegt der übersteigende Betrag dem allgemeinen Lohnsteuerabzug. Ausnahme: Bei einer Gruppenversicherung und bei Beitragszahlungen im Zusammenhang mit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses können höhere Beiträge als 1.752 € pauschal versteuert werden.

Sonderfall Gruppenversicherung

Eine Gruppenversicherung hat in der Regel nicht nur günstigere Konditionen; sie ermöglicht es Ihnen auch, für einzelne Mitarbeiter, etwa für Ihre leitenden Angestellten, höhere Beträge " 2.148 € im Jahr " pauschal zu versteuern.

Sind mehrere Mitarbeiter in einem Gruppenvertrag versichert, ist eine Pauschalbesteuerung der gesamten Direktversicherungsbeiträge immer dann möglich, wenn der Durchschnittsbetrag 1.752 € pro teilnehmendem Mitarbeiter nicht übersteigt.

Zur Ermittlung des Durchschnitts werden die Beiträge, die im Rahmen der Gruppenversicherung entrichtet werden, addiert und durch die Anzahl der betroffenen Mitarbeiter dividiert.

Übersteigt der Durchschnittsbetrag 1.752 €, können Sie für jeden Mitarbeiter nur den tatsächlichen Direktversicherungsbeitrag pauschal versteuern " soweit er 1.752 € im Jahr nicht überschreitet.

Achtung: Mitarbeiter, für die Sie mehr als 2.148 € pro Jahr an Beiträgen entrichten, dürfen Sie in diese Durchschnittsberechnung nicht mit einbeziehen.

Deren Versicherung wird dann wie eine Einzelversicherung behandelt.

Das heißt, 1.752 € des Versicherungsbetrags werden pauschal versteuert, der übersteigende Betrag wird dem allgemeinen Lohnsteuerabzug unterworfen.

Sonderfall Abfindung

Steuerlich kann es besonders lohnend sein, wenn Abfindungen anlässlich der Beendigung eines Dienstverhältnisses ganz oder teilweise in eine Direktversicherung eingezahlt werden.

Scheidet Ihr Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, vervielfältigt sich die Pauschalierungsgrenze von 1.752 €. Sie kann dann mit den Jahren der Betriebszugehörigkeit multipliziert werden. Angefangene Kalenderjahre zählen dabei voll.

Haben Sie in den letzten Jahren für Ihren Mitarbeiter bereits Direktversicherungsbeiträge gezahlt, werden allerdings noch die Beiträge, die Sie im Jahr der Auflösung des Arbeitsverhältnisses und in den sechs vorangehenden Jahren pauschal versteuert haben, abgezogen.

Achtung: Bei einer Gruppenversicherung müssen Sie die Beiträge abziehen, die Sie tatsächlich für Ihren Mitarbeiter pauschal versteuert haben, und nicht etwa den Durchschnittswert!

Während Abfindungen nur steuerfrei sind, wenn der Arbeitgeber die Beendigung des Arbeitsverhältnisses herbeigeführt hat, spielt der Grund für das Ausscheiden aus dem Betrieb bei der Pauschalierung der Direktversicherungsbeiträge keine Rolle.

Wer die Steuervorteile der Direktversicherung nutzen kann

Arbeitnehmer

Die Steuervorteile einer Direktversicherung kann prinzipiell jeder Arbeitnehmer nutzen. Allerdings muss es sich um das Hauptarbeitsverhältnis Ihres Mitarbeiters handeln. Das heißt, Ihr Mitarbeiter muss Ihnen eine Lohnsteuerkarte der Klassen I bis V vorlegen. Für Mitarbeiter mit Lohnsteuerklasse VI müssen Sie Direktversicherungsbeiträge grundsätzlich wie das restliche Gehalt normal versteuern. Eine pauschale Versteuerung kommt hier also nicht in Betracht.

Eine Direktversicherung ist prinzipiell auch für geringfügig Beschäftigte möglich. Einen steuerlichen Vorteil bringt das allerdings nicht, denn der Pauschalsteuersatz beträgt hier und da gleichermaßen 20 Prozent.

Vorsicht: Beiträge zur Direktversicherung bleiben für die Prüfung der Sozialversicherungspflicht nur dann außer Betracht, wenn sie zusätzlich zum normalen Arbeitsentgelt oder aus einer Einmalzahlung bestritten werden. Achten Sie also darauf, dass durch die Beiträge zur Direktversicherung aus dem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis nicht plötzlich ein ganz normales Arbeitsverhältnis wird!

Hat Ihr geringfügig beschäftigter Mitarbeiter mehrere Jobs, muss es sich außerdem bei Ihnen um das Hauptbeschäftigungsverhältnis handeln.

Sonderfall: Ehegatten

Sie können auch für Ihren mitarbeitenden Ehegatten eine Direktversicherung abschließen, wenn es sich um ein steuerlich anerkanntes Arbeitsverhältnis handelt. Die Finanzbehörden verlangen allerdings, dass die Direktversicherung

  • betrieblich veranlasst und
  • angemessen ist und
  • nicht zu einer Überversorgung Ihres Ehegatten führt.

Betrieblich veranlasst und angemessen ist die Direktversicherung für Ihren Ehepartner immer dann, wenn Sie auch anderen, familienfremden Mitarbeitern eine Direktversicherung zu den gleichen oder ähnlichen Konditionen gewähren oder wenigstens angeboten haben. Wenn Sie Ihren Ehepartner hier anders behandeln, muss das einen sachlichen Grund haben, z. B. weil er eine höherwertige Tätigkeit ausübt.

Es spricht auch nicht gegen eine betriebliche Veranlassung, wenn Sie als Ehepartner im Versicherungsvertrag begünstigt sind.

Um eine Überversorgung zu vermeiden, darf die Altersversorgung Ihres Ehepartners aus der gesetzlichen Rentenversicherung und aus der betrieblichen Altersversorgung zusammen genommen nicht mehr als 75 Prozent des letzten steuerlich relevanten Einkommens betragen.

Beachten Sie, dass die Berechnung zu jedem Bilanzstichtag eingehalten werden muss.

Sonderfall GmbH-Geschäftsführer

Auch Geschäftsführer einer GmbH gelten steuerrechtlich als Arbeitnehmer und können von daher mit Abschluss einer Direktversicherung ihre Steuerlast reduzieren.

Ist der Geschäftsführer zugleich Gesellschafter der GmbH, müssen Sie allerdings darauf achten, dass die Beiträge und das Gehalt der Höhe nach angemessen, insbesondere branchenüblich, sind.

Andernfalls unterstellt das Finanzamt, dass eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt.

Da das Finanzamt hier nach sehr strengen Kriterien prüft, sollten Sie sich im Vorfeld unbedingt von Ihrem Versicherungsunternehmen und Ihrem Steuerberater beraten lassen.

Welche Versicherungen infrage kommen

Als steuerlich förderbare Direktversicherungen werden Kapitallebensversicherungen mit und ohne Risikolebensversicherung, fondsgebundene Lebensversicherungen oder Rentenversicherungen " auch mit ausländischen Versicherungsunternehmen " anerkannt.

Für Kapitallebensversicherungen, die Sie seit dem 1. 1. 1997 abgeschlossen haben bzw. abschließen, muss die Todesfallleistung mindestens 60 Prozent der Beiträge betragen, die über die gesamte Vertragsdauer gezahlt werden.

Wurde der Versicherungsvertrag zwischen dem 1. 8. 1994 und dem 31. 12. 1996 geschlossen, muss die Todesfallleistung über die gesamte Versicherungsdauer mindestens 50 Prozent der Kapitalleistung betragen, die für den Erlebensfall vereinbart wurde.

Wurde der Vertrag vor dem 1. 8. 1994 abgeschlossen, werden auch Kapitallebensversicherungen mit steigenden Todesfallleistungen anerkannt, wenn bei Versicherungsbeginn eine Todesfallleistung von mindestens 10 Prozent der Kapitalleistung im Erlebensfall vereinbart wurde.

Außerdem muss die Laufzeit einer einzelnen Kapitallebensversicherung mindestens fünf Jahre betragen. Nur bei Gruppenversicherungen werden im Rahmen des Gleichbehandlungsgrundsatzes auch kürzere Versicherungsverträge anerkannt.

Bei einer Rentenversicherung mit Kapitalwahlrecht (bei der anstatt einer Rente die Zahlung des gesamten Kapitals auf einmal verlangt werden kann) darf das Wahlrecht erst nach fünf Jahren wirksam werden.

Wichtig für Ihren Mitarbeiter: Nur wenn die Vertragsdauer mindestens zwölf Jahre (Beitragszahlungsdauer fünf Jahre und mehr) beträgt, unterliegt die Versicherungsleistung nicht mehr der Kapitalertragsteuer.

Andernfalls muss der Mitarbeiter im Jahr, in dem die Versicherung als Kapitalzahlung ausbezahlt wird, 25 Prozent Kapitalertragsteuer auf die Zinsen zahlen. Bei einer kürzeren Vertragsdauer sollte Ihr Mitarbeiter deshalb immer die Rentenauszahlung wählen. Hier ist nur der Ertragsanteil steuerpflichtig.


Nicht als Direktversicherung anerkannt werden Versicherungen, bei denen das typische Todesfallrisiko und " bereits bei Vertragsabschluss " das Rentenwagnis ausgeschlossen sind.

Der Versicherungsvertrag muss also in jedem Fall die Möglichkeit einer späteren Rentenzahlung vorsehen. Ob der Mitarbeiter dann letztlich eine einmalige Kapitalzahlung oder eine Rentenzahlung wählt, kann er drei Monate vor Fälligkeit entscheiden.

Auch reine Unfallversicherungen zählen nicht zu den Direktversicherungen, selbst wenn bei einem Unfall mit Todesfolge eine Leistung vereinbart ist. Dagegen werden Unfallversicherungen im Rahmen einer Lebensversicherung anerkannt.

So kann die Direktversicherung finanziert werden

Grundsätzlich gilt, dass die Versicherungsbeiträge durch Sie als Arbeitgeber geleistet werden " sei es durch laufende Prämienzahlungen, sei es durch Einmalzahlungen, z. B. im Zusammenhang mit einer Weihnachtsgeldzahlung oder einer Abfindung. Das bedeutet aber nicht zwingend, dass die Beitragsleistungen auch durch Sie aufgebracht werden müssen.

Weg 1: Gehaltsumwandlung

Hier werden die Versicherungsleistungen durch den Mitarbeiter finanziert. Dies sieht so aus, dass ein Teil der dem Mitarbeiter ohnehin zustehenden Arbeitsvergütung in eine Direktversicherung umgewandelt wird. Dieser Teil wird dann nicht an den Mitarbeiter ausbezahlt, sondern an die Direktversicherung abgeführt " mit den entsprechenden steuerlichen Vorteilen für den Mitarbeiter.

Weg 2: Finanzierung durch Sie als Arbeitgeber

Alternativ können Sie Ihrem Mitarbeiter die Beiträge zur Direktversicherung zusätzlich zu seinem normalen Arbeitsentgelt zahlen. In diesem Fall bringen Sie zwar den Versicherungsbeitrag auf; Sie und Ihr Mitarbeiter sparen aber die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge.

Letztlich ist auch eine Kombination aus beiden Varianten möglich.

Wer bezahlt die Pauschalsteuer?

Die 20%ige Pauschalsteuer auf die Direktversicherungsbeiträge muss zunächst von Ihnen als Arbeitgeber an das Finanzamt abgeführt werden.

Eine andere Frage ist aber, wer diese Steuer im Innenverhältnis aufbringen muss.

Hier können Sie mit einer entsprechenden Vereinbarung die Steuerlast auf Ihren Mitarbeiter abwälzen.

Beachten Sie in diesem Fall, dass die Pauschalsteuer das normale steuerpflichtige Gehalt Ihres Mitarbeiters aber nicht mindert.

Worauf Sie beim Abschluss einer Direktversicherung achten müssen

Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung

Bevor Sie eine Direktversicherung abschließen, sollten Sie immer abklären, ob auch die Voraussetzungen für eine steuerliche Begünstigung " die Pauschalbesteuerung " vorliegen.

Ist das nicht der Fall, ist der Abschluss einer Versicherung bei weitem nicht so attraktiv.

Nach § 40b Abs. 1 S. 2 EStG ist eine Pauschalbesteuerung nur möglich, wenn

  • die Versicherung im Erlebensfall nicht vor dem 60. Geburtstag Ihres Mitarbeiters fällig wird und
  • die vorzeitige Kündigung durch den Mitarbeiter ebenso wie
  • die Abtretung oder Beleihung durch den Mitarbeiter vertraglich ausgeschlossen ist.

Eine Laufzeitverkürzung des Versicherungsvertrags, z. B. durch Verwendung von Gewinnanteilen, darf ebenfalls erst zu einem Zeitpunkt nach Vollendung des 59. Lebensjahres möglich sein.

Hat Ihr Mitarbeiter ein unwiderrufliches Bezugsrecht, darf er seinen Versicherungsanspruch weder abtreten noch beleihen.

Andernfalls ist die Pauschalversteuerung nicht möglich. Diese Regelung gilt für alle Versicherungsverträge, die nach dem 31. 12. 1979 abgeschlossen wurden bzw. werden.

Bezugsberechtigung

Als Arbeitgeber müssen Sie mit dem Versicherungsunternehmen zunächst die Bezugsberechtigung Ihres Mitarbeiters abklären.

Werden die Versicherungsbeiträge über eine Gehaltsumwandlung finanziert, vereinbaren Sie ein unwiderrufliches Bezugsrecht.

Ihr Mitarbeiter hat dann von Anfang an alle Rechte aus dem Versicherungsvertrag.

Vorteil für Sie: Die Ansprüche Ihres Mitarbeiters richten sich allein gegen die Versicherung. Eine Insolvenzversicherung ist nicht nötig.

Zahlen Sie die Direktversicherungsbeiträge zusätzlich zum normalen Gehalt, ist die Direktversicherung ein gutes Instrument, Mitarbeiter an Ihr Unternehmen zu binden.

Sie können den Anspruch auf die Versicherungsleistung einschränken, indem Sie ein widerrufliches Bezugsrecht vereinbaren, nach dem der Mitarbeiter etwa keinen Anspruch auf die Versicherungsleistung hat, wenn er das Unternehmen vorzeitig verlässt.

Möglich ist das allerdings nur bis zum Eintritt der Unverfallbarkeit. Eine Widerrufsvereinbarung für einen späteren Zeitpunkt ist unwirksam.

Unverfallbarkeit tritt ein, wenn Ihr Mitarbeiter das 30. Lebensjahr vollendet hat und die Versorgungszusage für ihn entweder mindestens fünf Jahre bestanden hat.

Als Zeitpunkt der Versorgungszusage gilt bei der Direktversicherung das Datum des Vertragsabschlusses, frühestens aber der Beginn der Betriebszugehörigkeit. Auch wenn der Mitarbeiter auf Grund einer Vorruhestandsregelung ausscheidet, andernfalls aber die Wartezeit hätte erfüllen können, ist kein Widerruf möglich.

Insolvenzsicherung

Renten und unverfallbare Anwartschaften aus einer betrieblichen Altersversorgung müssen für den Fall einer Insolvenz gesichert werden.

Dazu müssen Sie bis spätestens drei Monate nach Abschluss der Direktversicherung eine Mitteilung an den Pensionssicherungsverein (PSV) machen. Von dort erhalten Sie gegebenenfalls eine Mitteilung, ob Sie " steuerfreie " Beiträge zur Insolvenzsicherung zu entrichten haben und wie hoch diese sind.

Beiträge zum PSV müssen Sie im Falle der Direktversicherung nur dann zahlen, wenn Sie das Bezugsrecht für Ihren Mitarbeiter widerruflich geregelt und die Versicherung beliehen oder abgetreten haben.

Haben Sie das Bezugsrecht für Ihren Mitarbeiter unwiderruflich vereinbart oder als Arbeitgeber bei einem widerruflichen Bezugsrecht die Versicherung weder beliehen noch abgetreten, müssen Sie keine Beiträge zur Insolvenzsicherung zahlen. Sie müssen den Abschluss der Versicherung aber dem PSV melden.

Anpassungspflicht

Leistungen der betrieblichen Altersversorgung müssen normalerweise laufend angepasst werden. Dazu müssen Sie

  • alle drei Jahre eine Anpassungsprüfung vornehmen, wobei Sie die Interessen Ihrer Mitarbeiter und die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens sorgfältig gegeneinander abwägen müssen, oder
  • sich von vornherein verpflichten, die laufenden Leistungen zur betrieblichen Altersversorgung jährlich um wenigstens ein Prozent anzupassen.

Bei der Direktversicherung ist das einfacher geregelt. Hier entfällt die Anpassungspflicht, wenn vereinbart wird, dass alle auf den Rentenbestand entfallenden Überschussanteile zur Erhöhung der laufenden Versicherungsleistungen verwendet werden. Eine weitere Anpassung ist dann nicht mehr notwendig.

Achten Sie darauf, dass der Versicherungsvertrag eine solche oder ähnliche Regel enthält.

Wenn Ihr direktversicherter Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet

Scheidet ein Mitarbeiter, für den Sie eine Direktversicherung abgeschlossen haben, aus Ihrem Unternehmen aus, gibt es drei Möglichkeiten:

  • Ihr Mitarbeiter übernimmt den Versicherungsvertrag.
  • Sie führen die Direktversicherung für Ihren Mitarbeiter fort.
  • Sie kündigen die Direktversicherung.

Vertrag wird vom Mitarbeiter übernommen

In diesem Fall tritt Ihr Mitarbeiter selbst in den Vertrag ein und zahlt seine Beiträge künftig selbst.

Er kann auch einen etwaigen neuen Arbeitgeber ersuchen, dass dieser die Direktversicherung weiterführt. Dann lassen sich die Steuervorteile für den Mitarbeiter fortsetzen.

Die Übertragungsmodalitäten sollten Sie mit dem Versicherungsunternehmen abklären.

Fazit: Die Möglichkeit, Ihrem Mitarbeiter den Vertrag zu übertragen, ist einfach und bequem und deshalb auch durchgängig üblich.

Fortführung des Vertrags durch Sie

Statt einer Übertragung können Sie die Beiträge für Ihren ausgeschiedenen Mitarbeiter auch weiterzahlen.

In diesem Fall dürfen Sie die Beiträge so lange pauschal mit 20 Prozent versteuern, wie Ihnen die erste Lohnsteuerkarte (Lohnsteuerklasse I bis V) Ihres ehemaligen Mitarbeiters vorliegt.

Kündigung

Kündigen Sie den Versicherungsvertrag, wird das Kapital aus der Versicherung an Ihren Mitarbeiter ausgezahlt, wenn Sie

  • ein unwiderrufliches Bezugsrecht vereinbart haben oder
  • bei einem widerruflich vereinbarten Bezugsrecht die Unverfallbarkeit bereits eingetreten ist.

Haben Sie das Bezugsrecht für eine Direktversicherung widerruflich vereinbart und ist die Unverfallbarkeit noch nicht eingetreten, verliert Ihr Mitarbeiter durch die Kündigung seine Versicherungsansprüche ersatzlos. In diesem Fall liegt eine Arbeitslohnrückzahlung vor.

Wenn Sie als Arbeitgeber bereits die Pauschalsteuer abgeführt haben, haben Sie nun einen Lohnsteuererstattungsanspruch. Die zu viel gezahlten Pauschalsteuerbeträge können Sie dann mit den Pauschalsteuerbeträgen verrechnen, die im Jahr der Arbeitslohnrückzahlung fällig werden. Übersteigen die Arbeitslohnrückzahlungen Ihre pauschal zu versteuernden Direktversicherungsbeiträge, können Sie die Erstattung der Lohnsteuer in Höhe von 20 Prozent des Unterschiedbetrags geltend machen.

Wenn Arbeitslohnrückzahlungen aus teilweise individuell und teilweise pauschal versteuerten Beitragsleistungen herrühren, müssen Sie den Betrag entsprechend aufteilen.

Dabei dürfen Sie aus Vereinfachungsgründen das Verhältnis zu Grunde legen, das sich nach den Beitragsleistungen in den vorangegangenen fünf Kalenderjahren ergibt.

Eine Arbeitslohnrückzahlung und daher auch ein Lohnsteuererstattungsanspruch liegt im Übrigen auch dann vor, wenn Gewinnanteile zu Ihren Gunsten beim Versicherungsunternehmen angesammelt und mit fälligen Beiträgen verrechnet oder ausgezahlt werden. Soweit hierbei Zinsen nach § 43 Abs. 1 Nr. 4 EStG der Kapitalertragsteuer unterliegen, ist auch die Kapitalertragsteuer Bestandteil der Arbeitslohnrückzahlung. Zeitpunkt der Arbeitslohnrückerstattung ist der Zeitpunkt der Gutschrift, Verrechnung oder Auszahlung der Gewinnanteile.

In diesem Fall werden die gutgeschriebenen oder ausgezahlten Gewinnanteile mit den im selben Jahr fälligen, pauschal zu versteuernden Versicherungsbeiträgen verrechnet. Übersteigen die Gutschriften/Auszahlungen die fälligen Beiträge, haben Sie wiederum Anspruch auf Lohnsteuerrückerstattung in Höhe von 20 Prozent des Unterschiedsbetrags. Die Berechnungsweise ist also die gleiche.

Worauf Sie in Ihrer Lohn- und Gehaltsbuchhaltung achten müssen

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Direktversicherungsbeiträge und die pauschale Lohnsteuer im Lohnkonto Ihres Mitarbeiters festzuhalten.

Auf der Lohnsteuerkarte werden dagegen nur die individuell versteuerten Direktversicherungsbeiträge vermerkt. Die pauschal versteuerten Direktversicherungsbeiträge erscheinen hier nicht.

Bei der Lohnsteueranmeldung müssen Sie sowohl die auf die Direktversicherung anfallende Pauschalsteuer, als auch die gegebenenfalls anfallende individuelle Steuer angeben.

Achtung: Wenn das Jahr vorüber ist, können Sie die pauschale Versteuerung nicht mehr nachholen. Auch Ihr Mitarbeiter kann sie bei seiner Einkommensteuer dann nicht mehr geltend machen.

Weblinks

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Direktionsrecht

Sehr viel von dem, was die Tätigkeit Ihrer Mitarbeiter betrifft, ist bereits vorgegeben – sei es durch Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder den jeweiligen Arbeitsvertrag.

Selbstverständlich verbleibt Ihnen ein Spielraum, Ihre Mitarbeiter auch einseitig anzuweisen. Dieses Anweisungsrecht wird Direktionsrecht genannt.

Lesen Sie in diesem Beitrag,

  • was Sie mit dem Direktionsrecht im Einzelnen regeln können,
  • wie Sie Ihre Befugnisse optimal ausüben und
  • wann ein Mitarbeiter Ihre Weisung befolgen muss.
Inhalt:
  • Was Sie mit Ihrem Direktionsrecht regeln können
  • Unter diesen Voraussetzungen ist Ihre Weisung verbindlich
  • 1. Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung stehen nicht entgegen
  • 2. Vorgaben des Arbeitsvertrags sind eingehalten
  • 3. Es liegt keine langjährige Praxis vor
  • 4. Ihre Weisung entspricht "billigem Ermessen"
  • So üben Sie Ihr Weisungsrecht aus
  • So können Sie reagieren, wenn Ihr Mitarbeiter eine Weisung nicht befolgt
  • Wenn Sie einen Betriebsrat haben
  • Weblinks

Was Sie mit Ihrem Direktionsrecht regeln können

Mit dem Direktionsrecht legen Sie vor allem Inhalt, Zeit und Ort der Arbeit näher fest.

Das bedeutet: Sie bestimmen mit Ihrem Direktionsrecht im Rahmen des einschlägigen Arbeitsvertrags,

  • welche Tätigkeit Ihr Mitarbeiter wann erledigen soll, beispielsweise, welche Akten er zu bearbeiten hat, in welcher Fachabteilung er heute verkaufen soll oder an welcher Stelle er am Band steht,
  • "Kleinigkeiten", beispielsweise, dass der in Ihrem Juweliergeschäft tätige Verkäufer Sakko und Krawatte zu tragen hat,
  • wann die tägliche Arbeit beginnt und endet,
  • wann Ihre Mitarbeiter die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen einlegen,
  • wann welcher Mitarbeiter Nacht- oder Bereitschaftsdienst hat,
  • welche Mitarbeiter in Rufbereitschaft bleiben sollen,
  • wann, welche und wie viele Überstunden zu absolvieren sind,
  • den Arbeitsort " dies drückt sich z.B. darin aus, dass Sie Ihren Außendienstmitarbeiter in ein bestimmtes Verkaufsgebiet schicken, Ihren Bauarbeiter auf eine bestimmte Baustelle oder den Monteur zu einem bestimmten Kunden,
  • den Arbeitsplatz, Sie weisen einem Mitarbeiter mit einem festen Arbeitsplatz " z.B. einem Sachbearbeiter " räumlich einen anderen Arbeitsplatz zu.

Sitzt Ihr Mitarbeiter danach nur in einem anderen Arbeitszimmer im gleichen Betrieb und übt er weiterhin die gleiche Tätigkeit aus, spricht man von einer Umsetzung.

Eine Versetzung hingegen liegt vor, wenn Sie den Mitarbeiter an einem anderen Ort oder mit einer anderen Aufgabe beschäftigen.

Die Unterscheidung kann bedeutsam sein, weil der Betriebsrat bei der Versetzung eines Mitarbeiters ein Mitbestimmungsrecht hat.

Unter diesen Voraussetzungen ist Ihre Weisung verbindlich

Sie können Ihr Direktionsrecht nicht nach Lust und Laune ausüben, sondern müssen die durch Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag und langjährige Übung vorgegebenen Grenzen beachten.

Nur wenn Ihre Weisung diese Rahmenbedingungen einhält und darüber hinaus "billigem Ermessen" entspricht, muss Ihr Mitarbeiter sie befolgen.

Andernfalls ist die Weisung rechtswidrig und daher für den Arbeitnehmer unverbindlich.

1. Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung stehen nicht entgegen

Insbesondere Gesetze zum Schutz Ihrer Mitarbeiter oder der Öffentlichkeit können einer Weisung entgegenstehen.

Tarifverträge wirken sich meistens nur insoweit auf Ihr Direktionsrecht aus, als sie die tarifliche Wochenarbeitszeit festlegen.

Ist das der Fall, und sind Sie und Ihr Mitarbeiter tarifgebunden bzw. haben Sie im Arbeitsvertrag die Geltung des Tarifvertrags vereinbart, dürfen Sie die Arbeitszeit nicht einseitig ändern.

In Betriebsvereinbarungen ist häufig festgelegt, wie die (tarifliche) Arbeitszeit verteilt wird, beispielsweise, dass Kernarbeitszeiten vorgesehen sind.

An diese Vorgaben in Betriebsvereinbarungen sind Sie gebunden.

2. Vorgaben des Arbeitsvertrags sind eingehalten

Ihre Weisung muss auch den durch den jeweiligen Arbeitsvertrag vorgegebenen Rahmen einhalten.

Achtung: Sie können durch eine entsprechende Vertragsgestaltung häufig selbst bestimmen, wie weit Ihr Direktionsrecht reicht.

Dabei gilt: Je detaillierter Sie den Arbeitsvertrag fassen, desto geringer wird der Spielraum für die Ausübung Ihres Direktionsrechts:

Umgekehrt können Sie Ihren Mitarbeitern umso mehr Weisungen erteilen, je weniger Vorgaben der Arbeitsvertrag enthält. Dies hat den Vorteil, dass Sie flexibler auf eine veränderte Situation reagieren können.

Doch Vorsicht: Auch ein Änderungsvorbehalt verschafft Ihnen keine Narrenfreiheit.

Was Sie nicht vereinbaren (oder anordnen) dürfen

Unzulässig ist es etwa, wenn Sie sich im Arbeitsvertrag eine Kürzung der wöchentlichen Arbeitszeit vorbehalten. Denn dadurch würden Sie den gesetzlichen Kündigungsschutz umgehen.

Sie dürfen auch keinen Vorbehalt vereinbaren, wonach Sie dem Mitarbeiter eine geringwertigere Tätigkeit zuweisen. Eine solche Vereinbarung wäre unwirksam.

Um eine geringer wertige Tätigkeit handelt es sich, wenn die Stelle normalerweise niedriger bezahlt ist " auch wenn der Mitarbeiter seine bisherige Vergütung behält.

Zudem dürfen Sie einen Mitarbeiter auch nicht kraft Direktionsrechts auf eine Stelle versetzen, die einer niedrigeren Tarifgruppe entspricht.

Gibt es in Ihrer Branche keinen Tarifvertrag, den Sie als Maßstab heranziehen können, müssen Sie die Mitarbeiter und deren bisherige Bezahlung vergleichen.

Wenn Sie den vertraglichen Rahmen überschreiten

Ebenso wenig können Sie einseitig Änderungen bei Inhalt, Zeit und Ort der Arbeitstätigkeit anordnen, die den Arbeitsvertragsrahmen sprengen.

Konsequenz: Wollen Sie in so einem Fall eine Änderung durchsetzen, muss der Arbeitsvertrag geändert werden " und das geht nur, wenn Ihr Mitarbeiter damit einverstanden ist oder wenn Sie einen Grund für eine Änderungskündigung haben.

3. Es liegt keine langjährige Praxis vor

Das Arbeitsverhältnis kann sich auch außerhalb der schriftlichen Vereinbarungen auf eine bestimmte Tätigkeit, eine bestimmte Arbeitszeit oder einen bestimmten Arbeitsort konkretisieren.

Eine solche Konkretisierung des Arbeitsverhältnisses kann immer dann vorliegen, wenn Ihr Mitarbeiter viele Jahre zu gleichen Bedingungen die gleiche Arbeit verrichtet hat, also durch eine langjährige Praxis.

Selbst wenn der schriftliche Arbeitsvertrag eine andere Aufgabenzuweisung erlauben würde, kann diese dennoch unzulässig sein, weil sich der Arbeitsvertrag stillschweigend geändert hat.

Die Konkretisierung allein reicht dazu aber noch nicht: Es müssen weitere Umstände hinzu treten. Diese müssen darauf hindeuten, dass Sie Ihren Mitarbeiter auch in Zukunft nur mit der bisherigen Tätigkeit, zu der bisherigen Arbeitszeit oder am bisherigen Arbeitsort beschäftigen wollen, und dass ein schutzwürdiges Vertrauen Ihres Mitarbeiters die Beibehaltung des bisherigen Leistungsinhalts für die Zukunft begründet.

Das ist letztlich nur denkbar, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter eine entsprechende Zusage gemacht haben.

Die Gerichte sind hier aber zurückhaltend: Entsprechende, nicht ganz eindeutige Äußerungen werden häufig nur als Hinweis auf die bisherige Praxis und nicht als Zusage ausgelegt. Ganz abgesehen davon wäre Ihr Mitarbeiter für eine solche Zusage auch beweispflichtig.

4. Ihre Weisung entspricht "billigem Ermessen"

Das ist der Fall, wenn die neue Tätigkeit oder die neuen Arbeitsbedingungen dem Mitarbeiter zumutbar sind.

Das bedeutet: Sie müssen die berechtigten Interessen Ihres Mitarbeiters berücksichtigen " und Sie brauchen Ihrerseits einen betrieblichen Grund, der eine Weisung erforderlich macht.

Je schwerer die Interessen des Mitarbeiters wiegen, desto dringender muss der betriebliche Grund sein, der Ihre Weisung erfordert.

So üben Sie Ihr Weisungsrecht aus

Weisungen, die nicht von Dauer sind, sprechen Sie am besten mündlich aus.

Grundsätzlich gilt das für alle einmaligen Weisungen, die der Mitarbeiter sofort erledigen soll " und bei denen zu erwarten ist, dass er sie erledigen wird. Sie müssen sie demnach nicht schriftlich fixieren.

Alle anderen Weisungen sollten Sie schriftlich erteilen. Das empfiehlt sich vor allem dann, wenn das Arbeitsverhältnis auf Dauer verändert werden soll, wie es beispielsweise bei einer Änderung der Arbeitszeitverteilung oder einer Versetzung der Fall ist.

Vorteil: So halten Sie für beide Seiten klar fest, was in Zukunft gelten soll.

Eine schriftliche Weisung ist auch dann von Vorteil, wenn Sie befürchten, dass Ihr Mitarbeiter die Weisung nicht befolgen wird.

So können Sie im Streitfall nachweisen, wozu Sie den Mitarbeiter angewiesen haben.

Erscheint Ihnen eine schriftliche Weisung übertrieben, können Sie sie, um sicher zu gehen, auch mündlich vor Zeugen erteilen.

So können Sie reagieren, wenn Ihr Mitarbeiter eine Weisung nicht befolgt

Wenn Ihr Mitarbeiter eine rechtmäßige und damit für ihn verbindliche Weisung nicht befolgt, verletzt er seine arbeitsvertraglichen Pflichten.

Sie können dann mit den üblichen rechtlichen Maßnahmen reagieren " mit einem Kritikgespräch, einer mündlichen Ermahnung, einer schriftlichen Abmahnung oder sogar einer Kündigung.

Die Art der Reaktion sollte sich danach richten, wie wichtig die Weisung war und wie schwer der Verstoß dagegen wiegt.

Eine Kündigung ist meist nur dann möglich, wenn Sie den Mitarbeiter bereits wegen einer ähnlichen Pflichtverletzung abgemahnt haben. Eine außerordentliche Kündigung, weil Ihr Mitarbeiter eine Weisung nicht befolgt hat, ist darüber hinaus nur in Ausnahmefällen denkbar.

Beachten Sie allerdings: War Ihre Weisung rechtswidrig oder nicht verhältnismäßig, muss Ihr Mitarbeiter sie nicht befolgen.

Weisen Sie Ihrem Mitarbeiter beispielsweise eine niedrigere Tätigkeit zu, ist das nicht vom Direktionsrecht gedeckt. Der Mitarbeiter muss die zugewiesene Arbeit dann auch nicht ausführen.

Ist er aber bereit, seine bisherige Tätigkeit weiter auszuüben, muss er, wenn Sie sein Angebot ablehnen, nicht mehr arbeiten und hat trotzdem Anspruch auf seinen Lohn.

Stellt ein Gericht dann fest, dass Ihre Weisung rechtswidrig war, müssten Sie den Lohn im Regelfall nachzahlen.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Bei einigen Angelegenheiten hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, wobei im Zusammenhang mit dem Direktionsrecht vor allem Fragen der betrieblichen Ordnung oder Arbeitszeitregelungen in Betracht kommen.

Fragen der betrieblichen Ordnung sind z.B. allgemein geltende Bekleidungsvorschriften (Dienstkleidung) oder die Anordnung eines Rauchverbots im Betrieb.

Hinsichtlich der Arbeitszeit geht es z.B. um Regelungen, wie die Arbeitszeit verteilt wird, ob und in welchem Zeitraum der Mitarbeiter Gleitzeit in Anspruch nehmen kann, welche Zeit als Kernarbeitszeit festgelegt wird oder wann Ihre Mitarbeiter Pausen machen dürfen.

Diese Angelegenheiten können Sie also nicht einseitig durch Weisung regeln, sondern Sie brauchen hierzu die Zustimmung Ihres Betriebsrats.

Außerdem sind Versetzungen mitbestimmungspflichtig. Der Betriebsrat muss zustimmen, wenn Sie einem Mitarbeiter eine andere Tätigkeit zuweisen oder den Mitarbeiter an einen anderen Ort versetzen möchten.

Das gilt auch dann, wenn die Versetzung von Ihrem Direktionsrecht gedeckt ist.

Voraussetzung für eine zustimmungsbedürftige Versetzung ist, dass die Änderung länger als einen Monat Bestand haben soll. Für Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen von maximal einem Monat Dauer brauchen Sie also im Regelfall nicht die Zustimmung Ihres Betriebsrats.

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Betriebliche Altersversorgung und Riester Rente

Nachdem die künftigen Leistungen der staatlichen Sozialleistungssysteme immer mehr "bröckeln", ist mehr und mehr Eigenvorsorge gefragt. Gerade qualifizierte Arbeitskräfte legen demnach verstärkt Wert darauf, dass ihr Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung anbietet.

Das bedeutet für Sie: Mit der Einrichtung betrieblicher Versorgungszusagen können Sie einen äußerst attraktiven Anreiz auf dem Arbeitsmarkt schaffen. Abgesehen davon motivieren Sie auch die bereits in Ihrem Betrieb Beschäftigten!

Der Staat hat hierfür mit der Einführung eines Gesetzes zur betrieblichen Altersversorgung (BetrAVG) – auch Betriebsrentengesetz genannt – die Weichen gestellt. Zusätzliche Impulse gab es durch die letzte große Rentenreform 2001, mit der unter anderem die so genannte Riester-Rente erfunden wurde.

Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie die aktuelle Gesetzeslage optimal für sich und Ihre Mitarbeiter nutzen können.

Inhalt:
  • Was betriebliche Altersversorgung bedeutet
  •   Nicht länger Kür sondern Pflicht: Betriebliche Altersversorgung durch Gehaltsumwandlung
  • So funktioniert die betriebliche Altersversorgung durch Gehaltsumwandlung
  •   Was umgewandelt werden kann
  •   Welche Arbeitnehmer eine Entgeltumwandlung verlangen können
  •   Wenn in Ihrem Unternehmen ein Tarifvertrag gilt
  • Weiterhin Ihre Entscheidung: Die Wahl der betrieblichen Altersversorgung
  •   Welche Form der betrieblichen Altersversorgung für Sie am günstigsten ist
  •   Die Direktzusage
  •   Die Unterstützungskasse
  •   Die Pensionskasse
  •   Die Direktversicherung
  •   Neu: der Pensionsfonds
  • Wie die betriebliche Altersversorgung gefördert wird
  •   Steuer- und Beitragsfreiheit für Beiträge an Pensionskassen und Pensionsfonds
  •   Pauschalversteuerung für Beiträge an Direktversicherung und Pensionskasse
  • Wie Sie eine betriebliche Altersversorgung in Ihrem Unternehmen einrichten
  • Welche Leistungen Sie vereinbaren können
  •   Leistungsarten
  •   Leistungshöhe
  • Wenn Ihr Mitarbeiter ausscheidet
  •   So behält Ihr Arbeitnehmer seinen Anspruch auf die betriebliche Altersversorgung
  •   Wenn Ihr Mitarbeiter seinen Anspruch mitnehmen möchte
  •   Wann eine Abfindung der Ansprüche infrage kommt
  • Tabelle 1: Betriebliche Altersversorgung im Überblick
  • Tabelle 2: Die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Aufwendungen für eine betriebliche Altersversorgung
  • Weblinks

Was betriebliche Altersversorgung bedeutet

Unter betrieblicher Altersversorgung versteht man Leistungen der Alters-, Invaliditäts- und/oder Hinterbliebenenversorgung, die einem Arbeitnehmer aufgrund eines Arbeitsverhältnisses zugesagt worden sind. Ergänzend zur gesetzlichen Rentenversicherung sichern die Unternehmen auf freiwilliger Basis ihre Beschäftigten und deren Angehörige ab. Die Finanzierung erfolgt dabei traditionell zum größten Teil durch den Arbeitgeber.

Die jüngste Rentenreform 2001 hat wichtige Änderungen gebracht:

Nicht länger Kür sondern Pflicht: Betriebliche Altersversorgung durch Gehaltsumwandlung

Neben der vom Arbeitgeber finanzierten Altersversorgung kann auch der Arbeitnehmer im Wege der Gehaltsumwandlung die notwendigen Beiträge aufbringen.

Gerade der Bereich der vom Arbeitnehmer finanzierten betrieblichen Altersversorgung ist nun deutlich aufgewertet worden: Seit dem 1.1.2002 haben Ihre Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf Gehaltsumwandlung zum Aufbau einer betrieblichen Altersversorgung

Als Arbeitgeber sind Sie also verpflichtet, eine betriebliche Altersversorgung anzubieten, wenn Ihre Mitarbeiter dies verlangen. Dabei gilt das Prinzip: Der Mitarbeiter finanziert, der Chef organisiert.

Das neue Betriebsrentengesetz enthält noch weitere wichtige Änderungen:

  • Mit dem Pensionsfonds wird eine neue Form der betrieblichen Altersversorgung zugelassen. Vorteil: Der Pensionsfonds besticht vor allem durch seine sehr liberalen Anlagemöglichkeiten, die hohe Renditen möglich machen.
  • Für Sie als Firmenchef wird die betriebliche Altersversorgung durch die Beitragszusage mit Mindestleistung besser kalkulierbar: Sie müssen Ihren Mitarbeitern nicht länger eine bestimmte Leistung im Alter zusagen; es reicht aus, wenn Sie sich verpflichten, bestimmte Beiträge einzuzahlen.
  • Neue Regelungen zur Übertragung bzw. Mitnahme von Versorgungszusagen durch den Arbeitnehmer erleichtern den Arbeitsplatzwechsel.
  • Weitere steuerliche Vergünstigungen bieten Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, durch die betriebliche Altersversorgung Sozialabgaben zu sparen. So lassen sich attraktive Gesamtvergütungsmodelle gestalten, um qualifizierte Mitarbeiter zu binden.

So funktioniert die betriebliche Altersversorgung durch Gehaltsumwandlung

Bei der Gehaltsumwandlung verzichtet Ihr Arbeitnehmer auf einen Teil seiner Vergütung, z.B. das Weihnachts- oder Urlaubsgeld, Überstundenzuschläge oder seinen Leistungsbonus. Sie als Arbeitgeber behalten das Geld ein und verwenden es für eine betriebliche Altersversorgung.

Was umgewandelt werden kann

Wichtig ist dabei, dass nur eine Vergütung umgewandelt werden kann, die noch nicht verdient wurde. Das Gesetz spricht hier von "künftigen Entgeltansprüchen".

Die Höhe des umzuwandelnden Entgelts bestimmen grundsätzlich Sie und Ihr Arbeitnehmer gemeinsam.

Es gelten aber bestimmte Einschränkungen: Will der Arbeitnehmer seine Vergütung umwandeln, muss er hierfür mindestens 1/160 der Bezugsgröße der gesetzlichen Rentenversicherung pro Jahr einsetzen.

Das sind dann in den alten Bundesländern mindestens 178,50 € (28.560 € / 160), in den neuen Bundesländern 149,63 € (23.940 € / 160). Sie als Arbeitgeber sollen also nicht wegen minimaler Beträge einen großen Aufwand betreiben müssen.

Als Höchstgrenze kann Ihr Arbeitnehmer eine Entgeltumwandlung von maximal vier Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung pro Jahr verlangen. Daraus ergeben sich Höchstbeträge von 2.448 € (4% x 61.200 €) in den alten und 2.040 € (4% x 51.000 €) in den neuen Bundesländern.

Bitte beachten Sie, dass diese Grenzen nur für den Anspruch des Arbeitnehmers auf Entgeltumwandlung gelten. Sind Sie sich mit Ihrem Arbeitnehmer einig, können auch höhere Beträge für die Altersversorgung umgewandelt werden.

Will Ihr Arbeitnehmer monatlich etwas von seiner Vergütung umwandeln, muss es sich innerhalb eines Jahres um jeweils gleiche Beträge handeln. Auch hierbei sollen Sie als Arbeitgeber vor unnötigem Verwaltungsaufwand geschützt werden.

Auch wenn schon vor dem 1.1.2002 eine Vereinbarung über eine Entgeltumwandlung für einen Ihrer Arbeitnehmer bestand, ist ein Anspruch auf Umwandlung nur bis zum Höchstbetrag von derzeit jährlich 2.448 bzw. 2.040 € gegeben.

Welche Arbeitnehmer eine Entgeltumwandlung verlangen können

Anspruch auf Gehaltsumwandlung haben

  • Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind,
  • geringfügig Beschäftigte, die auf die Sozialversicherungsfreiheit verzichtet haben sowie
  • arbeitnehmerähnliche Selbstständige, die in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind.

Auch Auszubildende und ABM-Kräfte können eine Umwandlung der Vergütung verlangen.

Wenn in Ihrem Unternehmen ein Tarifvertrag gilt

Wenn in Ihrem Unternehmen ein Tarifvertrag Anwendung findet, hat dieser grundsätzlich Vorrang.

Das bedeutet: Mitglieder einer Gewerkschaft oder Beschäftigte, für die ein allgemein verbindlicher Tarifvertrag gilt, haben nur dann Anspruch auf Entgeltumwandlung, wenn der Tarifvertrag das ausdrücklich vorsieht oder zulässt.

Diese Regelung gilt aber nur für die Vergütung, die auf der Grundlage eines Tarifvertrags gezahlt wird. Eine Umwandlung von über- oder außertariflichen Zulagen ist jederzeit möglich.

Zusammenfassend gilt: Vor Abschluss einer Umwandlungsvereinbarung sollten Sie immer die folgenden drei Punkte abklären:

  • Besteht mit dem Arbeitnehmer bereits eine Vereinbarung über eine Entgeltumwandlung?
  • Falls ja: Wird der bestehende Anspruch auf Entgeltumwandlung bereits voll abgedeckt?
  • Erfolgt eine Umwandlung tarifvertraglich geregelten Entgelts?

Weiterhin Ihre Entscheidung: Die Wahl der betrieblichen Altersversorgung

Finanzieren Sie die betriebliche Altersversorgung für Ihre Mitarbeiter, können Sie selbstverständlich auch entscheiden, wie das Geld angelegt wird.

Aber auch wenn Ihre Mitarbeiter ihre betriebliche Altersversorgung selbst finanzieren, können Sie die Wahl der betrieblichen Altersversorgung stark beeinflussen.

Grundsätzlich erfolgt die Wahl eines Modells durch eine Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihrem Arbeitnehmer.

Kommt keine Einigung zustande, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Sie bieten die Formen Pensionskasse, Direktversicherung oder Pensionsfonds , an. Dann ist die betriebliche Altersversorgung damit durchzuführen. Ihre Mitarbeiter sind hieran gebunden.
  2. Sie bieten die Formen Direktzusage oder Unterstützungskasse an : Ist Ihr Mitarbeiter nicht einverstanden, kann er den Abschluss einer Direktversicherung verlangen.

Bitte beachten Sie: Die Wahl des konkreten Anbieters und die Verhandlung der Konditionen ist und bleibt Ihre Angelegenheit! Ihre Mitarbeiter können also nicht verlangen, dass Sie beispielsweise eine Direktversicherung bei einem bestimmten Anbieter abschließen.

Welche Form der betrieblichen Altersversorgung für Sie am günstigsten ist

Nach der seit dem 1.1.2002 geltenden Rechtslage stehen Ihnen jetzt fünf Optionen offen, wie Sie für Ihre Mitarbeiter künftig vorsorgen können: Direktzusage, Pensionskasse, Unterstützungskasse, Direktversicherung und " neu " Pensionsfonds.†Bei den Varianten gibt es allerdings sehr große Unterschiede. Wählen Sie die falsche für Ihr Unternehmen, verschenken Sie eventuell unnötig Geld.

Eine zusammenfassende Übersicht dieser fünf unterschiedlichen Vorsorgemöglichkeiten finden Sie auch in der Tabelle 1 am Ende des Beitrags.

Die Direktzusage

Bei der Direktzusage sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, eine Leistungszusage abzugeben, das heißt, für den Versorgungsfall eine bestimmte Leistung (Rente oder Kapitalzahlung) zuzusagen.

Sie erbringen die Betriebsrente hierbei selbst, also ohne Einschaltung eines externen Versorgungsträgers. Ihr Arbeitnehmer erwirbt hierbei also einen direkten Anspruch gegen Sie als Arbeitgeber.

Die Leistungen für die Altersversorgung werden hier aus betrieblichen Mitteln eventuell unter Beteiligung des Arbeitnehmers finanziert. Dafür bilden die Unternehmen so genannte Pensionsrückstellungen. Der Vorteil für die Unternehmen liegt vor allem darin, dass die Liquidität erhalten bleibt: Die Mittel bleiben zunächst im Unternehmen und können investiert werden.

Achtung: Als Arbeitgeber tragen Sie bei dieser Variante das gesamte Risiko, wenn für einen Arbeitnehmer, etwa wegen Invalidität, hohe Zahlungen fällig werden!

Da die Direktzusage keiner staatlichen Aufsicht oder Anlageregulierung unterliegt, sind Sie in der Entscheidung über die Geldanlage frei.

Wichtig: Damit die Ansprüche Ihrer Arbeitnehmer gesichert sind, müssen Sie aber Beiträge an den Pensions-Sicherungs-Verein (PSV) zahlen. Der PSV übernimmt im Falle Ihrer Insolvenz die Zahlungen an Ihre abgesicherten Mitarbeiter. Die Höhe der Beiträge hängt von der zugesagten Leistung und einem Umlagesatz ab, den der PSV jährlich neu bestimmt.

Achtung: Der Verwaltungsaufwand ist hoch, da Sie sich als Arbeitgeber selbst um die Verträge und die Auszahlung im Alter kümmern müssen.

Fazit: Die Direktzusage ist wegen des großen Aufwands und des hohen Risikos zumindest für kleinere Unternehmen nicht geeignet.

Die Unterstützungskasse

Die Unterstützungskasse ist eine rechtlich selbstständige Versorgungseinrichtung, die von einem oder mehreren Unternehmen getragen wird. Die Unternehmen verlagern die Durchführung der betrieblichen Altersversorgung somit auf die Unterstützungskasse und zahlen an sie Beiträge.

Wie bei der Direktzusage müssen Sie eine Leistungszusage erbringen, das heißt, dass Sie für den Versorgungsfall eine bestimmte Leistung zusagen. Die Leistung kann sowohl in einer Rente als auch in einer Kapitalzahlung bestehen.

Die Unterstützungskasse unterliegt nicht der Versicherungsaufsicht und kann daher die Mittel frei anlegen. Sie kann diese z.B. " was vielfach üblich ist " auch als Darlehen an das bzw. die beteiligten Trägerunternehmen zurückgeben.

Auch bei der Unterstützungskasse müssen Sie Beiträge an den Pensions-Sicherungs-Verein (PSV) zahlen .

Ein unmittelbarer Verwaltungsaufwand beim Trägerunternehmen entsteht nicht, weil sich die Unterstützungskassen um die Abwicklung der Verträge und die Auszahlung der Renten kümmern.

Fazit: Die Unterstützungskasse ist gut geeignet für kleinere und mittlere Unternehmen.

Die Pensionskasse

Die Pensionskasse (eine rechtsfähige Versorgungseinrichtung) funktioniert wie eine Versicherung und wird von einem oder mehreren Unternehmen getragen.

Was die Leistungen betrifft, können Sie hierbei zwischen einer Leistungszusage und einer Beitragszusage mit Mindestleistung wählen. Als Leistung kommt eine Renten- und eine einmalige Kapitalzahlung in Frage.

Bei der Pensionskasse steht die Sicherheit einer kontinuierlichen Rendite für die Mitglieder im Vordergrund. Daher dürfen die Beiträge nur bis zu maximal 35 Prozent in Aktien investiert werden. Die Zahlungsfähigkeit wird von der Versicherungsaufsicht überwacht.

Da die Pensionskassen der Versicherungsaufsicht unterliegen, müssen keine Beiträge an den Pensions-Sicherungs-Verein gezahlt werden.

Die Pensionskassen nehmen Ihnen die Verwaltungsarbeit komplett ab. Kleinere Unternehmen erhalten häufig bessere Konditionen als bei der Direktversicherung, weil die Kassen in der Verwaltung billiger sind.

Fazit: Für Unternehmen ist die Pensionskasse ein preiswertes Vorsorgeprodukt.

Die Direktversicherung

Bei der Direktversicherung schließen Sie als Arbeitgeber bei einer Versicherungsgesellschaft eine Lebens- oder Rentenversicherung zugunsten Ihrer Beschäftigten ab. Bezugsberechtigt ist der jeweilige Arbeitnehmer.

Auch hierbei haben Sie die Möglichkeit, neben der Leistungszusage eine Beitragszusage mit Mindestleistung zu wählen. Die Leistung kann sowohl in Form einer Rente als auch durch eine Kapitalzahlung erfolgen.

Die Anlagemöglichkeiten der Direktversicherung fallen unter das Versicherungsaufsichtsgesetz und sind damit stark reglementiert. Auch hierbei dürfen maximal 35 Prozent der Gelder in Aktien investiert werden.

Auch die Direktversicherung unterliegt der Versicherungsaufsicht. Beiträge an den Pensions-Sicherungs-Verein müssen Sie daher nicht zahlen.

Fazit: Die Direktversicherung ist die unkomplizierteste Form der betrieblichen Altersversorgung. Die Direktversicherung eignet sich besonders für kleinere Unternehmen, da sie einfach zu handhaben ist.

Neu: der Pensionsfonds

Der Pensionsfonds ist eine selbstständige Versorgungseinrichtung, die dem Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Betriebsrente einräumt.

Sie als Arbeitgeber können hierbei zwischen einer Leistungs- und einer Beitragszusage mit Mindestleistung wählen. Die Leistung kann jedoch nur in Form einer lebenslangen Altersrentenzahlung erfolgen. Einmalzahlungen sind also nicht zugelassen; allerdings besteht seit dem 1.7.2002 die Möglichkeit, bis zu 20 Prozent des Kapitals in einem Betrag an den Berechtigten auszuzahlen.

Pensionsfonds sind in der Kapitalanlage freier als die streng regulierten Versicherungsprodukte. So können die Fonds auch zu 100 Prozent in Aktien investieren, was langfristig höhere Renditen verspricht.

Das hat jedoch auch eine Schattenseite: Wegen des höheren Anlagerisikos unterliegt der Pensionsfonds nicht nur der Aufsicht und Anlageregulierung durch das Bundesaufsichtsamt für das Versicherungswesen, Sie als beteiligter Arbeitgeber müssen auch Beiträge zum Pensions-Sicherungs-Verein zahlen.

Was den Verwaltungsaufwand betrifft, gilt: Das Geld wird in einen Fonds eingezahlt und dort von Profis verwaltet. Auch die spätere Rentenzahlung erfolgt durch den Fonds. Der Verwaltungsaufwand für Sie als Arbeitgeber ist daher gering.

Fazit: Der Pensionsfonds ist vor allem geeignet, wenn Ihr Mitarbeiter eine chancenreichere Geldanlage wünscht.

Wie die betriebliche Altersversorgung gefördert wird

Das Positive vorweg: Der Staat unterstützt die Idee der betrieblichen Altersversorgung durch steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorteile. Seit Anfang 2002 gibt es drei verschiedene Förderwege:

Zulagen und Sonderausgabenabzug

("Riester- Förderung") für Beiträge an

Direktversicherung, Pensionskasse und -fonds

Die "Riester-Förderung" findet zwar nur für die durch den Arbeitnehmer finanzierte betriebliche Altersversorgung Anwendung. Trotzdem ist sie auch für Sie als Arbeitgeber wichtig: Denn Sie sind verpflichtet, mindestens eine Variante der betrieblichen Altersversorgung anzubieten, bei dem der Mitarbeiter die "Riester-Förderung" erhalten kann.

Förderfähig sind bei der betrieblichen Altersversorgung die drei Modelle Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds .

Achtung: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nur betriebliche Altersversorgung durch eine Direktzusage oder eine Unterstützungskasse anbieten, setzt das die Kooperationsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter voraus. Möchte ein Mitarbeiter die "Riester-Förderung" in Anspruch nehmen, müssen Sie also zusätzlich eine förderfähige Variante anbieten.

Voraussetzung für die "Riester-Förderung" ist, dass die Beiträge aus individuell versteuertem und sozialversicherungspflichtigem Einkommen gezahlt werden. Das bedeutet für Sie: Auch Sie müssen Ihren Anteil an den Sozialversicherungsabgaben zahlen.

Die spätere Leistung kann nur in einer lebenslangen Rente bestehen. Eine einmalige Kapitalzahlung ist bei der "Riester-Förderung" somit ausgeschlossen.

Und wie sieht es mit der staatlichen Förderung aus?

Ihr Arbeitnehmer kann hierfür eine direkte staatliche Zulage bekommen oder die Beiträge als Sonderausgabe steuerlich geltend machen.

Die Höhe der Förderung richtet sich nach seinem Familienstand, der Kinderzahl und der Höhe der selbst aufgebrachten Beiträge.

Zahlt Ihr Arbeitnehmer ab 2002 ein Prozent, ab 2004 zwei Prozent, ab 2006 drei Prozent und ab 2008 vier Prozent seines sozialversicherungspflichtigen Einkommens in die betriebliche Altersversorgung ein, erhält er jeweils die maximale Förderung bei den Zulagen.

 

 Maximale jährliche Zulage

Zeitraum

Alleinstehende

Ehepaare

je Kind

2002-2003

38 €

76 €

46 €

2004-2005

76 €

152 €

92 €

2006-2007

114 €

228 €

138 €

ab 2008

154 €

308 €

185 €

Die Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung können auch bei der Steuer als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Hierfür gelten unabhängig vom persönlichen Einkommen folgende Höchstgrenzen:

Zeitraum

Maximaler jährlicher Sonderausgabenabzug

2002-2003

  525 €

2004-2005

1.050 €

2006-2007

1.575 €

ab 2008

2.100 €

Prozedere: Sie als Arbeitgeber ziehen vom Beitrag des Arbeitnehmers die staatliche Zulage ab. Das Finanzamt prüft dann automatisch, ob die Steuerersparnis oder die Zulage für Ihren Arbeitnehmer günstiger ist. Übersteigt die Steuerersparnis den Förderbetrag, wird die Differenz bei der Einkommensteuerveranlagung erstattet.

Bitte beachten Sie Die Zulagenabwicklung erfordert, dass Sie jedes Jahr den Familienstatus jedes einzelnen Arbeitnehmers klären, um festzustellen, welche Zulagen ihm inzwischen zustehen. Das kann den Betriebsablauf erheblich stören.  

Steuer- und Beitragsfreiheit für Beiträge an Pensionskassen und Pensionsfonds

Neben der "Riester-Förderung" gibt es noch eine weitere Möglichkeit der staatlichen Unterstützung: die so genannte Steuer- und Beitragsfreiheit. Sie gilt sowohl für die von Ihnen als Arbeitgeber als auch für die von Ihrem Arbeitnehmer finanzierten Beiträge.

Zahlungen an eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds sind seit 2002 bis zu einem Höchstbetrag von 2.448 pro Jahr in den alten (vier Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung) steuer- und zunächst noch sozialversicherungsfrei.

Bitte beachten Sie: Für Beiträge, die vom Arbeitnehmer finanziert werden, besteht die Sozialversicherungsfreiheit nur bis Ende 2008. Für von Ihnen finanzierte Beiträge bleibt es auch danach bei der Sozialversicherungsfreiheit. Die Steuerfreiheit bleibt in beiden Fällen erhalten.

Bitte denken Sie daran, die steuerfrei geleisteten Beiträge auf der Lohnsteuerkarte Ihres Arbeitnehmers (Zeile 19) zu bescheinigen!

Finanziert der Arbeitnehmer die betriebliche Altersversorgung in eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds durch Gehaltsumwandlung, hat er die Wahl, ob er statt der Steuer- und Beitragsfreiheit die "Riester-Förderung" in Anspruch nimmt. Er kann die "Riester-Förderung" auch bei Überschreitung der Höchstbeträge noch zusätzlich nutzen.

Für Sie als Arbeitgeber ist die Steuer- und Beitragsfreiheit viel vorteilhafter als die "Riester-Förderung". Zum einen haben Sie weniger Verwaltungsaufwand, zum anderen sparen Sie Sozialabgaben. Im Zweifel sollten Sie Ihrem Mitarbeiter also die Variante "Steuer- und Beitragsfreiheit" nahe legen.

Pauschalversteuerung für Beiträge an Direktversicherung und Pensionskasse

Als Drittes besteht die Möglichkeit, Beiträge zu einer Direktversicherung oder Pensionskasse pauschal mit 20 Prozent zu versteuern.

Voraussetzung ist, dass die Leistungen aus dem ersten Arbeitsverhältnis bezogen werden. Dann können die Beiträge bis zu einem Höchstbetrag von 1.752 pro Jahr pauschal mit 20 Prozent versteuert werden.

Finanziert Ihr Arbeitnehmer die Direktversicherung aus Sonderzahlungen wie z.B. einem Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, sind die Beiträge bis 1.752 € pro Jahr sogar sozialversicherungsfrei. Allerdings läuft diese Regelung Ende 2008 aus.

Zahlen Sie als Arbeitgeber die Beiträge zusätzlich zum Gehalt des Mitarbeiters, sind auch diese bis 1.752 € pro Jahr von der Sozialversicherung befreit. Diese Befreiung bleibt auch über das Jahr 2008 hinaus bestehen.

Am Ende des Beitrags finden Sie eine Übersichtstabelle ,in der die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Aufwendungen für eine betriebliche Altersversorgung zusammenfassend dargestellt sind.

Wie Sie eine betriebliche Altersversorgung in Ihrem Unternehmen einrichten

Eine betriebliche Altersversorgung kann mit Vorteilen für alle Beteiligten " also für Sie als Arbeitgeber wie auch Ihre Arbeitnehmer " verbunden sein.

Doch wie kommen Sie nun zu einer betrieblichen Altersversorgung? Als Arbeitgeber haben Sie hierbei verschiedene Möglichkeiten:

  • Einzelzusage: Hierbei handelt es sich um eine individuelle Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihrem Arbeitnehmer. Sie wird Teil des Arbeitsvertrags.
  • Pensionsordnung: Sie als Arbeitgeber erteilen allen Arbeitnehmern oder einer genau bezeichneten Gruppe eine einheitliche Pensionszusage.
  • Betriebsvereinbarung: Dies ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihrem Betriebsrat, die dann für den gesamten Betrieb Gültigkeit hat.
  • Tarifvertrag: hierbei handelt es sich um eine schriftliche Vereinbarung zwischen einem Arbeitgeberverband oder einzelnen Arbeitgebern und einer Gewerkschaft. Der Tarifvertrag bestimmt den Inhalt der einzelnen Arbeitsverhältnisse als übergeordnete Norm.
  • Beachten Sie: Sie können auch unfreiwillig zu einer betrieblichen Altersversorgung für Ihre Mitarbeiter kommen. Und zwar durch
  • betriebliche Übung: dreimaliges wiederholtes Verhalten von Ihnen als Arbeitgeber, das bei Ihren Arbeitnehmern den Eindruck einer Gesetzmäßigkeit oder eines Brauchs in Ihrem Betrieb erweckt.
  • Rechtlicher Gleichbehandlungsgrundsatz: Als Arbeitgeber dürfen Sie nicht einzelne Arbeitnehmer willkürlich von einer Sozialleistung ausschließen, die Sie vergleichbaren Arbeitnehmern gewähren.

Welche Leistungen Sie vereinbaren können

Bei der betrieblichen Altersversorgung gibt es im Unterschied zur gesetzlichen Rentenversicherung keine festen Regelungen. Sie haben somit die Wahl zwischen einer Vielzahl von Versorgungssystemen mit sehr unterschiedlichen Leistungsbedingungen und Versorgungsniveaus.

Leistungsarten

Die Leistungsarten entsprechen im wesentlichen denen der gesetzlichen Rentenversicherung:

  • Altersrenten
  • Leistungen für den Fall der Invalidität
  • Hinterbliebenenrenten
  • Die Versorgungsleistungen können in Form von
  • Leibrenten (lebenslang),
  • Zeitrenten (zeitlich begrenzt) und
  • Kapitalzahlungen (einmalig)erbracht werden. Je nach Modell der betrieblichen Altersversorgung können einzelne Formen ausgeschlossen sein.

Leistungshöhe

Seit der Rentenreform haben Sie als Arbeitgeber zwei Möglichkeiten, die Leistungshöhe zu definieren:

Sie können Ihrem Arbeitnehmer zum einen eine bestimmte Leistungshöhe im Alter zusagen.

Die Leistung können Sie dann folgendermaßen gestalten:

  • Vereinbarung eines Festbetrags: Pro Arbeitsjahr in Ihrem Betrieb wird dem Arbeitnehmer ein bestimmter Betrag zugesagt.
  • Vereinbarung eines vergütungsabhängigen Betrags: Pro Jahr der Betriebszugehörigkeit wird Ihrem Mitarbeiter ein bestimmter Prozentsatz des letzten Entgelts, das er vor Rentenbeginn bezogen hat, garantiert.
  • Vereinbarung eines Gesamtversorgungssystems: Es wird ein bestimmter, von der Dauer der Betriebszugehörigkeit abhängiger Prozentsatz der letzten Vergütung als Gesamtversorgung im Alter zugesagt. Die Betriebsrente stockt dann im Alter die Leistungen aus der gesetzlichen Rentenversicherung auf diesen vereinbarten Betrag auf.

Seit dem 1.1.2002 ist zum anderen die so genannte Beitragszusage mit Mindestleistung möglich. Das bedeutet: Sie sagen Ihrem Arbeitnehmer lediglich zu, für ihn einen bestimmten Beitrag in eine betriebliche Altersversorgung einzuzahlen. Der Arbeitnehmer weiß daher nicht, wie hoch seine Rente ausfallen wird. Die Rentenhöhe ergibt sich vielmehr aus den abgeführten Beiträgen und den daraus entstandenen Kapitalerträgen. Das so genannte Zusatzertragsrisiko liegt voll beim Arbeitnehmer.

Damit der Arbeitnehmer aber wenigstens eine gewisse Sicherheit hat, müssen Sie als Arbeitgeber für eine Mindestleistung einstehen. Diese ergibt sich aus der Summe der eingezahlten Beiträge abzüglich des Betrags, der für die Risiken Invalidität oder vorzeitiger Todesfall gezahlt werden muss.

Ihre Haftung besteht also nur bis zur zugesagten Mindestleistung.

Die Beitragszusage mit Mindestleistung hat für Sie als Arbeitgeber große Vorteile: Bei der Leistungszusage liegt das Risiko, dass sich die Gesetzeslage ändert und Sie für die zugesagte Leistung wesentlich mehr Geld einsetzen müssen, voll bei Ihnen.

Bei der Beitragszusage mit Mindestleistung ist dieses Risiko hingegen minimiert. Außerdem müssen Sie die Beitragszusage mit Mindestleistung nicht anpassen. Sie ist damit insgesamt wesentlich besser kalkulierbar.

Wichtig: Die Beitragszusage mit Mindestleistung ist nur für die Modelle Pensionsfonds, Pensionskassen und Direktversicherung zulässig. Im Rahmen einer Unterstützungskasse oder einer Direktzusage müssen Sie immer eine bestimmte Leistung im Alter zusagen.

Wenn Ihr Mitarbeiter ausscheidet

Heute ist es eher selten, dass ein Arbeitnehmer sein ganzes Berufsleben in nur einem Unternehmen tätig ist. Der mehrmalige Arbeitsplatzwechsel ist vielmehr zur Regel geworden.

Diese Entwicklung wurde auch bei der Neuregelung der betrieblichen Altersversorgung berücksichtigt. Mit Wirkung ab dem 1.1.2002 wurden die Regelungen beim Ausscheiden eines Arbeitnehmers vereinfacht.

So behält Ihr Arbeitnehmer seinen Anspruch auf die betriebliche Altersversorgung

Voraussetzung hierfür ist, dass er mindestens 30 Jahre alt ist und Ihre Zusage auf die betriebliche Altersversorgung mindestens fünf Jahre besteht. Früher trat diese so genannte Unverfallbarkeit der Versorgungszusage erst ein, wenn der Arbeitnehmer mindestens 35 Jahre alt und zehn Jahre im Betrieb beschäftigt war.

Wichtig: Die Neuregelung gilt auch für Ansprüche aus alten Zusagen, wenn sie mindestens fünf Jahre nach dem Inkrafttreten der Neuregelung " also bis zum 1.1.2006 " bestanden haben und die Altersgrenze von 30 Jahren zu diesem Zeitpunkt erreicht wurde.

Für Sie als Arbeitgeber ist diese Neuregelung mit Zusatzkosten verbunden.

Um diese etwas aufzufangen, können jetzt für die Wege Unterstützungskasse und Direktzusage bereits ab dem 28. Lebensjahr Ihres Mitarbeiters (bisher 30. Lebensjahr) steuerlich vorteilhaft Pensionsrückstellungen gebildet werden.

Übrigens: Beiträge, die der Arbeitnehmer durch Entgeltumwandlung in die betriebliche Altersversorgung investiert hat, können nicht verfallen. Das gilt auch für staatliche Zuschüsse und die daraus entstandenen Zinsen.

Wenn Ihr Mitarbeiter seinen Anspruch mitnehmen möchte

Um zu verhindern, dass ein Arbeitnehmer aus einer Vielzahl von Unternehmen Betriebsrenten bezieht bzw. beziehen muss, besteht jetzt die Möglichkeit, die erworbenen Ansprüche zu übertragen. Das heißt: Der Arbeitnehmer kann von seinem bisherigen Arbeitgeber verlangen, dass er den Anspruch auf den neuen Arbeitgeber überträgt. So lassen sich alle Ansprüche in einer Hand halten. Ebenso ist es möglich, alle erworbenen Ansprüche erst beim letzten Arbeitgeber zu bündeln.

Voraussetzung ist aber, dass der neue Arbeitgeber die bisherige Zusage übernehmen möchte. Eine Verpflichtung dazu besteht nicht!

Wann eine Abfindung der Ansprüche infrage kommt

Unverfallbare Ansprüche auf betriebliche Altersversorgung können nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses unter bestimmten Voraussetzungen auch abgefunden, das heißt, an den Mitarbeiter ausgezahlt werden.

Sowohl Ihr Arbeitnehmer wie auch Sie als Arbeitgeber können die Abfindung verlangen, wenn die Höhe der Versorgungsleistung bestimmte Bagatellgrenzen nicht überschreitet:

  • Bagatellgrenze bei laufenden monatlichen Versorgungsleistungen: Ein Prozent der monatlichen Bezugsgröße; im Jahr 2003 sind das 23,80 € (West) bzw. 19,95 € (Ost)
  • Bagatellgrenze bei Kapitalleistungen: 12/10 der monatlichen Bezugsgröße; im Jahr 2003 sind das 2.856 € (West) bzw. 2.394 € (Ost)  

Werden diese Grenzen überschritten, kann eine unverfallbare Anwartschaft nur in engen Grenzen mit Zustimmung Ihres Arbeitnehmers abgefunden werden.

Sind Sie sich mit Ihrem Arbeitnehmer einig, kann auch ein höherer Anspruch auf die Betriebsrente abgefunden werden " sofern die Höhe der Versorgungsleistung

  • zwei Prozent der monatlichen Bezugsgröße nicht übersteigt (2003: 47,60 € bzw. 39,90 €) oder
  • vier Prozent der monatlichen Bezugsgröße nicht übersteigt (2003: 95,20 € bzw. 79,80 € ), wenn der Abfindungsbetrag von Ihnen als Arbeitgeber verwendet wird, um anderweitige Anwartschaften in einer Direktversicherung, Pensionskasse oder einem Pensionsfonds aufzubauen oder um ihn in die gesetzliche Rentenversicherung einzuzahlen.

Auch eine über den Bagatellgrenzen liegende betriebliche Altersversorgung, die auf einer Entgeltumwandlung beruht, kann nur mit Einverständnis Ihres Arbeitnehmers abgefunden werden " sofern die oben genannten Grenzwerte nicht überschritten werden.

Werden auch diese Grenzen überschritten, ist eine Abfindung nicht mehr möglich.

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Tabelle 1: Betriebliche Altersversorgung im Überblick

 

Direktzusage

Unterstützungs-

kasse

Pensions-kasse

Direkt-versicherung

Pensionsfonds

Träger-unternehmen

Unternehmen

rechtlich selbstständige Einrichtung

rechtlich selbstständige Einrichtung

Versicherungs-unternehmen

rechtlich selbstständige Einrichtung

Beitragszusage mit Mindestleistung möglich

nein

nein

ja

ja

ja

Kapitalzahlung statt

Rentenzahlung möglich

ja

ja

ja

ja

nein

Beitragspflicht

zum Pensionsver-

sicherungsverein

ja

ja

nein

nein

ja

förderfähig nach Riester

nein

nein

ja

ja

ja

Verwaltungs-aufwand

hoch

gering

gering

gering

gering

Fazit

wegen hohen Verwaltungs-aufwands ungeeignet für kleinere Unternehmen; nicht förderfähig nach Riester, d.h. setzt Kooperations-bereitschaft der Mitarbeiter voraus

gut geeignet für kleinere und mittlere Unternehmen; einziger Nachteil: nicht förderfähig nach Riester, d.h. setzt Kooperations-

bereitschaft der Mitarbeiter voraus

preiswertes Vorsorge-produkt

besonders geeignet für kleinere Unternehmen; eben-

falls günstig als

förderfähige Alternative

chancenreiche Anlage; Nachteil:

Noch viele rechtliche Details sind ungeklärt. Daher in jedem Fall

Beratung durch Fachmann erforderlich.

Tabelle 2: Die steuer und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Aufwendungen für eine betriebliche Altersversorgung

Der vorliegende Beitrag hat Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten der betrieblichen Altersversorgung für Ihre Mitarbeiter anschaulich vor Augen geführt.

Welche Variante Sie letztlich wählen, hängt von Ihrem Angebot, den Wünschen Ihrer Mitarbeiter und dem jeweils wirtschaftlichsten Modell ab.

Dabei ist es sicher von Vorteil, wenn Sie Ihren Steuerberater in den endgültigen Entscheidungsprozess einbinden.

 

Finanzierung durch Arbeitnehmer (Gehaltsumwandlung)

Finanzierung durch Arbeitgeber

Steuer

Sozial-versicherung

Steuer

Sozial-versicherung

Direktzusage

unbegrenzt steuerfrei auf Unternehmensebene (Rückstellung) und beim Arbeitnehmer

ab 2002: beitragsfrei bis 4% BBG-RV;

ab 2009: volle Beitragspflicht

unbegrenzt steuerfrei auf Unternehmensebene (Rückstellung) und beim Arbeitnehmer

beitragsfrei ohne Obergrenze

Unterstützungs- kasse

Steuerfreiheit auf Unternehmensebene begrenzt auf Kassenvermögen (Betriebsausgabe); unbegrenzt steuerfrei beim Arbeitnehmer

ab 2002: beitragsfrei bis 4% BBG-RV;

ab 2009: volle Beitragspflicht

Steuerfreiheit auf Unternehmensebene begrenzt auf Kassenvermögen (Betriebsausgabe); unbegrenzt steuerfrei beim Arbeitnehmer

beitragsfrei ohne Obergrenze

Pensions-kasse

Betriebsausgabe auf Unternehmensebene, beim Arbeitnehmer Pauschalsteuer nach

§ 40b EStG: 20% zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer bis 1.752 € pro Jahr

und/oder

Betriebsausgabe auf Unternehmensebene, beim Arbeitnehmer bis zu 4% der BBG-RV nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfrei

und/oder

Riester-Förderung: Sonderausgabenabzug und Zulagenförderung nach § 10a EStG

Einmal- oder Sonder-zahlungen sind beitragsfrei bis 1.752 € jährlich, § 40b EStG

ab 2009: volle Beitragspflicht

 

 

und/oder

 

beitragsfrei bis zu 4% der BBG-RV

ab 2009: volle Beitragspflicht

 

und/oder

volle Beitragspflicht,

§ § 10a, 79 ff. EStG

Betriebsausgabe auf Unternehmensebene, beim Arbeitnehmer Pauschalsteuer nach

§ 40b EStG: 20% zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer bis 1.752 € pro Jahr

und/oder

Betriebsausgabe auf Unternehmensebene, beim Arbeitnehmer bis zu 4% der BBG-RV nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfrei

soweit Aufwendungen zusätzlich zum Arbeitsentgelt: beitragsfrei bis 1.752 € jährlich, § 40b EStG

 

 

 

und/oder

 

 

beitragsfrei bis zu 4% der BBG-RV

Direkt-versicherung

Betriebsausgabe auf Unternehmensebene, beim Arbeitnehmer Pauschalsteuer nach

§ 40b EStG: 20% zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer bis 1.752 € pro Jahr

und/oder

Riester-Förderung: Sonderausgabenabzug und Zulagenförderung nach § 10a EStG

Einmal- oder Sonder-zahlungen sind beitragsfrei bis 1.752 € jährlich, § 40b EStG

ab 2009: volle Beitragspflicht

 

 

und/oder

volle Beitragspflicht,

§ § 10a, 79 ff. EStG

Betriebsausgabe auf Unternehmensebene, beim Arbeitnehmer Pauschalsteuer nach

§ 40b EStG: 20% zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer bis 1.752 € pro Jahr

soweit Aufwendungen zusätzlich zum Arbeitsentgelt: beitragsfrei bis 1.752 € jährlich, § 40b EStG

Pensionsfonds

Betriebsausgabe auf Unternehmensebene, beim Arbeitnehmer bis zu 4% der BBG-RV nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfrei

und/oder

Riester-Förderung: Sonderausgabenabzug und Zulagenförderung nach § 10a EStG

beitragsfrei bis zu 4% der BBG-RV

ab 2009: volle Beitragspflicht

 

 

und/oder

volle Beitragspflicht,

§ § 10a, 79 ff. EStG

Betriebsausgabe auf Unternehmensebene, beim Arbeitnehmer bis zu 4% der BBG-RV nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfrei

beitragsfrei bis zu 4% der BBG-RV

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Betriebsbedingte Kündigung

Durch Rationalisierungsmaßnahmen, Auftragsmangel, Gewinnrückgänge, Änderung von Arbeitsabläufen, Einführung neuer Arbeitstechniken, Auslagerung oder Schließung von Betriebsabteilungen oder sogar des gesamten Betriebs kann es dazu kommen, dass einzelne oder gar alle Arbeitsplätze wegfallen und eine weitere Beschäftigungsmöglichkeit für einzelne oder alle Mitarbeiter nicht mehr gegeben ist.

Für Sie als Arbeitgeber stellt sich dann die Frage, ob und welchen Mitarbeitern Sie wie kündigen können.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie bei solchen betriebsbedingten Kündigungen Schritt für Schritt sicher vorgehen und was Sie dabei alles beachten müssen.

 

Inhalt:
  • Was Sie bei einer betriebsbedingten Kündigung beachten müssen
  •   Ordnungsgemäße Kündigungserklärung
  •   Einhaltung der Kündigungsfristen und rechtzeitiger Zugang des Kündigungsschreibens
  •   Beachtung der Kündigungsschutzvorschriften
  •   Betriebsratsanhörung
  • Die speziellen voraussetzungen der betriebsbedingten kündigung
  •   Punkt 1: Dringende betriebliche Erfordernisse
  •   Punkt 2: Unternehmerische Entscheidung
  •   Punkt 3: Wegfall der Beschäftigungsmöglichkeit
  •   Punkt 4: Interessenabwägung
  •   Punkt 5: Sozialauswahl
  • Wann ein Wiedereinstellungsanspruch besteht
  • Wie Sie Ihren Betriebsrat beteiligen müssen
  • Wenn es zu einer Massenentlassung kommt
  •  Abgrenzung von Interessenausgleich und Sozialplan
  •   Voraussetzungen und Inhalt eines Sozialplans
  •   Was Sie gegenüber dem Arbeitsamt beachten müssen
  • Checkliste für eine rechtssichere betriebsbedingte Kündigung
  • Weblinks

Was Sie bei einer betriebsbedingten Kündigung beachten müssen

Bei einer betriebsbedingten Kündigung müssen Sie zunächst die Grundvoraussetzungen jeder Kündigung beachten.

Ordnungsgemäße Kündigungserklärung

Vorab brauchen Sie eine wirksame Kündigungserklärung: Jede Kündigung muss seit dem 1.5.2000 immer schriftlich erfolgen, eine mündliche Kündigung wäre also nicht wirksam.

Zudem sollten Sie prüfen, ob eine schriftliche Begründung der Kündigung notwendig ist. Normalerweise ist das nicht der Fall.  

Bei der Kündigung von Auszubildenden nach der Probezeit ist eine Begründung gesetzlich vorgeschrieben.

Eine Begründungspflicht kann sich auch aus einem Tarifvertrag, dem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.

Achtung: Selbst wenn Sie das Kündigungsschreiben nicht zu begründen brauchen, bedeutet das nicht, dass Sie deshalb auch grundlos kündigen können.

Insbesondere wenn das Kündigungsschutzgesetz Anwendung findet, müssen Sie einen personen-, verhaltens-, oder betriebsbedingten Kündigungsgrund haben, sonst ist die Kündigung sozial ungerechtfertigt.

Einhaltung der Kündigungsfristen und rechtzeitiger Zugang des Kündigungsschreibens

Achten Sie immer auf die Einhaltung der Kündigungsfristen (abweichende Regelungen im Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag).

Eine aktuelle Übersicht über die gesetzlichen Kündigungsfristen und -termine für Arbeitnehmer finden Sie auf dem gelben Beiblatt in Ihrem Praxishandbuch Personal.

Wichtig ist, dass die Kündigung rechtzeitig zugeht.

Beachtung der Kündigungsschutzvorschriften

Der allgemeine Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz besteht bei Betrieben mit mehr als fünf Mitarbeitern. Teilzeitkräfte werden bei nicht mehr als 20 Stunden wöchentlicher Arbeitszeit nur mit 0,5, bei nicht mehr als 30 Stunden nur mit 0,75 und bei über 30 Stunden voll berücksichtigt.

Auszubildende sind jedoch nicht mitzurechnen.

Weitere Voraussetzung für den allgemeinen Kündigungsschutz ist das Bestehen des Beschäftigungsverhältnisses über einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten.

Beachten Sie auch, dass Betriebsratsmitglieder einen besonderen Kündigungsschutz genießen: Ein Betriebsratsmitglied ist im Regelfall ordentlich nicht kündbar. Nur bei einer Betriebsstilllegung oder der Schließung einer Betriebsabteilung haben Sie die Möglichkeit, eine Kündigung frühestens zum Zeitpunkt der Stilllegung vorzunehmen.

Ebenfalls beachten müssen Sie einen tarifvertraglichen Ausschluss der ordentlichen Kündigung: Betriebsbedingte Gründe stellen an sich keinen Grund für eine fristlose Kündigung dar. Bei Wegfall des Arbeitsplatzes eines Mitarbeiters, der ordentlich unkündbar ist, kann aber eine außerordentliche Kündigung in Betracht kommen. Allerdings müssen Sie eine soziale Auslauffrist, die der maßgeblichen Kündigungsfrist entspricht, einhalten. Einzelheiten finden Sie im Beitrag außerordentlichen betriebsbedingten Kündigung.

Betriebsratsanhörung

Achtung: Wenn Sie einen Betriebsrat haben, müssen Sie diesen vor jeder Kündigung anhören.

Die speziellen Voraussetzungen der betriebsbedingten Kündigung

Hat Ihr Mitarbeiter keinen Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz, können Sie einfacher kündigen. Die nachstehenden Voraussetzungen müssen dann grundsätzlich nicht erfüllt sein (beachten Sie aber die Punkte zur Sozialauswahl).

Genießt ein Mitarbeiter hingegen Kündigungsschutz, muss die betriebsbedingte Kündigung immer sozial gerechtfertigt sein, andernfalls ist sie rechtsunwirksam.

Eine soziale Rechtfertigung liegt aber nur vor, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Es muss ein dringendes betriebliches Erfordernis vorliegen,
  • das auf Grund Ihrer unternehmerischen Entscheidung,
  • zu einem Wegfall einer Beschäftigungsmöglichkeit führt,
  • ohne dass sich eine Kündigung unter Abwägung der gegenseitigen Interessen vermeiden lässt.
  • Zudem müssen Sie unter den für eine Kündigung in Frage kommenden Mitarbeitern unter Umständen eine Sozialauswahl durchführen.

Punkt 1: Dringende betriebliche Erfordernisse

Die Rechtsprechung unterscheidet bei den betrieblichen Erfordernissen zwischen den innerbetrieblichen und außerbetrieblichen Umständen.

Innerbetriebliche Umstände sind solche, die den Betrieb an sich betreffen: Einführung neuer Arbeitstechniken, Ausgliederung bestimmter Abteilungen ("Outsourcing"), Betriebseinschränkungen oder Neuorganisation von Arbeitsabläufen.

Außerbetriebliche Umstände sind solche, die von außen auf Ihren Betrieb einwirken: fehlende Aufträge, Umsatzrückgang oder auch der Wegfall von Finanzierungsmitteln bzw. nicht nur vorübergehender Rohstoff oder Energiemangel.

Die inner- bzw. außerbetrieblichen Umstände müssen zudem dringlich sein. Dies bedeutet für Sie, dass Sie letztlich keine andere Möglichkeit haben, als eine Kündigung auszusprechen (Ultima-Ratio-Prinzip).

An der Dringlichkeit fehlt es immer dann, wenn Sie den Arbeitnehmer auf einem vergleichbaren anderen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen beschäftigen können, es also eine Weiterbeschäftigungsmöglichkeit zu gleichwertigen Bedingungen gibt.

Dies ist immer dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer ohne Änderungen seines Arbeitsvertrags weiterbeschäftigt werden oder allein auf Grund Ihres Direktionsrechts die neue Tätigkeit übernehmen kann.

Voraussetzung ist, dass dieser Arbeitsplatz frei ist bzw. bis zum Ablauf der Kündigungsfrist frei wird.Sollte dies nicht der Fall sein, kommt es darauf an, inwieweit Ihnen ein weiteres Zuwarten, bis ein Arbeitsplatz frei wird, zugemutet werden kann.

Sollte kein vergleichbarer Arbeitsplatz frei sein, jedoch nach einer Weiterbildung Ihres Arbeitnehmers die Möglichkeit zur Weiterbeschäftigung bestehen, so müssen Sie ihm den anderen Arbeitsplatz anbieten. Der Arbeitnehmer muss hier sein Einverständnis erklären. Jedoch sind Sie nicht verpflichtet, dies um jeden Preis zu tun. Auch hier gibt es eine Zumutbarkeitsgrenze hinsichtlich der Kosten und der Einarbeitungszeit. Eine Einarbeitungszeit, die länger als ein halbes Jahr dauert, ist in den meisten Fällen nicht mehr zuzumuten.

Wie sieht es aber aus, wenn eine Weiterbeschäftigung nur zu schlechteren Bedingungen möglich ist? Hier verlangt das Bundesarbeitsgericht das Einverständnis des Arbeitnehmers. Auch prüft es die Zumutbarkeit für den Arbeitgeber.

In diesem Fall müssen Sie Ihrem Arbeitnehmer zunächst unter Ankündigung der sonst drohenden Beendigungskündigung auch die "schlechtere Stelle" als alternativen Arbeitsplatz anbieten.

Sollte Ihr Arbeitnehmer dies ablehnen, so können Sie ihm betriebsbedingt kündigen. Die betriebsbedingte Änderungskündigung genießt von daher immer den Vorrang. Voraussetzung ist aber immer, dass die andere Stelle auch frei ist.

Achtung: Die Weiterbeschäftigungsmöglichkeit ist unternehmensbezogen zu prüfen. Es kommt also z. B. auch eine Weiterbeschäftigungsmöglichkeit in anderen Filialen Ihres Unternehmens in Frage.

Übrigens: Werden die dringenden betrieblichen Erfordernisse bestritten, müssen Sie als Arbeitgeber deren Vorhandensein in einem möglichen Prozess beweisen.

Punkt 2: Unternehmerische Entscheidung

Sobald inner- und/oder außerbetriebliche Umstände vorliegen, treffen Sie eine unternehmerische Entscheidung. Die unternehmerische Entscheidung ist dabei nicht die Kündigung als solche; es handelt sich bei ihr vielmehr um das unternehmerische Konzept, mit dem Sie die Mitarbeiterzahl an den veränderten Arbeitsbedarf anpassen. Die Kündigung ist nur die Konsequenz dieser Entscheidung.

In Ihrer Entscheidung, wie Sie Ihren Betrieb wirtschaftlich sinnvoll führen, sind Sie grundsätzlich frei. Sie allein entscheiden, ob Sie etwa Übersetzungsarbeiten weiterhin mit fest angestellten Übersetzern oder künftig nur noch mit einem externen Dienstleister durchführen wollen.

In einem Kündigungsschutzprozess kann der Arbeitsrichter Ihnen nicht vorschreiben, wie Sie Ihr Unternehmen zu führen oder welche Abteilungen Sie zu schließen haben und welche nicht.

Ihre freie unternehmerische Entscheidung unterliegt lediglich einer richterlichen Missbrauchskontrolle: Nur, wenn Sie offensichtlich willkürlich oder unsachlich eine unternehmerische Entscheidung treffen, die nicht nachvollziehbar ist, kann das Gericht diese Entscheidung als unwirksam ansehen. Ein solcher Missbrauch liegt vor, wenn etwa eine Unternehmensaufspaltung nur deshalb vorgenommen wird, um dem Kündigungsschutz zu entgehen.

Das Bundesarbeitsgericht hat aber die Entscheidung eines Unternehmers, künftig mit weniger Personal auskommen zu wollen, als sachgemäße Unternehmerentscheidung anerkannt.

Da das Wirtschaftsleben heutzutage so komplex ist, ist es häufig nicht sehr schwer, mit einer sachlichen Begründung die unternehmerische Entscheidung zu untermauern.

Im Kündigungsschreiben selbst brauchen Sie Ihrem Mitarbeiter keine detaillierte Begründung Ihrer unternehmerischen Entscheidung zu nennen. Sie können allerdings die Kündigungsgründe benennen, um den Mitarbeiter von einer eventuell unbedachten Kündigungsschutzklage abzuhalten.

Beachten Sie: In einem eventuellen Kündigungsschutzprozess müssen Sie darlegen und beweisen, dass die unternehmerische Entscheidung schon vor der betriebsbedingten Kündigung gefallen ist. Dies wird häufig übersehen.

Punkt 3: Wegfall der Beschäftigungsmöglichkeit

Die genannten betrieblichen Gründe und die darauf beruhende Unternehmerentscheidung müssen zum Wegfall der Beschäftigungsmöglichkeit führen.

Dabei kommt es nicht darauf an, ob ein bestimmter Arbeitsplatz weggefallen ist, sondern ob der Bedarf für den oder die Mitarbeiter nicht mehr besteht.

Wichtig: Falls es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt, müssen Sie die Gründe darlegen, die gerade zum Verlust des betroffenen Arbeitsplatzes geführt haben.

Pauschale Hinweise wegen Rationalisierung oder hoher Personalkosten reichen nicht aus. Nur anhand von konkreten Zahlen und Unterlagen ist Ihre Entscheidung zu beweisen. Der Richter muss immer einen begründeten Zusammenhang zwischen betrieblichen oder außerbetrieblichen Ursachen und dem Verlust des Arbeitsplatzes erkennen können.

Haben Sie den Wegfall des Arbeitsplatzes dargelegt und bewiesen, muss Ihr Arbeitnehmer eine eventuelle Weiterbeschäftigungsmöglichkeit in Ihrem Unternehmen aufzeigen. Hierbei ist er verpflichtet, möglichst konkrete Weiterbeschäftigungsmöglichkeiten anzuführen.

Sie müssen gegebenenfalls beweisen, dass eine anderweitige Beschäftigungsmöglichkeit nicht besteht.

Punkt 4: Interessenabwägung

Selbst wenn Sie zu dem Ergebnis kommen, dass dringende betriebliche Bedürfnisse vorliegen und keine andere Weiterbeschäftigungsmöglichkeit besteht, ist eine auf den Einzelfall bezogene Abwägung zwischen Ihren Interessen und den Interessen Ihres Arbeitnehmers vorzunehmen.

Im Rahmen der betriebsbedingten Kündigung spielt diese Abwägung jedoch keine große Rolle. Wenn auf Grund einer nachvollziehbaren unternehmerischen Entscheidung tatsächlich keine Beschäftigungsmöglichkeit mehr besteht, hat das Interesse des Mitarbeiters am Fortbestand seines Arbeitsverhältnisses nur eine geringe Bedeutung.

In der Praxis hat die Interessenabwägung von daher lediglich in Härtefällen Bedeutung.

Punkt 5: Sozialauswahl

Kommen für die Kündigung mehrere Mitarbeiter Frage und soll nicht allen gekündigt werden, müssen Sie eine Sozialauswahl vornehmen.

Hier müssen Sie besonders sorgfältig sein, denn anders als bei der unternehmerischen Entscheidung sind Sie bei der Sozialauswahl in der Regel an Überprüfungskriterien gebunden.

Die Einhaltung dieser Kriterien ist leicht nachprüfbar, sodass Fehler in diesem Bereich die gesamte Kündigung schnell zu Fall bringen und Sie teuer zu stehen kommen können:

Wenn Sie mehreren Mitarbeitern aus dringenden betrieblichen Gründen kündigen, einem sozial weniger schutzwürdigen Mitarbeiter aber nicht, können sich alle Mitarbeiter auf die fehlerhafte Auswahl berufen.

Kriterien, die Sie bei der Sozialauswahl beachten müssen

Schritt 1:

Im ersten Schritt müssen Sie die Arbeitnehmer in die Auswahl des zu kündigenden Mitarbeiters heranziehen, die vergleichbar sind.

Diese Vergleichbarkeit wird immer nur innerhalb einer bestimmten Hierarchieebene geprüft, z. B. unter den Abteilungsleitern.

Auf Betriebsebene vergleichen Sie Ihre Arbeitnehmer untereinander. Es findet keine Beschränkung auf eine bestimmte Betriebsabteilung statt. Andererseits ist die Sozialauswahl nicht auf das Unternehmen auszudehnen, sondern ist lediglich betriebsbezogen.

Auf Unternehmensebene haben Sie als Arbeitgeber jedoch die Pflicht, betroffenen Arbeitnehmern freie Arbeitsplätze in anderen Betrieben anzubieten, wenn in einem Betrieb Kündigungen erfolgen.

Auf Konzernebene gilt das aber nur in Ausnahmefällen, etwa wenn Ihr Arbeitnehmer laut Arbeitsvertrag für den gesamten Konzernbereich eingestellt ist.

Die vergleichbaren Arbeitnehmer müssen auch austauschbar sein. Dies bedeutet, dass zum Zeitpunkt des Kündigungsausspruchs eine vergleichbare Tätigkeit ausgeübt werden muss. Die zu vergleichenden Arbeitnehmer müssen also über die gleichen beruflichen Qualifikationen verfügen.

Nicht vergleichbar sind Arbeitnehmer, die noch keine sechs Monate bei Ihnen beschäftigt sind. Sie fallen noch nicht unter das Kündigungsschutzgesetz.

Da Sie diese Mitarbeiter grundsätzlich ohne soziale Auswahl betriebsbedingt kündigen können, dürfen Sie einen Mitarbeiter mit Kündigungsschutz nicht mit der Begründung kündigen, jener ohne Kündigungsschutz sei sozial schutzwürdiger.

Befristet beschäftigte Arbeitnehmer fallen nur dann unter die Sozialauswahl, wenn in ihrem Arbeitsvertrag eine Kündigungsmöglichkeit vereinbart worden ist.

Nicht vergleichbar sind auch Arbeitnehmer, bei denen die ordentliche Kündigung gesetzlich ausgeschlossen ist wie z. B. bei Betriebsräten oder Wehrpflichtigen.

Sollte Ihr Arbeitnehmer von der Arbeit freigestellt sein, so ist er ebenfalls nicht mit einzubeziehen.Wo die Zustimmung einer Behörde notwendig ist (z.B. bei Müttern oder schwerbehinderten Menschen), sind diese erst vergleichbar, wenn die Zustimmung erteilt ist und diese bis zum Ausspruch der Kündigung vorliegt.

Tariflich oder vertraglich unkündbare Arbeitnehmer fallen ebenfalls aus der Vergleichbarkeit heraus.

Schritt 2:

Im zweiten Schritt müssen Sie für jeden in Frage kommenden "Kündigungskandidaten" die sozialen Auswahlkriterien prüfen. Hierbei gilt: Der Kandidat mit dem geringsten sozialen Schutz kann gekündigt werden.

Doch welche Kriterien müssen Sie prüfen? Der Gesetzgeber verwendet hier den unbestimmten Rechtsbegriff der "sozialen Gesichtspunkte". Berücksichtigen müssen Sie auf jeden Fall folgende Kriterien, weil Ihre Kündigung sonst unwirksam ist:

  • Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • Lebensalter und
  • gesetzliche Unterhaltspflichten

Neben diesen drei genannten Kriterien sollten Sie auch andere soziale Aspekte wie z. B. Chancen am Arbeitsmarkt, Schwerbehinderung, Gesundheitszustand, Pflege von Angehörigen und Familienstand mit in Ihre Prüfung einbeziehen.

Die Vermögenssituation Ihres Arbeitnehmers oder die Einkünfte anderer Familienmitglieder ist bei den sozialen Belangen nicht zu berücksichtigen. In einer späteren Einzelfallbewertung können Sie diese aber mit heranziehen.

Als Arbeitgeber haben Sie bei der Gewichtung der sozialen Belange einen Beurteilungsspielraum.

Da die Feststellung der Gewichtung jedoch nicht einfach ist, werden häufig Punktesysteme herangezogen.

Jedoch ist hier Vorsicht geboten, da nicht alle Systeme brauchbar sind.

Folgendes Punktesystem wurde jedoch von der Rechtsprechung anerkannt.

Dienstjahre

 

bis 10 Jahre, je Dienstjahr

1 Punkt

ab 11 Jahre, je Dienstjahr

2 Punkte

   

Lebensalter

 

für jedes volle Lebensjahr (maximal werden 55 Lebensjahre berücksichtigt

1 Punkt

   

für einen Ehepartner

8 Punkte

   

je unterhaltsberechtigtes Kind

4 Punkte

   

für eine Schwerbehinderung

 

bis 50 Prozent

5 Punkte

je weitere 10 Prozent Erwerbsminderung

1 weiterer Punkt

Die endgültige Auswahl erfolgt dann unter der Abwägung weiterer Gesichtspunkte wie Chancen bei der Arbeitsvermittlung, weitere Unterhaltsverpflichtungen, Alleinverdiener/in oder Pflegebedürftigkeit.

Schritt 3:

Im dritten Schritt können Ihre betrieblichen Belange berücksichtigt werden:

Leistungsgesichtspunkte, wichtige Kundenkontakte oder auch die Aufnahme künftiger Führungsaufgaben können die weitere Beschäftigung von bestimmten Arbeitnehmern erfordern.

Solche Kriterien können dazu führen, dass ein Kandidat bei der Sozialauswahl nicht berücksichtigt werden muss.

Entscheidend ist, dass Sie auf einen oder mehrere bestimmte Mitarbeiter trotz entgegenstehender Sozialauswahl unter keinen Umständen verzichten können. Hier sind Sie darlegungs- und beweispflichtig.

Aus der Sozialauswahl herausnehmen können Sie bei betrieblichen Notwendigkeiten beispielsweise ganz erheblich leistungsstärkere oder vielseitiger einsetzbare Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit besonderen Kenntnissen und Qualifikationen, die Sie für Spezialarbeiten brauchen.

Aber auch die Erhaltung einer ausgewogenen Altersstruktur kann als berechtigtes betriebliches Bedürfnis angesehen werden.

Auf der anderen Seite genügt es nicht, dass der Mitarbeiter, den Sie aus der Auswahl herausnehmen möchten, lediglich nützlicher für Ihren Betrieb ist als andere.

Letztendlich müssen Sie die Arbeitnehmer kündigen, die unter sozialen Gesichtspunkten am wenigsten schutzwürdig sind.

In der Regel sind dies eher die jungen und vergleichsweise kurz Beschäftigten, die noch keine Unterhaltsverpflichtungen zu erfüllen haben.

Wann keine Sozialauswahl erforderlich ist

Sobald das Kündigungsschutzgesetz greift, müssen Sie eine soziale Auswahl vornehmen. Auf so genannte Kleinbetriebe ist das Kündigungsschutzgesetz nicht anwendbar. Eine Sozialauswahl ist dort daher eigentlich nicht notwendig.

Jedoch Vorsicht: Auch in Kleinbetrieben müssen Sie soziale Gesichtpunkte berücksichtigen. Es ist ein Mindestmaß an sozialer Rücksichtnahme zu wahren.

Sie müssen die Sozialdaten der Arbeitnehmer miteinander vergleichen und eine Abwägung vornehmen. Sie haben aber eine größere Entscheidungsfreiheit: Nur einem Arbeitnehmer, der offensichtlich sozial schutzwürdiger ist, dürfen Sie nicht ohne weiteres kündigen.

Eine Sozialauswahl entfällt auch dann, wenn Sie keine vergleichbaren Arbeitnehmer haben oder den gesamten Betrieb stilllegen.

Ist Ihr Arbeitnehmer laut Arbeitsvertrag nur in einem bestimmten Arbeitsbereich angestellt, brauchen Sie ebenfalls keine Sozialauswahl mit vergleichbaren Arbeitnehmern in anderen Betriebsabteilungen vorzunehmen.

Was Sie bei der Kündigung von Teilzeitkräften beachten müssen

Teilzeitkräfte dürfen bei der Sozialauswahl nicht benachteiligt werden.

Diese Gefahr besteht jedoch nur dort, wo Vollzeit- und Teilzeitarbeitnehmer überhaupt miteinander vergleichbar sind.Beide Gruppen sind dann nicht miteinander zu vergleichen, wenn Sie als Arbeitgeber eine Organisationsentscheidung getroffen haben, wonach für bestimmte Arbeiten nur Teilzeitkräfte bzw. Vollzeitbeschäftigte eingesetzt werden.

Die Organisationsentscheidung darf nur nicht völlig unsachlich oder unvernünftig erscheinen.

Sie haben einen Wertungsspielraum

Die zugegebenermaßen nicht einfache Prüfung bei der Sozialauswahl wird Ihnen durch einen gewissen Wertungsspielraum, den Ihnen die Gerichte einräumen, etwas erleichtert: Sie müssen nicht die absolut richtige Entscheidung getroffen haben.

Das wird man bei den häufig nur geringen Unterschieden zwischen den Sozialdaten einzelner Mitarbeiter auch nicht verlangen können.

Die Arbeitsgerichte können sich deshalb über eine vertretbare Entscheidung, die Sie getroffen haben, nicht hinwegsetzen.

Sie dürfen Ihre soziale Auswahl auch nicht anhand selbst geschaffener Punktesysteme überprüfen.

Wann ein Wiedereinstellungsanspruch besteht

Häufig kann es dazu kommen, dass sich die betriebliche Situation zwischen dem Ausspruch der Kündigung und dem Ablauf der Kündigungsfrist verändert.

Grundsätzlich ist es so, dass für die Wirksamkeit der Kündigung auf den Zeitpunkt abzustellen ist, zu dem Ihr Arbeitnehmer die Kündigung erhält.

Treten die Änderungen erst nach Ablauf der Kündigungsfrist auf (im obigen Beispielsfall kommt der Großauftrag erst später), bleibt es bei der Wirksamkeit der ausgesprochenen Kündigung.

In Einzelfällen kann ein Wiedereinstellungsanspruch aber bestehen, etwa, wenn Sie bei Ausspruch der Kündigung bereits gewusst haben, dass der Kündigungsgrund wieder wegfallen würde.Ändert sich aber vor Ablauf der Kündigungsfrist die wirtschaftliche Situation und ergibt sich eine anderweitige Beschäftigungsmöglichkeit, so können Sie dazu verpflichtet sein, dies Ihrem Arbeitnehmer mitzuteilen und ihn auch wieder einzustellen.

Haben Sie mehr Mitarbeiter entlassen, als Sie wieder einstellen können, müssen Sie auch hier eine Sozialauswahl durchführen.

Wie Sie Ihren Betriebsrat beteiligen müssen

Bei einer betriebsbedingten Kündigung hat Ihr Betriebsrat ein Mitwirkungsrecht. Danach ist Ihr Betriebsrat vor Ausspruch der Kündigung anzuhören.

Das Anhörungsrecht besteht in allen Betrieben, in denen ein Betriebsrat gewählt worden ist.

Sie müssen dem Betriebsrat die Person benennen, die Sie aus betriebsbedingten Gründen kündigen möchten. Dabei müssen Sie die Hintergründe für Ihre unternehmerische Entscheidung so genau schildern, dass Ihr Betriebsrat ohne eigene Nachforschungen eine Stellungnahme abgeben kann.

Außerdem müssen Sie ihn darüber informieren, wie und anhand welcher Kriterien Sie die soziale Auswahl getroffen haben.

Der Betriebsrat hat in der Regel eine Woche Zeit, nach der Mitteilung über die Kündigung eine Stellungnahme abzugeben.

Ihr Betriebsrat kann der Kündigung widersprechen, sich nicht äußern oder der Kündigung zustimmen.

Auf die Rechtmäßigkeit Ihrer Kündigung hat diese Reaktion keinen Einfluss. Sie können also auch kündigen, wenn der Betriebsrat der Kündigung widerspricht oder schweigt. Ausnahme: Sie haben mit dem Betriebsrat vereinbart, dass jede Kündigung seiner Zustimmung bedarf.

Kündigen Sie Ihrem Mitarbeiter, obwohl der Betriebsrat widersprochen hat, so müssen Sie Ihrem Mitarbeiter eine Kopie der Stellungnahme des Betriebsrats zukommen lassen. Ein zulässiger Widerspruch des Betriebsrats führt dazu, dass Sie verpflichtet sind, den Mitarbeiter auf dessen Verlangen hin zum Abschluss des Kündigungsschutzprozesses weiter zu beschäftigen.

Achtung: Bei einer betriebsbedingten Änderungskündigung ist der Betriebsrat in Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern auch zur Versetzung anzuhören.

Wenn es zu einer Massenentlassung kommt

Beschäftigen Sie in der Regel mehr als 20 volljährige Mitarbeiter und planen Sie eine Betriebsänderung, die wesentliche Nachteile für einen erheblichen Teil der Belegschaft zur Folge haben kann (z.B. die Stilllegung oder Verlegung von wesentlichen Betriebsteilen, einen Zusammenschluss mit anderen Betrieben), so müssen Sie den Betriebsrat unterrichten und hierüber beraten.

Wesentliche Nachteile sind Entlassungen, aber auch Versetzungen und Arbeitszeitverkürzungen.

Wann ein erheblicher Teil Ihrer Belegschaft betroffen ist, richtet sich nach dem Verhältnis zwischen der Zahl der voraussichtlich betroffenen Arbeitnehmer und der Belegschaft:

  • Bei 21 bis 59 Mitarbeitern müssen mindestens sechs Mitarbeiter betroffen sein,
  • bei 60 bis 499 Mitarbeitern zehn Prozent der Mitarbeiter oder mehr als 25 Arbeitnehmer und
  • bei mindestens 500 Mitarbeitern 30 Arbeitnehmer.

Im Wesentlichen müssen Sie in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat einen Interessenausgleich versuchen und einen Sozialplan erstellen.

Außerdem müssen Sie eine geplante Massenentlassung dem Arbeitsamt anzeigen.

Abgrenzung von Interessenausgleich und Sozialplan

Bei einem Interessenausgleich beraten Sie sich mit dem Betriebsrat, ob, wann und wie die Betriebsänderung durchgeführt wird. Hier kann unter Umständen auch besprochen werden, ob die Betriebsänderung in einer anderen Art und Weise durchgeführt wird, als dies von Ihnen ursprünglich geplant war.

So könnte z. B. vereinbart werden, dass Arbeitnehmer nicht entlassen, sondern durch Umschulungsmaßnahmen weiterbeschäftigt werden.

Der Interessenausgleich dient dazu, durch eine geeignete Planung die wirtschaftlichen Nachteile für die Belegschaft so gering wie möglich zu halten.

Der Sozialplan hingegen dient in erster Linie dem Ausgleich und der Milderung der wirtschaftlichen Nachteile. Er sieht also keine Maßnahmen für die Durchführung der Betriebsänderung vor; so können hier also z. B. keine Kündigungsverbote oder Umschulungspflichten festgelegt werden.

Der Sozialplan schließt sich an einen Interessenausgleich an. In der Praxis wird häufig eine kompakte Lösung erarbeitet.

Voraussetzungen und Inhalt eines Sozialplans

Zweck des Sozialplans ist es in erster Linie, die wirtschaftlichen Nachteile auszugleichen. In der Regel geht es hier um die Festlegung von Abfindungszahlungen.

Die Höhe der Abfindungen richtet sich z. B. nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit, dem Alter des Mitarbeiters, seinem durchschnittlichen Verdienst, der Zahl der unterhaltsberechtigten Kinder und dem Grad der Schwerbehinderung.

Auch Teilzeitkräfte dürfen nicht vom Sozialplan ausgeschlossen werden und haben einen anteiligen Anspruch.

Beachten Sie, dass sowohl der Sozialplan als auch der Interessenausgleich schriftlich festgelegt werden müssen.

Sollte es zu keiner Einigung über den Sozialplan kommen, können Sie in einem ersten Schritt den Präsidenten des Landesarbeitsamts als Vermittler einschalten und danach die Einigungsstelle anrufen. Dies gilt übrigens auch hinsichtlich des Interessenausgleichs.

Kommt letztlich keine Einigung über den Sozialplan zustande, so entscheidet die Einigungsstelle über die Aufstellung des Sozialplans.

Einen Interessenausgleich kann der Betriebsrat aber nicht erzwingen.

Was Sie gegenüber dem Arbeitsamt beachten müssen

Soll es durch die Betriebsänderung innerhalb von 30 Kalendertagen zu Entlassungen in erheblicher Zahl (also mindestens von fünf Mitarbeiter) kommen, müssen Sie dies dem Arbeitsamt anzeigen.

Eine Entlassung ist das tatsächliche Ausscheiden aus Ihrem Betrieb.

Zu den Entlassungen zählen auch Aufhebungsverträge, Änderungskündigungen (soweit Ihre Arbeitnehmer das Änderungsangebot abgelehnt haben) sowie Eigenkündigungen " letztere aber nur, wenn Sie diese veranlasst haben.

Alle Entlassungen innerhalb einer Frist von 30 Tagen sind zusammenzurechnen.

Falls Sie in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat haben, müssen Sie zusätzlich noch Folgendes beachten: Sie müssen den Betriebsrat über die geplante Massenentlassung schriftlich unterrichten und seine Stellungnahme einholen.

Der Anzeige an das Arbeitsamt müssen Sie diese Stellungnahme des Betriebsrats beilegen. Dies ist Voraussetzung für die Wirksamkeit der Anzeige. Sollte die Stellungnahme nicht vorliegen, so müssen Sie dem Arbeitsamt glaubhaft machen, dass Sie den Betriebsrat mindestens zwei Wochen vor Erstattung der Anzeige unterrichtet haben. Auch den Stand der Beratungen müssen Sie mitteilen.

Was aber ist die Folge, wenn Sie der Anzeigepflicht nicht oder verspätet nachkommen?

Kommen Sie der Anzeigepflicht nicht nach und berufen sich Ihre Mitarbeiter darauf, sind die von Ihnen ausgesprochenen Entlassungen zeitlich unbegrenzt unwirksam. Auch einen bereits unterzeichneten Aufhebungsvertrag kann Ihr Mitarbeiter erfolgreich als unwirksam anfechten.

Folge: Ohne Anzeige beim Arbeitsamt können Sie die Beschäftigungsverhältnisse nicht wirksam beenden. Wenn Sie die Anzeige nach einer Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag erstatten, müssen Sie unterscheiden:

Ist die Kündigungsfrist bereits abgelaufen, bevor die Anzeige erstattet ist, kann die Kündigung das Arbeitsverhältnis nicht beenden. Sie müssen erneut kündigen.

Wenn Sie die geplante Massenentlassung dem Arbeitsamt vor Ablauf der Kündigungsfrist angezeigt haben, können Sie trotz einer an sich wirksamen Kündigung die Arbeitnehmer so lange nicht entlassen, bis die Sperrfrist abgelaufen oder die Zustimmung des Arbeitsamts erteilt ist.

Das betroffene Arbeitsverhältnis endet frühestens einen Monat nach Eingang der Anzeige beim Arbeitsamt (Sperrfrist). Das Arbeitsamt kann im Einzelfall auch festlegen, dass die Entlassungen nicht vor zwei Monaten wirksam werden. Soll es früher enden, muss das Arbeitsamt seine Zustimmung erteilen.

Wird die Genehmigung verweigert, so sind bereits erfolgte Entlassungen unwirksam. Nach Ablauf der Sperrfrist sind Entlassungen unbeschränkt möglich.

Beachten Sie aber, dass Sie das Arbeitsverhältnis innerhalb von 90 Tagen nach Ablauf der Sperrfrist tatsächlich beenden müssen. Ansonsten müssen Sie erneut eine Anzeige vornehmen.

Checkliste für eine rechtssichere betriebsbedingte Kündigung

Voraussetzungen des allgemeinen Kündigungsschutzes

(Anwendbarkeit des KSchG)

 

 

 

Ja

Nein

Sind mehr als fünf Mitarbeiter regelmäßig bei Ihnen beschäftigt?

 

 

Ist der Mitarbeiter, dem Sie kündigen wollen, länger als sechs Monate  bei Ihnen beschäftigt?

 

 

Wenn Sie beide Fragen mit Ja beantworten brauchen Sie einen Kündigungsgrund.

 

 

Voraussetzungen der betriebsbedingten Kündigung

 

 

 

Ja

Nein

Bestehen inner- oder außerbetriebliche Umstände, auf die Sie mit einer unternehmerischen Entscheidung reagieren müssen?

 

 

Erwächst aus diesen Umständen ein betriebsbedingter Kündigungsgrund  (wie Gewinnrückgang, Auftragsmangel, Rationalisierungsmaßnahmen etc.)

 

 

Führt Ihre unternehmerische Entscheidung zum Wegfall des Arbeitsplatzes  (dies ist nicht der Fall, wenn andere Möglichkeiten wie Versetzung, Umschulungsmöglichkeiten, Fortbildung, Beschäftigung auf später frei werdenden Arbeitsplatz bestehen)?

 

 

Besteht kein schlechterer Arbeitsplatz in Ihrem Betrieb oder Unternehmen, der zu einer Änderungskündigung führen könnte?

 

 

Haben Sie in Ihre Sozialauswahl alle vergleichbaren (austauschbaren) Mitarbeiter Ihres Betriebs miteinbezogen

 

 

Sind die sozialen Kriterien von Ihnen ausreichend berücksichtigt und gewichtet worden (Mit einbeziehen müssen sie auf jeden Fall, Alter, Betriebszugehörigkeits- und Unterhaltspflichten. Ferner sind Kriterien wie Gesundheitszustand, Schwerbehinderung, Chancen am Arbeitsmarkt, Alleinerziehung zu berücksichtigen.)?

 

 

Sind die von Ihnen angegebenen dringenden betrieblichen Bedürfnisse korrekt, mit denen Sie bestimmte Mitarbeiter aus der Sozialauswahl herausnehmen?

 

 

Allgemeine Kündigungsvoraussetzungen

 

 

 

Ja

Nein

Betriebsrat

 

 

Ist die Anhörung des Betriebsrats nach § 102 BetrVG erfolgt?

 

 

Mitbestimmung nach § 99 BetrVG: Haben Sie (bei mehr als 20 wahlberechtigten Mitarbeitern im Unternehmen) Ihrem Betriebsrat bei Versetzung oder Umgruppierung alle Informationen, die mit dem Wechsel zusammenhängen, zukommen lassen?

 

 

Liegt eine abschließende Stellungnahme des Betriebsrats vor, bzw. ist die Wochenfrist abgelaufen?

 

 

Bei Massenentlassungen: Wurden die schriftliche Unterrichtung des Betriebsrats und die Anzeige an das Arbeitsamt vorgenommen?

 

 

Kündigungserklärung

 

 

Ist Ihre Kündigung schriftlich (eigenhändige Unterschrift) erfolgt?

 

 

Enthält Ihre Kündigung eine schriftliche Begründung (soweit vertraglich oder gesetzlich vorgeschrieben)?

 

 

Kündigungsfrist

 

 

Haben Sie die Kündigungsfrist richtig berechnet?

 

 

Können Sie den Zugang der Kündigung beweisen (Bote, Empfangsbestätigung)?

 

 

Sonderfall: Betriebsänderung

 

 

 

Ja

Nein

Haben Sie bei einer Betriebsänderung mit dem Betriebsrat einen Interessenausgleich versucht und eine Sozialplan vereinbart?

 

 

Haben Sie alle Fragen mit Ja beantwortet, haben Sie sehr gute Chancen, dass Ihre betriebsbedingte Kündigung vor dem Arbeitsgericht "hält".

Wichtig: Abzustellen ist immer auf die Verhältnisse bei Ausspruch der Kündigung.

 

Weblinks

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Ausländische Mitarbeiter

Wenn Sie in Ihrem Betrieb ausländische Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie zahlreiche rechtliche Spezialvorschriften beachten. Diese sehen unter anderem vor, dass Sie im Vorfeld der Arbeitsaufnahme eine Reihe von Formalitäten klären müssen, z. B., ob Ihr ausländischer Mitarbeiter eine gültige Arbeitserlaubnis hat.

Sie sehen, die Kenntnis der einschlägigen Bestimmungen ist daher für Sie sehr wichtig.

Wir geben Ihnen in diesem Beitrag einen Überblick über die wesentlichen gesetzlichen Anforderungen einer rechtssicheren Beschäftigung von Ausländern. Lesen Sie in diesem Beitrag daher unter anderem,

  • welche Papiere Sie sich vor Aufnahme der Tätigkeit unbedingt vorlegen lassen sollten, welche Meldepflichten Sie als Arbeitgeber gegenüber den Behörden haben, welche rechtlichen Besonderheiten es bei der Beschäftigung von Ausländern gibt und wie Ihr Betriebsrat Ihnen bei der Integration der ausländischen Mitarbeiter helfen kann.
Inhalt:
  • Wer als Ausländer gilt
  • Wie Sie an ausländische Arbeitnehmer kommen
  • Welche Punkte Sie vor Vertragsabschluss unbedingt klären müssen
  •   Ausweispapiere
  •   Aufenthaltstitel
  •   Arbeitserlaubnis
  • Checkliste der notwendigen Unterlagen
  • Welches Recht bei der Beschäftigung von Ausländern anwendbar ist
  • Was Sie bei der Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses beachten müssen
  •   Strikte Anwendung des Gleichheitsgrundsatzes
  •   Gesteigerte Fürsorgepflichten
  •   Arbeitsbefreiung an ausländischen Feiertagen?
  •   Vorsicht bei Sprachschwierigkeiten
  •   Was sozialversicherungsrechtlich gilt
  •   Recht zur Teilnahme an der Betriebsratswahl
  • Was bei einer Kündigung wichtig ist
  •   Anwendbarkeit der Kündigungsschutzvorschriften
  •   Besonderheiten bei der Zustellung der Kündigung
  • Wenn Sie einen Betriebsrat haben
  • Weblinks

Wer als Ausländer gilt

Um prüfen zu können, ob bestimmte ausländerrechtliche Vorschriften für Ihre Mitarbeiter von Belang sind, ist zunächst die Frage zu klären, wer überhaupt als Ausländer anzusehen ist.

Die gesetzliche Definition klingt banal: Ausländer ist jeder, der nicht Deutscher im Sinne des Artikels 116 Abs. 1 GG (Grundgesetz) ist.

Neben den Einheimischen gelten damit auch vertriebene Aussiedler und Spätaussiedler, die zumeist aus den Ländern des ehemaligen Ostblocks kommen, Aufnahme in der Bundesrepublik Deutschland gefunden haben und die entsprechenden Bescheinigungen (insbesondere einen Vertriebenenausweis oder eine Spätaussiedlerbescheinigung) besitzen, als Deutsche.

Doch Vorsicht: Ausländer ist deshalb nicht gleich Ausländer! So gibt es einige Ausländer, die gegenüber anderen Ausländern " etwa aus Afrika oder Asien " privilegiert sind.

So haben Ausländer der Europäischen Union (EU) sowie Arbeitnehmer aus dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) auf Grund von Rechtsverordnungen in mancher Hinsicht die gleichen Rechte wie deutsche Staatsbürger.

Wie Sie an ausländische Arbeitnehmer kommen

Selbstverständlich können Sie " wie bei deutschen Arbeitnehmern auch " selbst gezielt nach geeigneten ausländischen Arbeitskräften suchen (etwa durch Anzeigenschaltungen in einer ausländischen Zeitung oder im Internet).

Darüber hinaus können Sie sich ausländische Kräfte vermitteln lassen:

Erste Anlaufstation ist hier sicher die Agentur für Arbeit.

Darüber hinaus dürfen Ihnen auch private Arbeitsvermittler ausländische Kräfte verschaffen.

Grundsätzlich ist die Vermittlung auch aus Nicht-EU-EWR-Staaten erlaubt. Für bestimmte Berufe und Tätigkeiten, die noch in einer Rechtsverordnung festgelegt werden, darf die Vermittlung aber nur von der Agentur für Arbeit durchgeführt werden.

Diesbezüglich gibt es bereits international tätige Personalberatungsunternehmen, die im Ausland für Sie Arbeitskräfte rekrutieren können.

Welche Punkte Sie vor Vertragsabschluss unbedingt klären müssen

Zur Arbeitsaufnahme müssen Ausländer grundsätzlich
  • ein Ausweispapier,
  • eine Aufenthaltstitel und
  • eine Arbeitserlaubnis der Agentur für Arbeits vorweisen können.

Für Mitarbeiter aus der EU und aus dem EWR gelten hier allerdings vielfache Erleichterungen, die bei den einzelnen Punkten jeweils besprochen werden.

Ganz wichtig: Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, dass der bei Ihnen beschäftigte ausländische Arbeitnehmer diese geforderten Voraussetzungen für eine Beschäftigung mitbringt.

Ausweispapiere

Ausländer, die nach Deutschland einreisen und sich hier aufhalten wollen, müssen sich mit einem Pass ausweisen können.

Falls Sie einen Mitarbeiter aus einem EU-Mitgliedsstaat, aus dem EWR oder der Schweiz beschäftigen wollen, genügt grundsätzlich auch dessen Personalausweis.

Aufenthaltstitel

Zudem benötigt jeder Ausländer, der sich in Deutschland aufhält, grundsätzlich einen Aufenthaltstitel. Hiervon gibt es jedoch auch Ausnahmen.

Der Aufenthaltstitel wird meist vor der Einreise von dem deutschen Konsulat oder der deutschen Botschaft des jeweiligen Landes in Form eines Sichtvermerks (Visum) in den Pass eingetragen. Die Aufenthaltsdauer kann auf eine gewisse Dauer beschränkt werden.

Der beschränkt gültige Aufenthaltstitel stellt nach dem Gesetz einen sachlichen Grund für eine Befristung dar. Allerdings gilt dies nur dann, wenn Sie bereits zum Zeitpunkt des Abschlusses des Arbeitsvertrags absehen können, dass eine Verlängerung des Aufenthaltstitels nicht erfolgen wird.

Sonderregelungen zum Aufenthaltstitel

Angehörige eines EU- oder EWR-Mitgliedsstaats sind vom Visumzwang befreit. Ein Aufenthaltstitel muss aber aus formalen Gründen bei einem länger als 3 monatigem Aufenthalt beantragt werden: Sie erhalten eine besondere Aufenthaltserlaubnis, wenn sie der Ausländerbehörde eine von Ihnen ausgestellte Einstellungserklärung oder eine Arbeitsbescheinigung vorlegen.

Ebenfalls kein Aufenthaltstitel brauchen Ausländer, bei denen ein zwischenstaatliches Abkommen, das Deutschland mit einem anderen Staat abgeschlossen hat, oder eine EU-Verordnung eine Befreiung vorsehen.

Zudem können seit dem 1. 8. 2000 auch ausländische Fachkräfte in der IT-Branche in einem vereinfachten Visumverfahren ein Visum erhalten (so genannte "Greencard-Regelung").

Weitere Informationen zur Aufenthaltserlaubnis erhalten Sie bei der Ausländerbehörde der für Ihren Betrieb zuständigen Gemeinde.

Arbeitserlaubnis

Ausländer dürfen eine Beschäftigung nur mit Genehmigung der Agentur für Arbeites ausüben und von Ihnen nur beschäftigt werden, wenn sie eine entsprechende Arbeitserlaubnis besitzen. Allerdings gibt es eine Reihe von Sonderregelungen.

Die Arbeitserlaubnis kann nach Lage des Arbeitsmarktes befristet und auf bestimmte Betriebe, Berufsgruppen, Wirtschaftszweige oder Bezirke beschränkt werden.

Wichtig: Lassen Sie sich die Arbeitserlaubnis vor Aufnahme der Beschäftigung vorlegen.

Grundsätzlich muss der ausländische Mitarbeiter die Arbeitserlaubnis bei der Agentur für Arbeit beantragen. Allerdings können Sie dem Arbeitnehmer diese Aufgabe auch abnehmen.

Vorsicht: Um die Arbeitsaufnahme schon vor der Erteilung der Genehmigung zu ermöglichen, könnten Sie womöglich auf die Idee kommen, das Arbeitsverhältnis unter die Bedingung einer wirksamen Arbeitserlaubnis zu stellen. Dies ist aber nicht möglich: Eine solche Vereinbarung wäre unwirksam.

Fehlt die erforderliche Arbeitserlaubnis oder läuft sie während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses aus, führt dies entgegen früherer Rechtsprechung nicht automatisch zur Nichtigkeit des Arbeitsvertrags mit der Folge, dass mit Ihnen (weiterhin) ein Arbeitsverhältnis besteht. Dieses müssen Sie im Zweifel ordentlich kündigen.

Der ausländische Arbeitnehmer darf aber wegen des Beschäftigungsverbots seine Arbeitsleistung während der Kündigungsfrist nicht erbringen. Sie können und sollten seine Arbeitsleistung deshalb ablehnen.

Während der Kündigungsfrist müssen Sie dem ausländischen Arbeitnehmer, der keine Arbeitserlaubnis besitzt, aber keinen Lohn bezahlen. Ausnahme: Auch Sie haben das Fehlen der Arbeitserlaubnis zu vertreten.

Hat der Arbeitnehmer bereits für Sie gearbeitet, kann die Vergütung für seine bereits geleistete Arbeit verlangen.

Was Sie auch noch wissen sollten: Wenn Sie einen Arbeitnehmer beschäftigen wollen, der eine Arbeitserlaubnis benötigt, sind Sie zudem verpflichtet, der Agentur für Arbeit im Vorfeld Auskunft über das Arbeitsentgelt, die Arbeitszeiten und sonstigen Arbeitsbedingungen erteilen.

Beachten Sie: Wenn Sie ausländische Arbeitnehmer ohne eine erforderliche Arbeitsgenehmigung illegal beschäftigen, können Sie mit einer Geldbuße von bis 500.000 € belegt werden.

Zudem wird die Beschäftigung eines ausländischen Arbeitnehmers ohne Arbeitserlaubnis zu Arbeitsbedingungen, die in einem auffälligen Missverhältnis zu denen deutscher Arbeitnehmer stehen, mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder einer Geldstrafe bestraft, in besonders schweren Fällen sogar bis zu einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren.

Ausnahmen und Sonderregelungen

Ausländer, die in Deutschland geboren sind und eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung besitzen, brauchen keine Arbeitsgenehmigung. Gleiches gilt für Ausländer, die eine Aufenthaltsberechtigung besitzen. Diese wiederum bekommen Ausländer, wenn sie seit acht Jahren eine Aufenthaltsgenehmigung besitzen oder eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung über einen Zeitraum von drei Jahren.

Auch Angehörige der EU-Staaten sowie Staatsangehörige aus den Vertragsstaaten des EWR benötigen keine Arbeitserlaubnis. Darüber hinaus gibt es für türkische Staatsangehörige auf Grund von Assoziierungsabkommen mit der EU Sonderregelungen. Solche existieren auch für Asylbewerber.

Ebenfalls benötigen generell leitende Angestellte, denen Generalvollmacht oder Prokura erteilt wird, keine Arbeitserlaubnis. Hier kommt es nicht auf die Nationalität an.

Einzelheiten erfahren Sie bei der für Sie zuständigen Agentur für Arbeit.

Checkliste der notwendigen Unterlagen

Mit der folgenden Checkliste können Sie überprüfen, ob Sie alle notwendigen Unterlagen vorliegen haben:
Notwendige Unterlagen liegen vor:
ja
nein
Ausweispapiere
Hat der Bewerber einen gültigen Pass vorgelegt (bei Staatsangehörigen der EU- bzw. des EWR genügt auch Personalausweis)?
   
Liegt Ihnen eine Kopie für die Personalakte vor?
   
Aufenthaltsgenehmigung
Benötigt der Bewerber eine Aufenthaltsgenehmigung?
   
Falls ja: Liegt die Aufenthaltsgenehmigung vor?
   
Ist die Aufenthaltsgenehmigung befristet?
   
Falls ja, ist dies im Arbeitsvertrag berücksichtigt?
   
Liegt Ihnen eine Kopie für die Personalakte vor?
   
Arbeitserlaubnis
Benötigt der Bewerber eine Arbeitserlaubnis (nicht bei Staatsangehörigen der EU- bzw. des EWR)?
   
Falls ja: Liegt eine Arbeitserlaubnis vor?
   
Ist die Arbeitserlaubnis befristet?
   
Falls ja, ist dies im Arbeitsvertrag berücksichtigt?
   
Liegt eine Kopie für die Personalakte vor?
   
Infoschreiben an Agentur für Arbeit
Falls eine Arbeitserlaubnis notwendig ist:
Haben Sie das Agentur für Arbeit über das Arbeitsentgelt, die Arbeitszeiten und sonstigen Arbeitsbedingungen informiert?
   

Welches Recht bei der Beschäftigung von Ausländern anwendbar ist

Ob Sie deutsches Recht oder eventuell das Recht des Staates Ihres Mitarbeiters bei der Beschäftigung anwenden müssen, hängt davon ab, ob Sie beim Abschluss des Vertrags eine Regelung über diesen Punkt getroffen haben oder nicht.

Wenn Sie mit einem ausländischen Mitarbeiter keine Regelung darüber treffen, welches Recht auf den Arbeitsvertrag Anwendung finden soll, bemisst sich das anwendbare Recht danach, in welchem Staat er seine Arbeit verrichtet. Da dies im Regelfall die Bundesrepublik Deutschland ist, kommt meist deutsches Recht zum Zug.

Rechtlich gibt es hier also keinen Unterschied zwischen ausländischen und deutschen Arbeitnehmern.

Vorstellbar und möglich ist aber auch die Vereinbarung der Anwendung eines anderen Rechts (z.B. das Recht des Heimatlandes des Arbeitnehmers). In der Praxis ist das aber äußerst selten.

Ganz unabhängig davon gilt: Bei Arbeitsverträgen und Arbeitsverhältnissen darf die Rechtswahl nicht dazu führen, dass dem Arbeitnehmer der Schutz entzogen wird, der ihm durch zwingende Arbeitnehmerschutzvorschriften gewährt wird.

Bei einer Beschäftigung in Deutschland finden deshalb die deutschen Arbeitnehmerschutzvorschriften, die zwingenden Charakter haben, etwa das Mutterschutz oder das Jugendarbeitsschutzgesetz, in jedem Fall Anwendung.

Was Sie bei der Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses beachten müssen

Für Sie können sich wegen der besonderen Schutzbedürftigkeit von ausländischen Arbeitnehmern besondere Pflichten ergeben.

Strikte Anwendung des Gleichheitsgrundsatzes

Wenn das deutsche Recht auf das Vertragsverhältnis mit Ihrem ausländischen Mitarbeiter Anwendung findet, müssen Sie einen ausländischen Arbeitnehmer seinen deutschen Arbeitskollegen gleich stellen und den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten.

Sie dürfen einen ausländischen Arbeitnehmer also nicht aus sachfremden Motiven, z. B. wegen seiner Staatsangehörigkeit, benachteiligen.

Allerdings ist nicht jede andersartige Behandlung Ihres ausländischen Mitarbeiters ausgeschlossen: Wenn die unterschiedliche Behandlung aus sachlichen Gründen gerechtfertigt ist, dürfen Sie Unterschiede machen.

Gesteigerte Fürsorgepflichten

Gerade bei Mitarbeitern aus anderen Kulturkreisen haben Sie als Arbeitgeber besondere Fürsorgepflichten. Dies bezieht sich gleichermaßen auf die Integration der ausländischen Mitarbeiter wie auch auf die Rücksichtnahme auf eventuelle Sprachschwierigkeiten.

Wenden Sie also besondere Sorgfalt an, wenn es darum geht, den Ausländer über die strengen Unfallverhütungs- und Hygienevorschriften in Deutschland aufzuklären. Vieles, was uns selbstverständlich ist, mag für ausländische Mitarbeiter gewöhnungsbedürftig sein.

Gehen Sie vor allem strikt gegen Ausländerfeindlichkeit und Rassismus in Ihrem Betrieb vor: Dies sollte nicht nur vor dem Hintergrund geschehen, dass durch solche Umtriebe Ihr Betriebsklima empfindlich gestört wird. Es besteht sogar die Gefahr, dass Sie sich schadensersatzpflichtig machen, wenn Sie hier die Persönlichkeitsrechte der ausländischen Mitarbeiter nicht ausreichend schützen. Falls Sie einen Betriebsrat haben, wird er Sie bei Ihren Bemühungen unterstützen.

Arbeitsbefreiung an ausländischen Feiertagen?

Ausländische Arbeitnehmer haben an gesetzlichen Feiertagen ihres Heimatlandes, die nicht zugleich nach deutschem Recht gesetzliche Feiertage sind, keinen Anspruch auf bezahlte Freistellung von der Arbeit oder auf Feiertagslohnzahlung.

Auch an staatlichen Feiertagen des Heimatlandes Ihres ausländischen Mitarbeiters besteht kein Freistellungsanspruch.

An kirchlichen Feiertagen müssen Sie Ihrem ausländischen Mitarbeiter allerdings die Möglichkeit geben, dass er zur Ableistung seines Gottesdienstes seine Kirche besuchen kann. Allerdings brauchen Sie ihm für die Fehlzeit dann keine Vergütung zu bezahlen.

Vorsicht bei Sprachschwierigkeiten

Wenn Sie einen ausländischen Mitarbeiter beschäftigen wollen und mit ihm einen Arbeitsvertrag abschließen, kommt es für die Wirksamkeit des Vertrags darauf an, ob Ihr Vertragspartner Sie verstanden hat.

Ist das nicht der Fall, so kommt der Vertrag nur über die Punkte zu Stande, die tatsächlich vereinbart worden sind. Dies aber gilt auch nur dann, wenn angenommen werden kann, dass der Vertrag auch bei einer Teileinigung zu Stande kommen sollte.

Nehmen Sie daher in jeden Arbeitsvertrag auch grundsätzlich eine Klarstellungsklausel auf. Diese stellt sicher, dass der Vertrag auch bei einer Teileinigung gelten soll.

Beachten Sie: Bei Fachkräften, die auf Grund der "Greencard-Regelung" bei Ihnen beschäftigt werden, ist der Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrags ohnehin in einer für den Arbeitnehmer verständlichen Sprache erforderlich.

Was sozialversicherungsrechtlich gilt

Die bei Ihnen beschäftigten ausländischen Arbeitnehmer haben in der gesetzlichen Sozialversicherung gleichen Rechte und Pflichten wie Ihre inländischen Arbeitnehmer.

Für Arbeitnehmer aus der EU und einer Reihe anderer Staaten gelten aber besondere Sozialversicherungsabkommen.

Auskunft kann Ihnen hier die Krankenkasse geben. Ansonsten sind die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte in Berlin bzw. die lokal zuständigen Landesversicherungsanstalten (für gewerbliche Mitarbeiter) der zuständige Ansprechpartner.

Recht zur Teilnahme an der Betriebsratswahl

Alle ausländischen Arbeitnehmer dürfen genau wie ihre deutschen Kollegen an der Betriebsratswahl teilnehmen.

Das bedeutet: Wenn sie volljährig sind, dürfen sie den Betriebsrat wählen und für einen Sitz im Betriebsrat kandidieren €“ Letzteres aber nur, wenn sie seit mindestens sechs Monaten bei Ihnen beschäftigt sind.

Was bei einer Kündigung wichtig ist

Anwendbarkeit der Kündigungsschutzvorschriften

Ein ausländischer Mitarbeiter genießt den gleichen Kündigungsschutz wie die deutschen Kollegen.

Das bedeutet: Nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit erlangt er den allgemeinen Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz, wenn Sie einschließlich des ausländischen Mitarbeiters regelmäßig mehr als fünf Arbeitnehmer in Ihrem Betrieb beschäftigen.

Wenn Sie einem Mitarbeiter, der einen solchen Kündigungsschutz genießt, kündigen wollen, brauchen Sie also einen personen-, verhaltens- oder betriebsbedingten Kündigungsgrund. Details hierzu lesen Sie in den jeweiligen Beiträgen zu den einzelnen Kündigungsarten.

Ebenso gilt für Ihre ausländischen Mitarbeiter der besondere Kündigungsschutz nach dem Schwerbehindertenrecht und nach dem Mutterschutzgesetz.

Das bedeutet: Eine Kündigung ist grundsätzlich bis zum Ablauf von vier Monaten nach der Entbindung unzulässig.

Besonderheiten bei der Zustellung der Kündigung

Für eine wirksame Kündigung Ihres ausländischen Mitarbeiters müssen Sie ihm das Kündigungsschreiben entweder übergeben oder ihm €“ bei Abwesenheit €“ zustellen.

Die Zustellung bewerkstelligen Sie am besten dadurch, dass Sie einen Boten beauftragen, das Schreiben persönlich zu übergeben oder in den Briefkasten des Empfängers zu stecken.

Sobald das Kündigungsschreiben in die Hände oder in den Briefkasten des Empfängers gelangt ist, gilt die Zustellung als bewirkt, und die Kündigungsfrist beginnt zu laufen.

Bei der Kündigung eines ausländischen Mitarbeiters gibt es aber eine Besonderheit, die Sie unter allen Umständen beachten sollten:

Ist Ihr Arbeitnehmer der deutschen Sprache nicht mächtig und ist die Kündigung nur in Deutsch abgefasst, gilt die Kündigung nicht mit dem Einwurf in den Briefkasten als zugestellt, sondern erst, wenn der ausländische Arbeitnehmer Gelegenheit hatte, sich das Kündigungsschreiben übersetzen zu lassen.

Hierfür müssen Sie mindestens zwei bis drei Werktage einkalkulieren €“ damit der Mitarbeiter es sich übersetzen lassen kann.

Allerdings gilt auch: Wenn sich Ihr ausländischer Mitarbeiter im Urlaub in seiner Heimat befindet, schließt dies eine Kündigung nicht aus. Sie können das Kündigungsschreiben auch an seine deutsche Anschrift richten. Es ist Sache Ihres Mitarbeiters, dafür zu sorgen, dass ihn wichtige Schreiben rechtzeitig erreichen.

Sonderfall: Kündigung wegen ausländischen Wehrdienstes

Wenn ein ausländischer Mitarbeiter zum Grundwehrdienst eingezogen wird und er Ihnen deshalb seine Arbeitskraft nicht mehr zur Verfügung stellen kann, würde sein Arbeitsverhältnis während der Ableistung des Wehrdienstes ruhen. Sie müssten ihm dann zwar keine Vergütung mehr bezahlen, aber der Arbeitsplatz wäre nur bis zu seiner Rückkehr bedingt frei.

In diesem Fall dürfen Sie ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten personenbedingt kündigen. Dies gilt zumindest immer dann, wenn der Wehrdienst länger als zwei Monate dauert und der wehrdienstbedingte Arbeitsausfall zu einer erheblichen, unüberbrückbaren Beeinträchtigung Ihrer betrieblichen Interessen führen würde.

Übrigens: Einem deutschen Arbeitnehmer dürfen Sie aus diesem Grunde nicht kündigen. Gleiches gilt für einen Arbeitnehmer aus der EU, der zum Wehrdienst einberufen wird.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Der Betriebsrat hat die Aufgabe, bei allen personellen Maßnahmen über die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu wachen.

Wenn Sie einen Arbeitnehmer ohne eine erforderliche Arbeitserlaubnis einstellen wollen, kann er daher seine Zustimmung verweigern.

Der Betriebsrat hat außerdem darüber zu wachen, dass Ihre ausländischen Arbeitnehmer in Ihren Betrieb integriert werden.

Die Arbeitnehmervertretung soll sich insbesondere dafür einsetzen, dass das Verständnis zwischen den ausländischen und den deutschen Arbeitnehmern verstärkt wird.

Beachten Sie auch eine Neuerung, die sich aus der Reform des Betriebsverfassungsgesetzes ergeben hat:

Sie als Arbeitgeber müssen über Ihre Integrationsbemühungen auf der jährlich stattfindenden Betriebsversammlung Auskunft geben.

Sollte es in Ihrem Unternehmen einen Gesamtbetriebsrat geben, sind Sie darüber hinaus verpflichtet, auf der Betriebsräteversammlung über den Stand der Integrationsbemühungen in Ihrem Unternehmen zu berichten.

Der Betriebsrat hat genau wie Sie darüber zu wachen, dass im Arbeitsalltag jede ungerechtfertigte unterschiedliche Behandlung der Arbeitnehmer aus Gründen unterschiedlicher Nationalität unterbleibt.

Zudem hat der Betriebsrat die Aufgabe, Sie bei der Unterbindung von fremdenfeindlichen Äußerungen und der Diskriminierung von Ausländern im Betrieb zu unterstützen.

So darf der Betriebsrat etwa bei Kandidaten, die bereits bei ihrer Bewerbung durch rassistische Äußerungen auffallen oder wegen ihrer fremdenfeindlichen Einstellung hinlänglich bekannt sind, seine Zustimmung zur Einstellung verweigern.

Weblinks

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